ปฏิทินที่ใช้ร่วมกันนั้นดีในการแสดงเมื่อผู้คนและกิจกรรมต่าง ๆ ใช้เวลา มันน่าเชื่อถือน้อยกว่ามาก เพื่อทดแทนสินค้าคงคลังทัวร์ จัตุรัสที่มีเครื่องหมาย “ทัวร์เกาะ” ไม่ได้อธิบายว่าเหลือสถานที่กี่แห่ง ไม่ว่ากลุ่มเอกชนจะจ่ายเงินหรือการจองใดที่ควบคุมที่นั่งว่างสุดท้าย
ความแตกต่างนั้นกลายเป็นสิ่งสําคัญเมื่อธุรกิจการเดินทางขนาดเล็กเติบโตเกินกว่าความทรงจําของคน ๆ หนึ่ง มัคคุเทศก์ต้องการตารางเวลา ผู้ขับขี่ต้องการหน้าต่างเตรียมการ และที่ปรึกษาต้องการการแจ้งเตือนติดตามผล ปฏิทินที่ใช้ร่วมกันสามารถประสานงานคํามั่นสัญญาเหล่านั้นได้ ในขณะที่ระบบการจองยังคงรับผิดชอบในการจอง วิธีการด้านล่างใช้เอกสารปัจจุบัน Google Calendar สําหรับตัวอย่างซอฟต์แวร์และกรอบการทํางานเดิมสําหรับการเดินทางรอบ ๆ
ตัดสินใจว่าคํามั่นสัญญาใดอยู่ในปฏิทิน
แสดงรายการการตัดสินใจที่ปฏิทินควรสนับสนุน การมอบหมายคําแนะนํา, หน้าต่างเตรียมยานพาหนะ, การโทรของซัพพลายเออร์, การเยี่ยมชมการตรวจสอบหรือกําหนดเวลาการเสนอของลูกค้าสามารถเข้ากันได้ดี การนับสดของสถานที่ท่องเที่ยวที่มีอยู่ จําเป็นต้องมีระบบที่ออกแบบมาเพื่อจัดการสินค้าคงคลังและการจองการเปลี่ยนแปลง
ใส่ขอบเขตนี้ในคําอธิบายปฏิทิน: “การประสานงานของทีมเท่านั้น; ตรวจสอบบันทึกการจองสําหรับแขกที่ได้รับการยืนยันสถานะการออกเดินทางในปัจจุบันและความจุ” ทําซ้ําในการออนบอร์ด คนที่ครอบคลุมกะไม่ควรจําเป็นต้องอนุมานว่าหน้าจอใดมีอํานาจ .
อย่าสร้างเหตุการณ์สําหรับทุกการกระทําเล็ก ๆ หากงานสามารถเกิดขึ้นได้ทุกเวลาก่อนวันศุกร์ คิวงานอาจเหมาะสมกว่าการนัดหมายแบบเสแสร้ง ใช้เหตุการณ์ที่เวลาหรือทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันมีความสําคัญ และกําหนดเส้นตายงานที่ผลลัพธ์เพียงแค่มีวันครบกําหนด เดอะ คู่มือการดําเนินงาน Trello อธิบายความแตกต่างที่เสริมกันนั้น ปฏิทินควรเปิดเผยคํามั่นสัญญา ไม่ใช่กลายเป็นการแสดงที่แออัดของทุกงานที่ยังไม่เสร็จ
แยกปฏิทินโดยการเข้าถึงที่แท้จริงหรือความต้องการในการดําเนินงาน
ทีมเล็ก ๆ อาจต้องการปฏิทินการดําเนินงานสําหรับคําแนะนําและภาระผูกพันของยานพาหนะและปฏิทินภายในแยกต่างหากสําหรับการฝึกอบรมและการประชุม หน่วยงานอาจใช้หนึ่งสําหรับการนัดหมายลูกค้าและอื่น ๆ สําหรับความคุ้มครองของทีม หลีกเลี่ยงการสร้างปฏิทินสําหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ เว้นแต่การแยกจะปรับปรุงการตัดสินใจเฉพาะ
