ทีมเดินทางขนาดเล็กอาจยุ่งทั้งวัน และยังคงทิ้งงานที่สําคัญที่สุดไว้โดยไม่มีใครแตะต้อง คนหนึ่งสันนิษฐานว่าซัพพลายเออร์กําลังตรวจสอบคําขอส่วนตัว คนอื่นเห็นข้อความ แต่ไม่รู้ว่าใครเป็นเจ้าของ ในการส่งมอบช่วงบ่าย ทุกคนจํางานเวอร์ชันอื่นได้
กระดานสามารถทําให้งานนี้มองเห็นได้หากการ์ดของมันแสดงถึงการกระทํา รายการของมันมีความหมายที่ชัดเจนและมีคนตรวจสอบรายการที่หยุดชะงัก Trello มันจะมีประโยชน์น้อยลงเมื่อถือว่าเป็นฐานข้อมูลการจองอื่น ๆ วิธีการด้านล่างได้รับการออกแบบสําหรับผู้ประกอบการหรือหน่วยงานที่เจียมเนื้อเจียมตัวซึ่งต้องการคิวที่ใช้ร่วมกันควบคู่ไปกับบันทึกการจองที่มีอยู่ . มันไม่ได้ถือว่าการเชื่อมต่อแบบพื้นเมืองระหว่าง Trello และ Tripnatic หรือระบบการจองอื่น ๆ
เลือกเขตแดนของคณะกรรมการ
เริ่มต้นด้วยประโยคเดียว: คณะกรรมการนี้ติดตามงานที่บุคคลต้องทําให้สําเร็จ ตัวอย่าง ได้แก่ การตรวจสอบตําแหน่งการรับที่ไม่แน่นอนการแก้ไขคําอธิบายผลิตภัณฑ์การขอใบเสนอราคาแบบกลุ่มส่วนตัวหรือการตรวจสอบเอกสารที่ขาดหายไป การจองที่ได้รับการยืนยันโดยไม่มีงานค้างชําระไม่จําเป็นต้องมีบัตรที่ซ้ํากันเพียงเพื่อให้คณะกรรมการดูสมบูรณ์ †
เก็บระบบการจองที่รับผิดชอบสถานะการจอง การชําระเงิน ความจุ และบันทึกผู้เข้าพัก เชื่อมโยงไปยังบันทึกที่เกี่ยวข้องตามความเหมาะสม โดยใช้การอ้างอิงที่ควบคุมการเข้าถึง คณะกรรมการควรบอกเพื่อนร่วมงานว่า ต้องทําอย่างไร และข้อมูลที่เชื่อถือได้อยู่ที่ไหน ไม่ควรเชิญชวนใครสักคนให้ตัดสินใจเรื่องความจุ จากคําอธิบายบัตรเก่า
เริ่มต้นด้วยหนึ่งทีมและหนึ่งจังหวะการทํางาน การรวมโอกาสในการขายโครงการโบรชัวร์ข้อยกเว้นการออกเดินทางและสัญญาซัพพลายเออร์ในคณะกรรมการเดียวกันอาจซ่อนงานแทนที่จะเปิดเผย หากเวิร์กโฟลว์สองขั้นตอนมีกําหนดเวลาและเจ้าของที่แตกต่างกัน ให้แยกแยะโดยเจตนาหรือเริ่มต้นด้วยสิ่งที่เจ็บปวดกว่า สําหรับพื้นหลังในด้านการจองให้ใช้ เวิร์กโฟรงการจองของผู้ประกอบการรายย่อย.
