เวิร์กโฟลว์การจองที่ใช้งานได้จริงสําหรับผู้ประกอบการทัวร์ขนาดเล็ก

ธุรกิจทัวร์ขนาดเล็กไม่ค่อยสูญเสียการควบคุมเพราะพวกเขาขาดแดชบอร์ดที่มีสีสันอื่น ๆ พวกเขาสูญเสียการควบคุมเมื่อข้อความ การชําระเงิน และการจองที่นั่งอธิบายการจองเวอร์ชันต่างๆ เดียวกัน คนหนึ่งคิดว่าครอบครัวหนึ่งได้รับการยืนยันแล้ว อีกคนเชื่อว่าพวกเขายังคงตัดสินใจอยู่ และไกด์ได้รับจํานวนผู้โดยสารเมื่อวานนี้

เวิร์กโฟลว์ที่มีประโยชน์ทําให้ความแตกต่างเหล่านั้นมองเห็นได้ ในขณะที่ยังมีเวลาแก้ไขอยู่ มันควรจะง่ายพอสําหรับเจ้าของที่ยุ่งที่จะติดตามทางโทรศัพท์ แต่เฉพาะเจาะจงพอสําหรับเพื่อนร่วมงานที่จะรับช่วงต่อโดยไม่ต้องอ่านประวัติการสนทนาทั้งหมด โครงสร้างด้านล่างเป็นกรอบการดําเนินงานของกองบรรณาธิการ ซึ่งออกแบบมาเพื่อปรับให้เข้ากับผลิตภัณฑ์และช่องทางการจองของคุณ

เริ่มต้นด้วยการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนการจองไปข้างหน้า

เขียนขั้นตอนที่ทีมของคุณใช้จริง เริ่มต้นด้วยการสอบถามและสิ้นสุดหลังจากการออกเดินทางได้รับการคืนดีกัน แต่ละขั้นตอนต้องการเงื่อนไขการเข้าและการดําเนินการต่อไป “ อยู่ระหว่างดําเนินการ” คลุมเครือเกินไปเมื่อการจองหนึ่งครั้งต้องการที่อยู่ที่พักและอีกรายหนึ่งต้องการการตรวจสอบการชําระเงิน

ชุดเริ่มต้นในทางปฏิบัติคือการสอบถามที่ได้รับรายละเอียดที่จําเป็นรอการตัดสินใจความจุรอการชําระเงินได้รับการยืนยันพร้อมสําหรับการออกเดินทางเสร็จสมบูรณ์และยกเลิก รักษาสถานะการชําระเงินให้แยกออกจากสถานะการดําเนินงาน ข้อตกลงที่ได้รับการยืนยันอาจมียอดคงเหลือที่ได้รับอนุญาต ในขณะที่การชําระเงินที่ได้รับอาจยังคงต้องมีการตรวจสอบความจุ

ใช้นโยบายของคุณเองเพื่อกําหนดว่าแต่ละสถานะมีผลบังคับใช้เมื่อใด ตัวอย่างเช่น “พร้อมสําหรับการออกเดินทาง” อาจต้องนับจํานวนแขกขั้นสุดท้าย การจัดประชุม และการส่งมอบการปฏิบัติงาน อย่าเพิ่มสถานะ เว้นแต่จะมีใครสามารถอธิบายได้ ว่ามันกระตุ้นให้เกิดการกระทําใด หากใช้สเปรดชีต การดรอปดาวน์ Google Sheets↗ สามารถให้รายการที่ควบคุมได้ พวกเขาลดคําพูดที่ไม่สอดคล้องกัน แต่พวกเขาไม่ได้ตัดสินใจพื้นฐานสําหรับคุณ

เก็บข้อมูลให้เพียงพอต่อการตัดสินใจครั้งแรก

บันทึกแรกควรระบุผลิตภัณฑ์ วันที่ขอ เวลาออกเดินทาง หรือเวลา ขนาดปาร์ตี้ ผู้ติดต่อ และแหล่งที่มาของการสอบถาม บันทึกเด็กแยกต่างหากเมื่อผลิตภัณฑ์ของคุณมีสิทธิ์ตามอายุ การกําหนดราคา หรือข้อกําหนดด้านทรัพยากร อย่าทึกทักเอาเองว่าคนที่จ่ายราคาที่แตกต่างกันไม่ใช้ที่นั่ง อุปกรณ์ หรือความสนใจของพนักงาน