Google อธิบายวิธีการ สร้างปฏิทินใหม่รวมถึงการทําเช่นนั้นจากเบราว์เซอร์ ให้แต่ละปฏิทินชื่อ วัตถุประสงค์ และเจ้าของที่ยังคงเข้าใจได้เมื่อพนักงานเปลี่ยน ใช้การจัดกรรมสิทธิ์ที่จัดการโดยธุรกิจที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ แทนที่จะปล่อยให้ปฏิทินที่สําคัญเพียงปฏิทินเดียวขึ้นอยู่กับบัญชีอดีตพนักงานที่ไม่สามารถเข้าถึงได้
ปฏิทินที่แตกต่างกันยังสามารถรองรับการมองเห็นที่แตกต่างกัน ผู้รับเหมาอาจต้องเห็นหน้าต่างการทํางานที่ได้รับมอบหมาย โดยไม่ต้องเข้าถึงบันทึกพนักงานภายใน สร้างโครงสร้างนั้นก่อนที่จะเติมเหตุการณ์ด้วยข้อมูล การแยกปฏิทินในภายหลังจะยากขึ้นเมื่อรายละเอียดส่วนบุคคลและการอ้างอิงการดําเนินงานถูกผสมโดยไม่มีกฎที่สอดคล้องกัน . ตรวจสอบว่าความซับซ้อนเพิ่มเติมนั้นสมเหตุสมผลก่อนที่จะสร้างอีกชั้นหนึ่ง .
กําหนดความแตกต่างระหว่างคําขอและความมุ่งมั่น
ทีมของคุณต้องการแบบจําลองของรัฐที่เขียนขึ้น แม้ว่าจะง่ายก็ตาม มัคคุเทศก์ที่ร้องขอ การมอบหมายงานชั่วคราว และงานที่ได้รับการยืนยันนั้นแตกต่างกัน ตัดสินใจว่าควรแสดงรายการชั่วคราวหรือไม่ ป้ายกํากับจะติดอย่างไร และหมดอายุหรือต้องการการตรวจสอบเมื่อใด
ใช้คํานําหน้าข้อความที่มองเห็นได้ซึ่งเป็นประโยชน์เช่น“ PROVISIONAL: คําขอคําแนะนํา” หรือ“ ยืนยัน: การมอบหมายคําแนะนํา” สีสามารถรองรับการรับรู้ แต่ไม่ควรพกพาความหมายเพียงอย่างเดียว กําหนดว่าใครสามารถเปลี่ยนรัฐได้ และต้องมีหลักฐานอะไรบ้าง ความหวังของที่ปรึกษาที่ว่า คนขับเป็นอิสระ ไม่ใช่การจัดสรรยานพาหนะที่ได้รับการยืนยัน
ตั้งเวลาทบทวนสําหรับข้อผูกพันชั่วคราว ปฏิทินที่เต็มไปด้วยเหตุการณ์เก่า ๆ อาจทําให้ทีมงานตกงานโดยไม่จําเป็น ในทางกลับกัน การลบเหตุการณ์ชั่วคราวโดยไม่ตรวจสอบคําขอที่เกี่ยวข้องอาจทําให้เกิดการส่งมอบที่ถูกมองข้ามได้ จดอ้างอิงถึงบันทึกการทํางานหรือการจอง และบันทึกการตัดสินใจในสถานที่ที่เชื่อถือได้นั้น ปฏิทินแสดงระยะเวลาผลที่ตามมาของการตัดสินใจ; ไม่ควรเป็นหลักฐานเพียงอย่างเดียวว่าทําไมมันถึงเกิดขึ้น
สร้างเหตุการณ์มาตรฐานเพื่อนร่วมงานสามารถตีความ