รายการการออกแบบรอบการเคลื่อนไหวของงาน
บอร์ดเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริงสามารถใช้ New, Ready, Doing, Waiting, Review และทําเสร็จแล้ว กําหนดสถานะเหล่านี้ในคําอธิบายของคณะกรรมการ ใหม่หมายถึงไม่มีใครประเมินงาน ความพร้อมหมายถึงข้อมูลเพียงพอ สําหรับเจ้าของที่มีชื่อที่จะเริ่มต้น การทําหมายความว่ามีคนกําลังทํางานอย่างแข็งขัน การรอคอยหมายถึง ความก้าวหน้าขึ้นอยู่กับการตอบรับจากภายนอกหรือเหตุการณ์
การตรวจสอบควรมีงานที่ต้องการการตรวจสอบเฉพาะ ไม่ใช่ทุกสิ่งที่ผู้จัดการไม่ได้เปิด เสร็จแล้วหมายถึงผลลัพธ์ที่จําเป็น และหลักฐานของมันถูกบันทึกไว้ หากไม่มีใครสามารถอธิบายสิ่งที่จะย้ายการ์ดไปข้างหน้าได้ สถานะก็คลุมเครือเกินไป
หลีกเลี่ยงการสร้างรายชื่อสําหรับพนักงานแต่ละคน ผู้คนสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ในขณะที่ขั้นตอนของการทํางานยังคงมีเสถียรภาพ ใช้งานมอบหมายเพื่อระบุความรับผิดชอบและรายการเพื่ออธิบายความคืบหน้า ในทํานองเดียวกัน “เร่งด่วน” มักจะมีความสําคัญ ไม่ใช่เวที งานรออาจเป็นเรื่องเร่งด่วน และการย้ายไปยังรายการที่สว่างไม่ได้ลบการพึ่งพา เขียนการกระทําที่บานปลายแทน
ให้ทุกบัตรบันทึกขั้นต่ําที่มีประโยชน์
ใช้ชื่อการกระทําเช่น“ ยืนยันทางเข้ารับสําหรับการจอง BK-218” มากกว่า“ ปัญหาของลูกค้า” เพื่อนร่วมงานควรเข้าใจงาน โดยไม่เปิดการสนทนาที่ยาวนาน ภายในรวมถึงทริกเกอร์ผลลัพธ์ที่ต้องการการอ้างอิงที่เกี่ยวข้องเจ้าของการดําเนินการต่อไปกําหนดเวลาและหลักฐานการเสร็จสิ้น
เก็บข้อมูลส่วนบุคคลออกจากชื่อเรื่องและครอบคลุมภาพ การอ้างอิงการจองและลิงก์ภายในที่ปลอดภัย มักจะเพียงพอ อธิบายบริบทการดําเนินงานขั้นต่ําโดยไม่ต้องวางหนังสือเดินทาง รายละเอียดการชําระเงิน หรือการสนทนาส่วนตัวลงในกระดานที่เข้าถึงได้อย่างกว้างขวาง การเป็นสมาชิกบัตรไม่ใช่สิ่งทดแทนการตรวจสอบการเข้าถึงบอร์ด
บรีฟการ์ดที่ใช้ซ้ําได้สามารถอ่าน: “ทริกเกอร์: ทางเข้าโรงแรมไม่ชัดเจน ผลลัพธ์: นักเดินทางและคนขับได้รับตําแหน่งที่ได้รับอนุมัติเช่นเดียวกัน การดําเนินการต่อไป: ตรวจสอบทางเข้ากับผู้ประกอบการ หลักฐาน: คําแนะนําขั้นสุดท้ายที่บันทึกไว้ในการจองข้อความ เนื่องจาก: ก่อนที่คําสั่งที่ตกลงกันไว้จะถูกตัดออก” นี่เป็นรูปธรรมพอที่จะตรวจสอบ นอกจากนี้ยังหลีกเลี่ยงการสมมติว่าเพียงแค่ส่งคําถาม ได้เสร็จสิ้นงานแล้ว