ถามคําถามที่จําเป็นในขั้นตอนนั้นเท่านั้น การสอบถามกลุ่มส่วนตัวอาจต้องการวันที่ที่ต้องการและขนาดโดยประมาณก่อน ทัวร์ตามกําหนดเวลาเฉพาะอาจต้องการการออกเดินทางที่แน่นอน หลีกเลี่ยงการส่งแบบสอบถามยาว ๆ ของแขกทุกคนเพียงเพราะผลิตภัณฑ์บางอย่างต้องการข้อมูลโดยละเอียด ทําให้คําถามที่มีเงื่อนไขชัดเจน

ใช้เทมเพลตการสอบถามสั้น ๆ: “เพื่อตรวจสอบการออกเดินทางนี้โปรดส่งวันที่จํานวนผู้ใหญ่และเด็กอายุของเด็กที่เกี่ยวข้องและพื้นที่ที่พักของคุณหากต้องรับรถ” อธิบายว่าเหตุใดรายละเอียดจึงมีความสําคัญ เมื่อสิ่งนั้นช่วยให้แขกตอบได้ ของ W3C คําแนะนําในการสั่งการแบบฟอร์ม↗ สนับสนุนคําแนะนําที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลที่ร้องขอ ใช้หลักการนั้นกับอีเมลและแชท รวมถึงแบบฟอร์ม

สร้างหนึ่งบันทึกก่อนที่จะตอบกลับจากหลายช่องทาง

กําหนดการอ้างอิงทันทีที่การสอบถามกลายเป็นงานจองจริง ๆ รวมการอ้างอิงของช่องเองหากมี แต่เก็บบันทึกภายในของคุณให้คงที่เมื่อแขกโทรหรืออีเมลในภายหลัง ชื่อแขกเพียงอย่างเดียวไม่น่าเชื่อถือ: ชื่อซ้ําการสะกดคําแตกต่างกันไปและนักเดินทางหลายคนอาจติดต่อคุณเกี่ยวกับกลุ่มเดียวกัน

ค้นหาบันทึกที่มีอยู่ก่อนที่จะสร้างอีก ตรงกับการอ้างอิง วันที่ รายละเอียดการติดต่อ และปาร์ตี้มากกว่าการพึ่งพาฟิลด์เดียว หากคุณพบรายการที่ซ้ํากัน ให้เก็บบันทึกที่เชื่อมโยงบันทึกและระบุว่าบันทึกใดที่ใช้งานอยู่ การลบการสนทนาครั้งที่สองโดยไม่มีคําอธิบาย สามารถลบหลักฐานที่ช่วยให้เพื่อนร่วมงานเข้าใจการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง

เลือกว่าข้อมูลที่เชื่อถือได้จะอยู่ที่ไหน แพลตฟอร์มการจองอาจถือการจองที่ได้รับการยืนยัน ในขณะที่แผ่นงานภายในจะติดตามงานเตรียมการ กําหนดความสัมพันธ์นั้น แทนที่จะคัดลอกการจองทั้งหมด เป็นเครื่องมือหลายอย่าง เมื่อบันทึกแตกต่างกัน พนักงานควรรู้ว่าแหล่งที่มาใดกําหนดวันที่ ความจุ และตําแหน่งการชําระเงินในปัจจุบัน

ตรวจสอบความจุก่อนให้คํามั่นสัญญา

การออกเดินทางที่แขกต้องการคือคําขอ จนกว่าความพร้อมจะได้รับการตรวจสอบผ่านกระบวนการที่เหมาะสม นับทรัพยากรที่ จํากัด ทั้งหมดรวมถึงที่นั่งสถานที่แนะนําอุปกรณ์หรือยานพาหนะที่ใช้ร่วมกัน ผลิตภัณฑ์ที่ปรากฏเปิดในรายการขายอาจยังคงขึ้นอยู่กับทรัพยากรที่มุ่งมั่นอยู่แล้วที่อื่น ๆ

แยกคําพูดออกจากการถือครอง หากกระบวนการของคุณอนุญาตให้มีการถือครองชั่วคราว ให้บันทึกปริมาณ หมดอายุ และเจ้าของ และอธิบายให้แขกทราบ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้บอกว่าความพร้อมใช้งานจะถูกตรวจสอบอีกครั้งเมื่อจอง หลีกเลี่ยงสัญญาอย่างไม่เป็นทางการเช่น "ที่นั่งเหล่านี้เป็นของคุณ" เว้นแต่บันทึกการดําเนินงานจะสํารองไว้จริง

