เวลาออกเดินทางทําให้ธุรกิจทั้งหมด เข้าสู่พื้นที่เล็ก ๆ ผู้เข้าพักต้องการเส้นทาง ไกด์ต้องการรายการที่ใช้งานได้ ผู้ขับขี่ต้องการการตัดสินใจ และสํานักงานอาจยังคงตอบข้อซักถามใหม่ หากไม่มีการส่งมอบที่ชัดเจน จุดนัดพบจะกลายเป็นสถานที่ที่ค้นพบงานจองที่ยังไม่เสร็จ
เวิร์กโฟลว์การออกเดินทางควรปกป้องความสนใจสําหรับแขกจริง ๆ และกิจกรรม ไม่แทนที่การจัดการความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ การตัดสินการดําเนินงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสม หรือกฎของไซต์ มันเชื่อมโยงบันทึกการจองกับผู้คนที่ส่งมอบบริการ โดยมีโครงสร้างเพียงพอที่จะจัดการกับปัญหาธรรมดาโดยไม่กระทบต่อกระบวนการใหม่ทุกเช้า
กําหนดการส่งมอบที่ปล่อยออกจากการออกเดินทาง
ตัดสินใจว่าสํานักงานจะออกแผนปฏิบัติการเมื่อใด และใครรับทราบ การส่งมอบควรระบุวันที่ผลิตภัณฑ์และตัวเลือกการจัดเรียงเริ่มต้นหรือรับพนักงานที่ได้รับมอบหมายทรัพยากรจํานวนผู้โดยสารที่คาดหวังและกรณีที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ทําเครื่องหมายเวลาออกเพื่อให้ผู้รับรู้ว่ารุ่นใดที่พวกเขามี เวอร์ชัน.
ใช้การบรรยายสรุปสั้น ๆ ควบคู่ไปกับแผนงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งใช้งานได้จริง ครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่รุ่นก่อนหน้า, ผู้เข้าพักต้องการการจัดการที่ได้รับการยืนยันที่เฉพาะเจาะจงและการตัดสินใจที่ยังคงโดดเด่น. หลีกเลี่ยงการอ่านประวัติการจองทั้งหมดดัง ๆ คู่มือต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงการจัดส่ง โดยมีเส้นทางกลับไปยังบันทึกฉบับเต็มหากจําเป็น
ข้อความยอมรับง่าย ๆ สามารถ: “การเดินทางที่ได้รับ [อ้างอิง] ออก [เวลา] ที่คาดหวัง [นับ] รายการที่เปิดอยู่คือ [รายการ] โดย [บุคคล] จัดการพวกเขา" เทมเพลตดั้งเดิมนี้ทําให้การส่งมอบมองเห็นได้ หากผู้รับเห็นความไม่สอดคล้องกัน ให้แก้ไขก่อนที่จะถือว่าการออกเดินทางเป็นการปล่อย การส่งไฟล์โดยไม่ยอมรับ เป็นการส่งมอบที่อ่อนแอกว่า
จัดเตรียมพื้นที่ประชุมสําหรับกระบวนการเดินทางมาถึง
ตรวจสอบว่าแขกเข้าใกล้ที่ใด ที่พนักงานยืนอยู่ตรงไหน และที่ใดที่ปาร์ตี้รอสามารถอยู่ได้โดยไม่ขัดขวางผู้อื่น สถานที่ที่เหมาะสมสําหรับป้ายอาจแตกต่างจากสถานที่ที่เหมาะสมสําหรับคิวหรือรถขึ้น ป้ายอาจแตกต่างจากสถานที่ที่เหมาะสมสําหรับคิวหรือรถขึ้นเครื่อง ทบทวนสถานที่เมื่อการจราจร การก่อสร้าง หรือเหตุการณ์อื่นเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข
ผู้บริหารด้านสุขภาพและความปลอดภัยของสหราชอาณาจักร คําแนะนําการควบคุมฝูงชน ระบุการมาถึงการไหลเวียนและการออกเดินทางเป็นขั้นตอนที่แตกต่างกัน มันเป็นทรัพยากรการวางแผนที่มีประโยชน์สําหรับการคิดผ่านการเคลื่อนไหว, แม้ว่ากิจกรรมของคุณเองต้องการการจัดการและความต้องการที่เกี่ยวข้องกับสถานที่และขนาดของมัน. กลุ่มเล็ก ๆ ยังคงได้รับประโยชน์จากทางเข้าที่ชัดเจนและตําแหน่งการรอคอยโดยเจตนา