เหตุการณ์ต้องการชื่อที่ชัดเจน การเริ่มต้นและสิ้นสุดที่แม่นยํา ไทม์โซนที่เกี่ยวข้อง เจ้าของที่รับผิดชอบ ตําแหน่งหรือจุดเตรียม การอ้างอิงแหล่งที่มา และคําแนะนําสําหรับการเปลี่ยนแปลง เพิ่มเฉพาะข้อมูลที่ผู้ชมปฏิทินต้องการเท่านั้น ลิงก์ไปยังการจองที่ จํากัด หรือบันทึกการทํางานสําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
สําหรับการมอบหมายคําแนะนํา ให้บล็อกหน้าต่างการทํางานจริง รวมถึงการเตรียมการและการสรุปที่จําเป็นตามความเหมาะสม ระยะเวลาทัวร์ที่แขกรับเชิญ อาจไม่แสดงถึง ความมุ่งมั่นด้านทรัพยากรทั้งหมด ผู้ขับขี่อาจต้องการการเก็บยานพาหนะ เดินทางไปยังรถกระบะคันแรก และเวลาเตรียมรถกลับ ตัดสินใจว่าเหตุการณ์จะครอบคลุมอะไร และทําให้สอดคล้องกัน
ของ Google คําแนะนําในการสร้างเหตุการณ์ ครอบคลุมการดําเนินการของซอฟต์แวร์ มาตรฐานกิจกรรมของคุณให้ความหมายทางธุรกิจ คําอธิบายที่เป็นประโยชน์อาจกล่าวว่า: “คําแนะนําที่ได้รับมอบหมายสําหรับการอ้างอิงผลิตภัณฑ์ ISL-PVT; รายงานไปยังฐานการดําเนินงาน; การเตรียมการรวม; รายละเอียดการจองในบันทึกที่เชื่อมโยง; การเปลี่ยนแปลงผ่านผู้ประสานงานหน้าที่” หลีกเลี่ยงชื่อแขกในชื่อสาธารณะ และอย่าวางเอกสารประจําตัวหรือรายละเอียดการชําระเงินลงในกิจกรรมที่ใช้ร่วมกันในวงกว้าง
ทําให้เวลาปลายทางชัดเจน
ทีมเดินทางสามารถประสานงานข้ามประเทศต่าง ๆ ในขณะที่ให้บริการปลายทางที่ดําเนินการในเขตเวลาท้องถิ่นหนึ่งแห่ง ปฏิทินอาจแสดงเหตุการณ์ที่แตกต่างกัน เมื่อดูจากที่อื่น เอกสาร Google พฤติกรรมของเขตเวลา; ทีมของคุณยังคงต้องทดสอบวิธีการทํางานในอุปกรณ์และบัญชีของตัวเอง
สําหรับการดําเนินงานปลายทาง ระบุเขตเวลาของงานโดยเจตนาและรวมเวลาปลายทางในท้องถิ่นไว้ในคําแนะนําที่สําคัญ “พบ 08:00 Koh Samui เวลาท้องถิ่น” ชัดเจนกว่า “08:00” เปลือยเปล่าในข้อความที่ส่งต่อในระดับสากล สําหรับการโทรติดต่อลูกค้าต่างประเทศ ให้ตรวจสอบว่าเวลาท้องถิ่นของบุคคลใดที่การนัดหมายที่ตกลงกันไว้หมายถึง
ให้ความสนใจเป็นพิเศษเมื่อเพื่อนร่วมงานเดินทาง หรือตลาดสังเกตการเปลี่ยนแปลงนาฬิกาตามฤดูกาล การนัดหมายที่สร้างขึ้นเป็นงานตลอดทั้งวัน ไม่ใช่คําแนะนําในการรับที่แม่นยํา ทดสอบเหตุการณ์ที่กําหนดเวลากับเพื่อนร่วมงานที่ดูจากเขตเวลาอื่น และเปรียบเทียบสิ่งที่แต่ละหน้าจอแสดง ตรวจสอบข้อความที่คัดลอกในการเตือนความจําและกําหนดการส่งออก เวลาในปฏิทินที่แสดงและเวลาพิมพ์ด้วยตนเองอาจไม่เห็นด้วยหากมีคนเปลี่ยนอย่างใดอย่างหนึ่งโดยไม่ต้องอัปเดตอื่น ๆ