เมื่อความจุไม่แน่นอนให้ส่งคําตอบเฉพาะ:“ เรากําลังตรวจสอบการออกเดินทางที่ร้องขอและจะอัปเดตคุณภายใน [เขตเวลาและเวลา] กรุณารอการยืนยันก่อนทําข้อตกลงที่เกี่ยวข้อง” ส่วนที่มีประโยชน์คือการตัดสินใจครั้งต่อไปและกําหนดเวลา คําถามที่มีทรัพยากรที่ยังไม่ได้รับคําตอบที่ยกระดับไปยังบุคคลที่มีชื่อซึ่งสามารถอนุมัติได้ แทนที่จะอนุญาตให้พนักงานหลายคนเสนอวิธีแก้ปัญหาที่เป็นอิสระ

แยกคําขอชําระเงินออกจากการชําระเงินที่ตรวจสอบแล้ว

บันทึกจํานวนเงินที่ร้องขอ สกุลเงิน จุดครบกําหนด และการอ้างอิงการชําระเงินที่เกี่ยวข้อง ใช้เส้นทางการชําระเงินที่ได้รับอนุมัติของคุณ และเก็บการอ้างอิงการจองของผู้เข้าพักที่แนบมากับธุรกรรมที่เครื่องมือของคุณอนุญาต อย่าขอให้พนักงานประนีประนอมการชําระเงินโดยจําไว้ว่าใครส่งภาพหน้าจอในแชทกลุ่ม .

ความพยายามในการชําระเงิน การอนุญาต การประมวลผลสถานะ และการชําระเงินที่เสร็จสมบูรณ์อาจหมายถึงสิ่งต่าง ๆ สําหรับธุรกิจที่ใช้ Stripe แยกต่างหาก เอกสารสถานะการชําระเงิน↗ อธิบายความแตกต่างนั้น และระบุบันทึกของผู้ให้บริการ เป็นสถานที่ตรวจสอบสถานะ ใช้คําศัพท์จริงของผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้องแทนการเรียกการแจ้งเตือนทุกฉบับว่า “จ่าย” ไม่มีการเชื่อมต่อ Stripe กับ Tripnatic ที่นี่โดยนัย

หากแขกบอกว่าพวกเขาจ่ายเงิน แต่บันทึกของคุณไม่แสดงความสมบูรณ์รับทราบความคลาดเคลื่อนและตรวจสอบผ่านผู้ให้บริการชําระเงินก่อนที่จะขอให้พวกเขาชําระเงินอีกครั้ง ให้คดีเป็นเจ้าของและเวลาทบทวน อย่าเก็บรายละเอียดบัตรชําระเงินทั้งหมดไว้ในบันทึกการดําเนินงานเป็นทางลัด ทีมการจองต้องการการอ้างอิงธุรกรรมที่ใช้งานได้ ไม่ใช่สําเนาข้อมูลการชําระเงินที่ละเอียดอ่อน

ส่งการยืนยันที่ตรงกับบันทึก

การยืนยันควรให้แขกตอบคําถามสี่ข้อ: สิ่งที่จองไว้เมื่อมันเกิดขึ้นพวกเขาไปที่ไหนและต้องทําอะไรต่อไป รวมการอ้างอิงผลิตภัณฑ์และตัวเลือกวันที่เวลาท้องถิ่นจํานวนปาร์ตี้การรวมที่ตกลงกันไว้และการประชุมหรือการจัดรับที่บังคับใช้ อธิบายความสมดุลหรือข้อมูลใด ๆ ที่ยังคงต้องการ

หลีกเลี่ยงการบอกเป็นนัยว่ารถกระบะโดยประมาณเป็นที่สิ้นสุด ระบุว่าจะมีการจัดการขั้นสุดท้ายเมื่อใด และผ่านช่องทางใด ในทํานองเดียวกัน แยกโซนรับของโรงแรมออกจากคอลเลกชันที่ล็อบบี้ใดล็อบบี้หนึ่ง หากที่อยู่อยู่นอกเขต ให้แก้ไขทางเลือกอื่นก่อนอธิบายการจองว่าพร้อมปฏิบัติการ

ให้ผู้ส่งเปรียบเทียบข้อความกับบันทึกการจองที่ใช้งานอยู่ก่อนส่ง † ษัตติผู้ส่ง ย่อหน้าที่นํากลับมาใช้ใหม่มีประโยชน์ แต่วันที่วางและชื่อสถานที่สมควรได้รับการตรวจสอบโดยเจตนา ขอให้แขกตอบกลับหากรายละเอียดที่จําเป็นใด ๆ ผิด การยอมรับของพวกเขาช่วยระบุข้อผิดพลาด แม้ว่าจะไม่ได้แทนที่ความรับผิดชอบของคุณในการป้อนและทบทวนการจองอย่างรอบคอบ