มอบหมายเจ้าของที่รับผิดชอบหนึ่งรายและกําหนดเวลาที่มีความหมาย
หลายคนอาจช่วยได้ แต่คนคนหนึ่งควรรับผิดชอบในการย้ายบัตรหรือยกระดับ ใส่ชื่อของพวกเขาในการมอบหมายบัตร และระบุชื่อสํารองอย่างชัดเจนในขั้นตอนของทีม อย่าพึ่งพาทุกคนที่ดูกระดาน เพื่อสังเกตเห็นปัญหาในช่วงเวลาที่เหมาะสม
สนับสนุน Trello วันที่เริ่มต้นบัตรและวันครบกําหนด. ตัดสินใจว่าวันครบกําหนดของคุณหมายถึงอะไร สําหรับคิวนี้ ให้ใช้กําหนดเวลาสําหรับการดําเนินการทางธุรกิจครั้งต่อไปหรือผลลัพธ์ที่จําเป็น และระบุซึ่งใช้ในบัตร วันออกเดินทางเพียงอย่างเดียวมักจะมาถึง สายเกินไปที่จะเตรียมการที่เป็นประโยชน์
หากซัพพลายเออร์ต้องตอบโดย 15:00 ข้อตกลงในวันถัดไป กําหนดเวลางานควรสะท้อนถึงการพึ่งพานั้น เมื่อมันค้างชําระ เจ้าของควรแก้ไข กําหนดการกระทําใหม่ที่สมเหตุสมผลหรือบานปลาย เลื่อนวันที่ซ้ําแล้วซ้ําเล่า สู่วันพรุ่งนี้ ซ่อนความล่าช้า รักษาเหตุผลสําหรับการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญในความคิดเห็นสั้น ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่องานของบุคคลอื่นขึ้นอยู่กับมัน
ทําลายงานโดยไม่ต้องสร้างรายการตรวจสอบโรงละคร
รายการตรวจสอบมีประโยชน์เมื่อขั้นตอนเล็ก ๆ หลายอย่างนําไปสู่ผลลัพธ์เดียว การแก้ไขรายการอาจต้องตรวจสอบคําแนะนําของซัพพลายเออร์ แก้ไขรายการ ตรวจสอบเวอร์ชันที่แปล และยืนยันการเผยแพร่ ของ Trello คําแนะนํารายการตรวจสอบ อธิบายการควบคุมที่มีอยู่ คุณสมบัติการมอบหมายและกําหนดเวลาขั้นสูงขึ้นอยู่กับบัญชี
หลีกเลี่ยงรายการตรวจสอบสี่สิบรายการที่แนบมากับบัตรชื่อ “การดําเนินงาน” ไม่มีใครสามารถตัดสินได้ว่างานจริงกําลังก้าวหน้าหรือไม่ หากขั้นตอนต้องการเจ้าของที่แตกต่างกัน กําหนดเส้นตายที่เป็นอิสระ หรือการตรวจสอบแยกต่างหาก อาจสมควรได้รับบัตรที่เชื่อมโยงกัน ในทางกลับกัน การทําบัตรแยกต่างหากสําหรับการคลิกเล็กน้อยจะสร้างเสียงรบกวนและงานบํารุงรักษา
ระบุสิ่งที่เห็บแต่ละตัวพิสูจน์ได้ “ข้อความที่ส่ง” อาจเป็นขั้นตอนที่ถูกต้องตามกฎหมาย แต่แตกต่างจาก “การจัดส่งที่ได้รับการยืนยันจากซัพพลายเออร์” คนหลังต้องการหลักฐานการตอบสนอง ให้มองเห็นความแตกต่างเพื่อให้รายการตรวจสอบเกือบสมบูรณ์ ไม่สร้างความมั่นใจที่ผิดพลาด สําหรับงานที่เกิดขึ้นประจํา ให้ทดสอบเทมเพลตกับกรณีจริงก่อนที่จะคัดลอกทั่วทั้งทีม
ทําให้งานรอเป็นไปไม่ได้ที่จะลืม