ตรวจสอบสิทธิ์ผ่านบัญชีรับ
ของ Google คําแนะนําในการแบ่งปันปฏิทิน อธิบายระดับการอนุญาตและข้อ จํากัด ขององค์กร ตัดสินใจว่าใครต้องการทัศนวิสัย ใครสามารถแก้ไขเหตุการณ์และจัดการการแบ่งปันได้ การเข้าถึงการแก้ไขเพิ่มเติมไม่ใช่การประสานงานที่ดีขึ้นโดยอัตโนมัติ
ทดสอบกับบัญชีจริงประเภทที่ครอบคลุมพนักงานหรือผู้รับเหมาใช้ ยืนยันว่าพวกเขาสามารถดูรายละเอียดกิจกรรม รับข้อมูลอัปเดต และทําการเปลี่ยนแปลงบทบาทที่พวกเขาต้องการได้หรือไม่ ภาพหน้าจอจากบัญชีของผู้ดูแลระบบไม่ได้พิสูจน์ว่า คู่มือสามารถเปิดข้อมูลเดียวกันบนโทรศัพท์ได้
ทบทวนการเข้าถึงเมื่อบทบาทเปลี่ยนแปลง ลบการแบ่งปันที่ไม่จําเป็นและตรวจสอบว่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซ้ํา ๆ หรือคําเชิญยังคงเปิดเผยข้อมูลหรือไม่ แยกผู้เข้าร่วมประชุมภายนอกออกจากบันทึกภายในตามความเหมาะสม การกรองปฏิทินและการเลือกที่จะไม่แสดงปฏิทินเป็นคุณสมบัติความสะดวกสบาย ไม่ใช่ขอบเขตความปลอดภัย หากเหตุการณ์มีรายละเอียดส่วนตัว การตั้งค่าการเข้าถึงจําเป็นต้องสนับสนุนการตัดสินใจนั้นโดยตรง ใช้เหตุการณ์ที่มีรายละเอียดน้อยที่สุด ที่ยังคงให้ผู้รับทํางาน
ความขัดแย้งของยานพาหนะสมมติ
ลองนึกภาพโอเปอเรเตอร์ มีรถมินิแวนคันเดียว กิจกรรมทัวร์ตอนเช้าจบลงที่ 12:00, และงานที่ได้รับมอบหมายในช่วงบ่ายเริ่มต้นที่ 12:15 ในปฏิทินง่าย ๆ พวกเขาดูเหมือนจะเข้ากันได้ ในความเป็นจริง ยานพาหนะต้องกลับมาจากโรงแรมขั้นสุดท้าย เติมน้ํามันหากจําเป็นและไปถึงพื้นที่รับรถช่วงบ่าย
ผู้ประสานงานตรวจสอบหน้าต่างทรัพยากร แทนที่จะเป็นเพียงแผนการเดินทางของแขก ความมุ่งมั่นในช่วงเช้าควรรวมถึงช่วงการคืนและการเตรียมการที่คาดหวัง ทีมงานค้นพบว่าไม่สามารถครอบคลุมงานช่วงบ่ายได้อย่างน่าเชื่อถือ ด้วยยานพาหนะคันเดียวกัน มันแสวงหาทางเลือกที่ได้รับการยืนยันก่อนที่จะยอมรับการจัดการการดําเนินงาน
ตอนนี้สมมติว่าการจองถูกยกเลิก การลบกิจกรรมไม่ได้กําหนดโดยอัตโนมัติว่ายานพาหนะนั้นฟรี เนื่องจากการจองอื่นอาจแบ่งปันการออกเดินทางหรืองานอื่นอาจใช้ทรัพยากร ผู้ประสานงานตรวจสอบบันทึกการจองและมอบหมายงาน ยืนยันการเปิดตัว จากนั้นอัปเดตเหตุการณ์ กรณีสมมตินี้แสดงให้เห็นถึงขีด จํากัด สองประการ: ระยะห่างของปฏิทินไม่ใช่การตรวจสอบความเป็นไปได้ในการดําเนินงานและการเปลี่ยนแปลงเหตุการณ์ไม่ใช่การทําธุรกรรมสินค้าคงคลัง ทั้งสองต้องการเจ้าของที่กําหนดไว้และหลักฐานสนับสนุน