เตรียมส่งมอบการออกเดินทางเป็นผลผลิตแยกต่างหาก

คู่มือหรือผู้มอบหมายงานต้องการมุมมองการดําเนินงานที่รัดกุม ไม่ใช่ประวัติการค้าที่สมบูรณ์ รวมถึงการอ้างอิง, การนับบุคคล, ประเภทอายุที่เกี่ยวข้อง, การจัดประชุม, ความต้องการภาษา, การดําเนินการที่โดดเด่นและเฉพาะข้อมูลบริการที่จําเป็นสําหรับการจัดส่ง มาร์คที่เป็นเจ้าของปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขใด ๆ และเมื่อจําเป็นต้องตัดสินใจ

ตั้งค่าการตัดการส่งมอบที่เหมาะกับผลิตภัณฑ์ของคุณ จากนั้นจึงทําการเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากนั้น การเพิ่มล่าช้าจะต้องอัปเดตทั้งการจองที่ใช้งานอยู่ และบุคคลที่ใช้รายการออกเดินทาง การแก้ไขบันทึกสํานักงานไม่เพียงพอ เมื่อคู่มือมีเวอร์ชันก่อนหน้าแล้ว ขอให้ผู้รับรับทราบการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญ

สําหรับทีมเล็ก ๆ การส่งมอบด้วยวาจาสองนาทีสามารถทํางานได้หากเป็นไปตามบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษร ใช้สามข้อความแจ้ง: “อะไรเปลี่ยนแปลงไป? อะไรที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ใครทําต่อไป” เวอร์ชันที่เขียนขึ้นควรยังคงเข้าใจได้ เมื่อเจ้าของปกติไม่พร้อมใช้งาน สร้างกระบวนการแยกต่างหากสําหรับรายละเอียด เช็คอินออกเดินทาง ดังนั้นเวิร์กโฟลว์การจองจึงไม่กลายเป็นคู่มือคู่มือที่ไม่เอื้ออํานวย

เก็บการเปลี่ยนแปลงที่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้โดยไม่ต้องรักษาสําเนาที่ไม่จําเป็น

บันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นเหตุการณ์ก่อนและหลัง: วันที่ก่อนหน้าวันที่ร้องขอใหม่การตัดสินใจบุคคลที่อนุญาตเวลาและการสื่อสารของแขก หมายเหตุที่บอกว่า “คัดแยก” ซ่อนข้อมูลที่เพื่อนร่วมงานคนต่อไปต้องการ รักษาการอ้างอิงช่องเดิม เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผ่านช่องทางอื่น

ที่ซึ่งเอกสารสนับสนุนมัน คําแนะนําเกี่ยวกับประวัติศาสตร์เวอร์ชันของ Google↗ อธิบายวิธีตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านี้ สิ่งนี้สามารถช่วยตรวจสอบการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่ไม่ได้แทนที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงการจองที่อ่านได้ ประวัติการแก้ไขทางเทคนิคที่ยาวนานเป็นการส่งมอบที่ไม่ดีสําหรับผู้ขับขี่ที่ต้องการจุดนัดพบสุดท้าย †

จํากัด ผู้ที่สามารถแก้ไขระเบียนหลักและรักษาการเข้าถึงที่เหมาะสมกับงานของแต่ละคน ของ CISA คําแนะนํา MFA ธุรกิจขนาดเล็ก↗ แนะนําการป้องกันบัญชีที่แข็งแกร่งขึ้น รักษาความปลอดภัยอีเมลและบัญชีปฏิบัติการที่สามารถเปลี่ยนการจองได้ จากนั้นจึงรักษาข้อตกลงการกู้คืนในทางปฏิบัติเพื่อให้เจ้าของไม่ใช่คนเดียวที่สามารถเข้าถึงได้อีกครั้ง

ให้ข้อยกเว้นคิวที่มองเห็นได้

สร้างรายการข้อยกเว้นสั้น ๆ แทนที่จะทิ้งกรณีที่ผิดปกติไว้ในข้อความ หมวดหมู่ที่เป็นประโยชน์ ได้แก่ ความคลาดเคลื่อนในการชําระเงิน ความขัดแย้งด้านความจุ รายละเอียดการรับที่ขาดหายไป คําขอเปลี่ยนแปลง คําถามขอความช่วยเหลือพิเศษ และการยกเลิกที่รอการตัดสินใจ ทุกกรณีที่เปิดอยู่ต้องการเจ้าของ การดําเนินการครั้งต่อไป และเวลาตรวจสอบครั้งต่อไป