การรอมักจะเป็นที่ที่คิวการเดินทางล้มเหลว บัตรจะย้ายไปที่นั่นหลังจากอีเมล และไม่มีใครมองอีกครั้งจนกว่านักเดินทางจะถาม ต้องใช้บัตรรอทุกใบเพื่อตั้งชื่อการพึ่งพา การติดต่อครั้งสุดท้าย การตอบสนองที่คาดหวัง และเวลาตรวจสอบถัดไป
ใช้บันทึกการรอสั้น ๆ: “รอการยืนยันยานพาหนะของซัพพลายเออร์; ร้องขอวันอังคาร 10:20; ทบทวนวันอังคาร 14:00; ตัวเลือกการสํารองข้อมูลที่จําเป็นหากยังไม่ได้รับการแก้ไขโดย 15:00" สิ่งนี้ทําให้พนักงานคนอื่น ๆ ดําเนินการโดยไม่ต้องอ่านทุกข้อความ นอกจากนี้ยังแยกแยะการรอคอยที่สมเหตุสมผลจากคําขอที่ถูกทอดทิ้ง
ตั้งค่าการทบทวนบัตร Waiting และ overdue เป็นประจํา โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการออกเดินทางที่เข้าใกล้การตัดการดําเนินงาน อย่าตัดสินเจ้าของโดยจํานวนบัตรที่เสร็จสมบูรณ์เท่านั้น งานที่จําเป็นบางอย่างใช้เวลานานขึ้นเนื่องจากการพึ่งพาอาศัยกันเป็นเรื่องจริง ตัดสินว่าการพึ่งพาอาศัยกันเป็นที่เข้าใจ ทบทวน และสื่อสารหรือไม่ หากซัพพลายเออร์รายเดียวกันทําให้เกิดความล่าช้าซ้ํา ๆ ปัญหาอาจต้องมีการสนทนากับซัพพลายเออร์มากกว่าฉลากบอร์ดใหม่
การส่งมอบช่วงบ่ายสมมติ
พิจารณาหน่วยงานที่มีที่ปรึกษาสองคน และผู้ช่วยปฏิบัติการหนึ่งคน ที่ 13:00 บัตรสามใบเปิดอยู่: จุดนัดพบที่ไม่ชัดเจนสําหรับวันพรุ่งนี้ คําขอส่วนตัวสําหรับเดือนหน้า และการแก้ไขถ้อยคําในวัยเด็กของกิจกรรม งานจุดนัดพบมีกําหนดเวลาการดําเนินการที่เร็วที่สุด เพราะการจัดส่งขึ้นอยู่กับมัน
ที่ปรึกษาขาออกบันทึกว่าผู้ประกอบการได้ยืนยันทางเข้าด้านตะวันตก แต่แขกยังไม่ยอมรับคําแนะนํา งานยังคงดําเนินการต่อไป เพื่อติดต่อแขกผ่านช่องทางการจองที่ได้รับอนุมัติ ผู้ช่วยได้รับมอบหมายให้ติดตามผล คําขอส่วนตัวยังคงรอเวลาตรวจสอบซัพพลายเออร์ การแก้ไขถ้อยคําจะย้ายไปที่ Review หลังจากตรวจสอบแหล่งที่มาแล้วและร่างอัปเดต
เมื่อส่งมอบ ทีมงานจะหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ไม่ใช่ประวัติทั้งหมดของการ์ดแต่ละใบ ผู้ช่วยบันทึกในภายหลังว่าคําสั่งสุดท้ายถูกส่งไปที่ไหน และได้รับการตอบกลับ บัตรจะย้ายไปที่ Doe ก็ต่อเมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขการเสร็จสิ้นที่ตกลงกันไว้ ตัวอย่างนี้เป็นสมมุติฐาน แต่หลักการนั้นใช้งานได้จริง: การส่งมอบจะถ่ายโอนความรับผิดชอบสําหรับการดําเนินการต่อไปด้วยบริบทที่เพียงพอที่จะดําเนินการ