สร้างนิสัยการปรองดองทุกวัน
ณ จุดที่สอดคล้องกันก่อนจัดส่ง ให้เปรียบเทียบระยะเวลาการดําเนินงานถัดไปกับการจองที่เชื่อถือได้และพนักงานปัจจุบันหรือการมอบหมายยานพาหนะ ตรวจสอบเหตุการณ์ที่ขาดหายไป ภาระผูกพันที่ซ้ํากัน การถือครองชั่วคราว เวลาที่เปลี่ยนแปลง และงานที่ถูกยกเลิก บันทึกเมื่อการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์และโดยใคร
ลําดับการตรวจสอบในทางปฏิบัติคือ:
- ตรวจสอบการออกเดินทางที่ได้รับการยืนยันในระบบการจอง
- ยืนยันการมอบหมายทรัพยากรที่จําเป็นสําหรับการออกเดินทางเหล่านั้น
- เปรียบเทียบการเริ่มต้นปฏิทินและปิดหน้าต่างด้วยงานปฏิบัติการจริง ๆ
- แก้ไขรายการชั่วคราวก่อนกําหนดการตรวจสอบ
- ตรวจสอบจุดประชุมและคําแนะนําที่เปลี่ยนแปลงในบันทึกการจองที่เกี่ยวข้อง
- ยืนยันว่าเพื่อนร่วมงานที่ได้รับผลกระทบได้รับมอบหมายในปัจจุบัน
- ความขัดแย้งที่ทวีความรุนแรงขึ้น ซึ่งไม่สามารถแก้ไขได้ภายในอํานาจของผู้ประสานงาน
การตรวจสอบควรเป็นสัดส่วนกับธุรกิจของคุณ ทีมเดินทัวร์เล็ก ๆ อาจต้องการกระบวนการที่ง่ายกว่าผู้ให้บริการยานพาหนะ สิ่งที่สําคัญคือการเปรียบเทียบนั้นชัดเจน อย่าทึกทักเอาเองว่าสองระบบเห็นด้วย เพราะเมื่อวานถูกต้องแล้ว ปฏิทินสามารถคงสภาพสายตาได้ในขณะที่ละเว้นการจองล่าช้าหรือความพร้อมที่เปลี่ยนแปลงของไกด์ .
จัดการกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซ้ําและการยกเลิกอย่างระมัดระวัง
เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นประจํามีประโยชน์สําหรับการประชุมตามปกติ การฝึกอบรม และรูปแบบการรายงานข่าว พวกเขาอาจทําให้เข้าใจผิดได้เมื่อพวกเขาเป็นตัวแทนของการออกเดินทางของทัวร์ที่ไม่ได้ดําเนินการเสมอไป . เหตุการณ์ซ้ํา ๆ อาจแสดงตารางเวลาที่ตั้งใจไว้มากกว่าการออกเดินทางที่ได้รับการยืนยัน
ระบุความหมายในชื่อเหตุการณ์หรือคําอธิบาย หากคุณใช้ชุดการวางแผนที่เกิดขึ้นประจํา ให้สร้างวิธีการแยกต่างหากสําหรับการยืนยันการมอบหมายการดําเนินงานจริง เมื่อเปลี่ยนรายการที่เกิดขึ้นประจํา ให้ตรวจสอบว่าคุณกําลังเปลี่ยนแปลงเหตุการณ์หนึ่งหรือชุดที่กว้างขึ้นและตรวจสอบผลลัพธ์ การแก้ไขชุดโดยบังเอิญสามารถย้ายงานที่ตกลงกันไว้แล้ว .