พิจารณาการจองครอบครัวสมมติที่ที่พักมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากการยืนยัน งานทันทีคือการตรวจสอบว่าที่อยู่ใหม่เหมาะสมกับการจัดเตรียมการรับหรือไม่ ไม่ใช่แค่เปลี่ยนชื่อโรงแรมในการยืนยัน อัปเดตแผนทรัพยากรหากจําเป็น บอกการตัดสินใจของแขก และแจ้งให้ผู้ส่งทราบหากมีการออกรายชื่อแล้ว

เมื่อสิ้นสุดกะ ให้ทบทวนกรณีที่ครบกําหนดก่อนออกเดินทางครั้งต่อไป โอนกรรมสิทธิ์อย่างชัดเจน เมื่อมีคนเลิกงาน เพื่อนร่วมงานไม่ควรพบว่ากรณีเป็นของพวกเขา เฉพาะเมื่อแขกโทรมาอีกครั้ง ใช้การส่งมอบภายในโดยย่อ: “อ้างอิง [X] การตัดสินใจที่จําเป็นเกี่ยวกับ [ปัญหา] การอัปเดตแขกล่าสุด [เวลา] การตอบสนองครั้งต่อไปที่ครบกําหนด [เวลา] เจ้าของ [ชื่อ]”

ปิดลูปหลังจากส่งมอบ

หลังจากทัวร์ให้บันทึกการเข้าร่วมจริงและข้อยกเว้นการดําเนินงานใด ๆ ที่มีผลต่อการจอง จัดส่งให้เสร็จสมบูรณ์การดําเนินการคืนเงินและความคาดหวังในการจ่ายเงินที่แตกต่างกัน ใบเสร็จรับเงินในอนาคตที่คาดหวังไม่มีเงินสดอยู่แล้วในธนาคาร และเครื่องหมายความสําเร็จในการดําเนินงานไม่ควรยุติการร้องเรียนที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขอย่างเงียบๆ

ทบทวนตัวอย่างเล็ก ๆ ของการจองล่าสุดในแต่ละสัปดาห์ มองหาข้อมูลที่ขาดหายไปซ้ํา ๆ ข้อผิดพลาดในการยืนยันบันทึกและกรณีที่ซ้ํากันโดยไม่มีเจ้าของ เลือกหนึ่งการปรับกระบวนการและกําหนดวันที่สําหรับการตรวจสอบ การเพิ่มฟิลด์บังคับใหม่หลาย ๆ ช่องหลังจากทุกเหตุการณ์อาจทําให้เวิร์กโฟลว์ใช้งานยากขึ้นโดยไม่ต้องแก้ไขสาเหตุเดิม

ของ Tripnatic พื้นที่ผู้ปฏิบัติงาน สนับสนุนเนื้อหาผลิตภัณฑ์ ตารางเวลา ความจุ การจอง ข้อความของแขก และการรายงานภายในเวิร์กโฟลว์ของผู้ประกอบการในปัจจุบัน การลงทะเบียนและการตรวจสอบบัญชียังคงนําหน้าการเปิดใช้งาน และจําเป็นต้องได้รับการอนุมัติ หากเหมาะสมกับธุรกิจของคุณให้ใช้ฟังก์ชันเหล่านั้นภายในกระบวนการที่เป็นเจ้าของอย่างชัดเจนแทนที่จะสมมติว่าแพลตฟอร์มใด ๆ จะลบความจําเป็นในการส่งมอบ

ก่อนที่จะแนะนําเวิร์กโฟลว์ ให้ซักซ้อมด้วยกรณีสมมติสามกรณี: การจองที่ตรงไปตรงมา ที่อยู่ที่พักที่เปลี่ยนแปลง และการชําระเงินที่ยังคงดําเนินการอยู่ ขอให้เพื่อนร่วมงานรับแต่ละกรณี ครึ่งทางโดยใช้บันทึกเท่านั้น คําถามใด ๆ ที่พวกเขาไม่สามารถตอบได้ระบุคําแนะนําที่ขาดหายไปหรือกฎการเป็นเจ้าของที่ไม่ชัดเจน ปรับปรุงจุดเล็ก ๆ นั้นก่อนที่จะเพิ่มซอฟต์แวร์มากขึ้น

การทดสอบภาคปฏิบัตินั้นง่าย: พนักงานคนอื่นควรสามารถเปิดการจองและทําความเข้าใจกับสิ่งที่ได้รับการยืนยันสิ่งที่ยังคงไม่แน่นอนและจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป เมื่อคําตอบเหล่านั้นปรากฏให้เห็น ธุรกิจสามารถตอบสนองได้สม่ําเสมอมากขึ้นแม้ในวันที่มีการสอบถาม แขก และผู้โดยสารขาออกหลายคนต้องการความสนใจร่วมกัน