เพิ่มระบบอัตโนมัติเฉพาะหลังจากที่บอร์ดด้วยตนเองทํางาน
ระบบอัตโนมัติขนาดเล็กสามารถลดการทําความสะอาดซ้ํา ๆ ตัวอย่างเช่น กฎการทดสอบอาจเพิ่มรายการตรวจสอบเมื่อบัตรเข้าสู่รายการใดรายการหนึ่ง Trello เอกสารของมัน ประเภทและการจัดการระบบอัตโนมัติ. ตรวจสอบความสามารถและค่าเผื่อในบัญชีของคุณ แทนที่จะสร้างรอบขีดจํากัดแผนที่จําได้
เขียนกฎแต่ละข้อด้วยภาษาธรรมดาก่อนที่จะเปิดใช้งาน: ทริกเกอร์เงื่อนไขการกระทําเจ้าของและสัญญาณความล้มเหลว ทดสอบบนการ์ดตัวอย่าง ตรวจสอบว่าการย้ายรายการไม่ได้กระตุ้นลูปหรือสร้างงานที่ซ้ํากัน . หากพนักงานสามารถดําเนินการแบบเดียวกันด้วยตนเองได้ ให้กําหนดวิธีที่พวกเขายอมรับว่ากฎนั้นดําเนินการอยู่แล้ว
อย่าทําเครื่องหมายงานที่เกี่ยวข้องกับการจองโดยอัตโนมัติ ได้รับการแก้ไขเนื่องจากบัตรถูกย้ายหรือวันที่ผ่านไป กิจกรรมของคณะกรรมการไม่ใช่หลักฐานของการยอมรับของซัพพลายเออร์ การยอมรับจากผู้เดินทาง หรือการตั้งถิ่นฐานการชําระเงิน เริ่มต้นด้วยการแจ้งเตือนและการเปลี่ยนแปลงการบริหาร ดําเนินการกับผู้รับผิดชอบไว้ จนกว่าคุณจะมีหลักฐานที่เชื่อถือได้ว่าเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนกว่านั้นเหมาะสม
ตรวจสอบการเข้าถึงการเก็บรักษาและการใช้งานประจําวัน
อ่าน Trello ปัจจุบันของ คําแนะนําการอนุญาตจากคณะกรรมการ และทดสอบสิ่งที่สมาชิกในทีมปกติสามารถเห็นได้ การเชิญใครสักคนมาช่วยงานหนึ่งงาน อาจมีนัยยะที่กว้างกว่าชื่อเรื่อง ทบทวนการเข้าถึงเมื่อเปลี่ยนบทบาทหรือผู้รับเหมาเสร็จสิ้น
ยอมรับว่างานที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกเก็บถาวรอย่างไร และหลักฐานทางธุรกิจจําเป็นต้องอยู่ในระบบเผด็จการนานแค่ไหน การเก็บการ์ดสามารถทําให้คณะกรรมการที่ใช้งานอยู่สงบลงได้ แต่ไม่ควรทําลายบันทึกเดียวของการตัดสินใจที่สําคัญ ดําเนินการต่อ การสื่อสารการจองที่จําเป็นกับการจอง จากนั้นใช้บัตรเป็นข้อมูลอ้างอิงถึงการดําเนินการที่เสร็จสมบูรณ์
ทดสอบบอร์ดบนอุปกรณ์ที่ใช้ในที่ทํางาน ชื่อที่เข้าใจได้บนจอภาพขนาดใหญ่ อาจช่วยไม่ได้ในโทรศัพท์ วางการกระทําต่อไปใกล้กับด้านบนของคําอธิบาย ใช้ชุดฉลากที่ จํากัด ด้วยความหมายที่เขียนและอย่าพึ่งพาสีเพียงอย่างเดียว เพื่อนร่วมงานที่ครอบคลุมกะควรสามารถระบุงานของตนได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเรียนรู้รหัสภาพส่วนตัว .