สําหรับการยกเลิก ให้อัปเดตทั้งการจองหรือบันทึกการทํางานที่เกี่ยวข้องและปฏิทินตามบทบาทที่แยกจากกัน บันทึกที่สื่อสารการเปลี่ยนแปลง การลบกิจกรรมไม่ใช่ข้อพิสูจน์ว่าไกด์ คนขับรถ และแขกทุกคนทราบ หากการยกเลิกเผยแพร่ทรัพยากร ให้ยืนยันว่าทรัพยากรนั้นสามารถนํากลับมาใช้ใหม่ได้จริงทันเวลาสําหรับความมุ่งมั่นอีกครั้งหรือไม่ ให้ลําดับการดําเนินงานเข้าใจได้ แทนที่จะพึ่งพาอีเมลแจ้งเตือนเพื่อบอกเล่าเรื่องราวทั้งหมด
ซักซ้อมเคสที่ล้มเหลวก่อนจะอาศัยระบบ
ทดสอบเพื่อนร่วมงานที่เข้าร่วมกลางสัปดาห์ อุปกรณ์ในไทม์โซนอื่น เหตุการณ์ชั่วคราวถึงเส้นตายและการเปลี่ยนแปลงในวันเดียวกันหลังจากที่คนขับออกไปแล้ว รวมเหตุการณ์ที่พนักงานไม่สามารถเปิดได้ เนื่องจากได้รับอนุญาต ประเด็นคือการค้นพบว่า การประสานงานขึ้นอยู่กับข้อสันนิษฐานที่ไม่ได้พูด
มอบหมายงานให้ผู้ทดสอบ และขอให้พวกเขาอธิบายการกระทําต่อไป พวกเขาสามารถระบุบันทึกการจองที่มีอํานาจ แยกแยะการมอบหมายที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ และค้นหาบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขความขัดแย้งได้หรือไม่? พวกเขารู้วิธีใช้งานหรือไม่ หากปฏิทินไม่พร้อมใช้งาน ข้อเสียของคุณควรเป็นตารางการทํางานที่ล้าสมัยและได้รับการคุ้มครองอย่างเหมาะสม ไม่ใช่ภาพหน้าจอเก่าที่ไม่เกี่ยวข้อง
บันทึกปัญหาและเปลี่ยนขั้นตอนที่จําเป็น หากทีมพลาดการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ตรวจสอบความเป็นเจ้าของ เวลา และการสื่อสารก่อนที่จะเพิ่มการแจ้งเตือนเพิ่มเติม การแจ้งเตือนซ้ํา ๆ สามารถสร้างเสียงรบกวนโดยไม่แก้ไขความไม่แน่นอน การทดสอบที่เป็นประโยชน์จะจบลงด้วยการแก้ไขเฉพาะ และการตรวจสอบครั้งที่สองว่าการแก้ไขทํางาน
เชื่อมต่อการประสานงานกับเวิร์กโฟลว์การดําเนินงานที่จองได้
ของ Tripnatic การเดินทางของพันธมิตรผู้ประกอบการ สนับสนุนการจัดการตารางกิจกรรม ความจุ และการจองในพื้นที่ทํางานของผู้ประกอบการ การลงทะเบียนต้องการการตรวจสอบและการอนุมัติที่เกี่ยวข้องก่อนเปิดใช้งาน ให้การควบคุมการจองเหล่านั้นแตกต่างจากปฏิทินทีมที่ใช้ร่วมกัน อย่าอธิบายรายการปฏิทินว่าเป็นการจองหรือบอกเป็นนัยถึงการซิงโครไนซ์แบบเนทีฟที่ยังไม่ได้รับการจัดตั้งขึ้น .
สําหรับหน่วยงาน ระเบียบวินัยเดียวกันจะมีผลบังคับใช้เมื่อประสานงานการแต่งตั้งที่ปรึกษาและการติดตามซัพพลายเออร์รอบใบเสนอราคาของลูกค้า เวลาที่เสนอในปฏิทินไม่ได้รับประกันความจุของซัพพลายเออร์ ตรวจสอบความพร้อมให้บริการอีกครั้งผ่านขั้นตอนการจองที่เหมาะสม เมื่อลูกค้าพร้อมที่จะดําเนินการต่อ
เริ่มต้นด้วยปฏิทินหนึ่งปฏิทิน หนึ่งมาตรฐานเหตุการณ์ และกิจวัตรการปรองดองประจําวันหนึ่งรายการ หลังจากนักบิน ถามว่าพนักงานสามารถรับรู้คํามั่นสัญญาของพวกเขา ค้นหาคําแนะนําในปัจจุบัน และระบุความขัดแย้งได้เร็วพอที่จะดําเนินการหรือไม่ ขยายเฉพาะเมื่อปฏิทินหรือประเภทกิจกรรมที่เพิ่มเข้ามา รองรับการตัดสินใจในการดําเนินงานที่แท้จริง หน้าที่ของปฏิทินคือการทําให้เวลาและความรับผิดชอบเป็นที่เข้าใจได้ งานของระบบการจองคือการสร้างสิ่งที่จองไว้จริง