ให้แขกที่มาถึงติดต่อที่เป็นที่รู้จักและการดําเนินการครั้งแรก พนักงานที่ยุ่งอยู่กับการแก้ไขคําถามเรื่องการชําระเงิน ไม่ควรเป็นคนเดียวที่สามารถต้อนรับคนอื่นได้ สําหรับทีมที่เล็กมาก กําหนดคําแนะนําการรอคอยและวิธีส่งสัญญาณที่ความช่วยเหลือกําลังมา แทนที่จะปล่อยให้คลัสเตอร์ที่สับสนสร้างรอบคลิปบอร์ด
ทําให้รายการการดําเนินงานสามารถอ่านได้ว่าจะใช้ที่ไหน
จัดเรียงรายการรอบงานเช็คอิน: การอ้างอิงการจองชื่อนําหรือตัวระบุที่เหมาะสมการนับบุคคลที่คาดหวังสถานะการมาถึงการจัดบริการที่เกี่ยวข้องและหมายเหตุข้อยกเว้น เก็บบันทึกการค้าและข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จําเป็นไว้ที่อื่น สเปรดชีตยาวที่ต้องเลื่อนแนวนอนนั้นใช้งานยากในแสงจ้า หรือในขณะที่ทักทายแขก
หากพิมพ์จาก Google Sheets, มัน การตั้งค่าการพิมพ์ อนุญาตให้เลือกพื้นที่แบ่งหน้าและทําซ้ําส่วนหัวแช่แข็ง ใช้มาตราส่วนที่อ่านได้และตรวจสอบทุกหน้า การพิมพ์หน้าเดียวเล็ก ๆ สามารถใช้งานได้น้อยกว่าหน้าที่มีป้ายกํากับชัดเจนสองหน้าพร้อมส่วนหัวซ้ํา ๆ
ให้สถานะ ฟิลด์ ป้ายกํากับข้อความหรือสัญลักษณ์ที่มีความหมายที่กําหนดไว้ ของ W3C คําแนะนําเกี่ยวกับการใช้สี อธิบายว่าเหตุใดสีจึงไม่ควรเป็นสัญญาณเดียวในเนื้อหาดิจิทัล . ความกังวลในทางปฏิบัติเดียวกันนี้ใช้เมื่อไฮไลท์สีเขียวหรือสีแดงพิมพ์เป็นสีเทา มองกลางแจ้ง หรือใช้โดยเพื่อนร่วมงานที่ไม่สามารถแยกแยะได้ง่าย
แยกคําทักทายการตรวจสอบและความพร้อม
ใช้ขั้นตอนที่ชัดเจนสองสามขั้นตอนที่ตรงกับกิจกรรมของคุณ “มาถึง” อาจหมายถึงใครบางคนจากการจองถึงพนักงานแล้ว “ตรวจสอบปาร์ตี้แล้ว” หมายถึง บุคคลที่คาดหวังและปริมาณที่เกี่ยวข้องได้รับการตรวจสอบแล้ว “พร้อม” หมายความว่าข้อกําหนดการออกเดินทางที่เหลือเสร็จสมบูรณ์แล้ว อย่าเพิ่มขั้นตอนที่ไม่มีใครต้องการ แต่หลีกเลี่ยงการบีบอัดงานที่แตกต่างกันเป็นหนึ่งเห็บที่คลุมเครือ
สอบถามการอ้างอิงการจองหรือหลักฐานที่เหมาะสมอื่น ๆ และยืนยันผลิตภัณฑ์และการออกเดินทาง นักเดินทาง ณ จุดนัดพบที่เหมาะสมอาจยังคงถูกจองไว้สําหรับเวลาอื่นหรือผู้ประกอบการรายอื่น แก้ไขตัวตนของการจอง ก่อนตรวจสอบแขกในรายการ
สําหรับการจองสี่คนสมมติ ผู้นําการเดินทางมาถึงคนเดียวไม่ได้ระบุว่าทั้งสี่คนอยู่ บันทึกตําแหน่งจริงและถามว่าคนอื่น ๆ อยู่ใกล้ ๆ หรือไม่ ใช้วิธีการที่กําหนดไว้สําหรับการนับครั้งสุดท้าย เมื่อพรรคสมบูรณ์ ให้การโต้ตอบมีมารยาทและเป็นส่วนตัว แทนที่จะประกาศรายละเอียดการติดต่อหรือการชําระเงินทั้งหมดให้กับทุกคนที่รอ
เก็บกระบวนการยกเว้นเล็ก ๆ ข้างการไหลหลัก
ข้อยกเว้นในการเช็คอินทั่วไป ได้แก่ การจองที่ขาดหายไป จํานวนปาร์ตี้ที่แตกต่างกัน ยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข คําขอที่ไม่ได้รับการยืนยัน หรือแขกที่ออกเดินทางผิด ให้พนักงานดําเนินการสั้น ๆ สําหรับแต่ละ: สิ่งที่ควรตรวจสอบใครสามารถตัดสินใจได้และสิ่งที่แขกควรทําในขณะที่ปัญหาได้รับการตรวจสอบ