ใช้การตรวจสอบคิวเพื่อปรับปรุงระบบปฏิบัติการ
ในตอนท้ายของสัปดาห์นําร่อง ให้ตรวจสอบคณะกรรมการกับทีม มองหาการ์ดที่ไม่ได้รับมอบหมาย รายการรอโดยไม่มีเวลาตรวจสอบ ตัวบล็อกที่เกิดขึ้นซ้ําๆ กําหนดเวลาที่เคลื่อนไหวซ้ําแล้วซ้ําเล่า และบัตรที่ทําเครื่องหมายไว้โดยไม่มีหลักฐาน ข้อสังเกตเหล่านี้บอกคุณมากกว่า จํานวนไพ่ทั้งหมดที่สร้างขึ้น
รายการตรวจสอบการยอมรับง่าย ๆ ก็เพียงพอแล้ว:
- บัตรเปิดแต่ละใบมีเจ้าของที่รับผิดชอบหนึ่งคน และการดําเนินการต่อไปที่ชัดเจน
- บัตรรอแต่ละใบจะระบุถึงการพึ่งพาและเวลาทบทวน
- วันที่แสดงถึงความต้องการในการดําเนินงานที่แท้จริง
- หลักฐานการเสร็จสิ้นสามารถเข้าถึงได้ในระบบที่ถูกต้อง
- คณะกรรมการมีงานมากกว่า สินค้าคงคลังที่คัดลอกหรือบันทึกที่ละเอียดอ่อน
- เพื่อนร่วมงานที่ครอบคลุมสามารถทํางานต่อไปได้ โดยไม่ต้องสร้างการสนทนาใหม่
สําหรับพันธมิตรที่ได้รับอนุมัติ Tripnatic แล้ว พื้นที่ทํางานของผู้ประกอบการ เก็บรายการกิจกรรม ความพร้อมใช้งาน และการจองในการเดินทางที่เกี่ยวข้อง การลงทะเบียนยังคงต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติที่เกี่ยวข้องก่อนเปิดใช้งาน บอร์ดงานแยกต่างหากสามารถช่วยให้ทีมของคุณทํางานสนับสนุนได้สําเร็จ หากบันทึกการจองยังคงมีผลบังคับใช้ ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์คือการส่งมอบที่สงบลงและการดําเนินการต่อไปที่มองเห็นได้สําหรับทุกงานที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข .
กําหนดกฎสําหรับวันที่มากเกินไป
คิวที่มองเห็นได้ไม่ได้สร้างชั่วโมงการทํางานมากขึ้น เมื่องานใหม่เกินความสามารถของทีมในการทําให้เสร็จ ตกลงว่าใครสามารถเปลี่ยนลําดับความสําคัญและข้อมูลใดที่พวกเขาต้องการ เริ่มต้นด้วยผลที่ตามมาของความล่าช้า: นักเดินทางที่ขาดงานรับส่งในวันพรุ่งนี้มีกําหนดเวลาที่แตกต่างจากการรีเฟรชโบรชัวร์ในเดือนหน้า ทั้งสองมีความสําคัญ แต่พวกเขาไม่ควรแข่งขันผ่านใครก็ตามที่ส่งข้อความที่ดังที่สุด
ในระหว่างนักบินอนุญาตให้แต่ละคนระบุงานที่พวกเขากําลังทําอยู่อย่างแข็งขันและถามว่าเหตุใดจึงเริ่มใช้บัตรเพิ่มเติมใด ๆ ขีด จํากัด เชิงตัวเลขคงที่ไม่บังคับ จุดมุ่งหมายคือการหยุดการทํางานหลายอย่างพร้อมกันที่มองไม่เห็น หากงานเร่งด่วนอย่างแท้จริงมาถึง บันทึกว่าการกระทําที่มีอยู่จะย้ายกลับและใครจะบอกผู้ได้รับผลกระทบ
ยังกําหนดประตูรับเข้าด้วย พนักงานไม่ควรยอมรับคําขอภายในโดยไม่มีผลลัพธ์ การอ้างอิง หรือวันที่กําหนด จากนั้นใช้เวลาครึ่งวันในการคาดเดาว่าผู้ร้องขอหมายถึงอะไร ส่งคืนเพื่อชี้แจงหรือสร้างงานชี้แจงสั้น ๆ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับผู้จัดการซึ่งข้อความสั้น ๆ สามารถสร้างงานที่คลุมเครือโดยไม่ได้ตั้งใจ
หลังจากวันที่วุ่นวาย ให้ตรวจสอบบัตรล่าช้าหนึ่งใบและบัตรวิ่งหนึ่งใบ ระบุว่าสาเหตุคือข้อมูลที่ขาดหายไป การพึ่งพา พนักงานไม่เพียงพอ หรือการเปลี่ยนแปลงลําดับความสําคัญ วิธีการรักษาควรปฏิบัติตามสาเหตุ การเพิ่มป้ายกํากับเพิ่มเติมจะไม่ช่วยแก้ปัญหาการตัดสินใจด้านภาระงานที่มีเพียงผู้จัดการเท่านั้นที่สามารถทําได้ .