แยกข้อยกเว้นออกจากคิวหลักที่ไซต์อนุญาต † . กรณีที่ซับซ้อนหนึ่งกรณีไม่ควรป้องกันไม่ให้พนักงานบันทึกการมาถึงของคนอื่น ๆ สําหรับทีมงานคนเดียว ให้รับทราบแขกคนอื่นๆ และอธิบายการจัดเตรียมการรอขณะติดต่อสํานักงาน หลีกเลี่ยงการเพิกเฉยต่อพวกเขา เพราะบันทึกภายในนั้นยากที่จะค้นหา
บันทึกคดีและเจ้าของ “การตรวจสอบสํานักงานอ้างอิง [X] การตัดสินใจที่ครบกําหนดก่อน [เวลา]” มีประโยชน์มากกว่าเครื่องหมายคําถาม คู่มือไม่ควรสัญญาว่าจะมีสถานที่ฟรี การปรับราคา หรือกิจกรรมทดแทนเพียงเพราะมีแรงกดดันให้เริ่มต้น หน่วยงานเชิงพาณิชย์และปฏิบัติการต้องชัดเจน ก่อนที่เช้าจะยุ่ง
จัดการแขกที่ไม่ได้จดทะเบียนโดยไม่ต้องคาดเดา
ค้นหาบันทึกการจองที่ใช้งานอยู่โดยใช้รายละเอียดการอ้างอิง การติดต่อ และการออกเดินทาง ตรวจสอบว่าแขกมีการยืนยันหรือไม่ คําขอที่รอดําเนินการ หรือเพียงความพยายามในการชําระเงิน ภาพหน้าจอของการสนทนาการซื้ออาจช่วยค้นหากรณี แต่ก็ไม่ได้ชําระความจุหรือสถานะการจองปัจจุบันด้วยตัวเอง
หากการจองมีอยู่ แต่ถูกละเว้นจากรายการออกเดินทางให้ตรวจสอบตําแหน่งทรัพยากรก่อนเพิ่ม การละเว้นอาจเป็นข้อผิดพลาดของรายการ หรืออาจเปิดเผยความขัดแย้งด้านความจุที่ใหญ่ขึ้น ให้สํานักงานมีส่วนร่วมเพื่อให้การแก้ไขถึงบันทึกที่เชื่อถือได้ แทนที่จะอาศัยอยู่บนกระดาษของไกด์เท่านั้น
หากไม่สามารถยืนยันการจองได้ ให้อธิบายขั้นตอนต่อไปและตัวเลือกที่มีอยู่โดยไม่โทษผู้เดินทาง การเดินเข้าอาจเป็นไปได้ผ่านกระบวนการอนุมัติและการจองตามปกติของคุณเท่านั้น . บันทึกการตัดสินใจ การจัดการการชําระเงิน และปริมาณผู้โดยสารก่อนที่จะปฏิบัติต่อบุคคลนั้นเป็นส่วนหนึ่งของการออกเดินทาง พื้นที่ที่เห็นได้ชัดในยานพาหนะ ไม่ใช่การพิจารณาความจุเพียงอย่างเดียว
ใช้การตัดสินใจล่าช้าที่กําหนดไว้
ตัดสินใจว่าใครติดต่อแขกที่ขาดหายไป ผู้อนุมัติการรอคอยและผู้ที่สื่อสารการตัดสินใจออกเดินทางขั้นสุดท้าย คําตอบควรสะท้อนถึงผลิตภัณฑ์จริง เว็บไซต์ และเงื่อนไขการจอง อย่าประดิษฐ์ระยะเวลาผ่อนผันสากลที่พนักงานพยายามดิ้นรนเพื่อเป็นเกียรติในทุก ๆ เส้นทาง
ตรวจสอบข้อมูลการประชุมที่ตกลงกันไว้ล่าสุดก่อน ตรวจสอบว่ามีการส่งการเปลี่ยนแปลงการรับหรือไม่ แขกอาจอยู่ที่ทางเข้าอื่นหรือไม่ และฝ่ายได้ติดต่อสมาชิกในทีมคนอื่นแล้วหรือไม่ บันทึกที่ไม่แสดงควรเป็นไปตามข้อเท็จจริงที่แท้จริง ไม่ใช่แค่การไม่มีเห็บในช่วงเวลาหนึ่ง
เมื่อติดต่อแขก ให้คําแนะนําที่เป็นรูปธรรมตามการตัดสินใจในปัจจุบัน: จะไปที่ไหน จะเข้าหาใคร หรือติดต่อใครสําหรับตัวเลือกถัดไป หลีกเลี่ยงการแนะนําให้พวกเขาไล่ตามยานพาหนะที่ออกเดินทาง หรือเข้าร่วมอย่างอิสระที่ป้ายที่ไม่ได้รับการอนุมัติ บันทึกความพยายามและผลลัพธ์ เพื่อให้สํานักงานสามารถตอบสนองได้อย่างสม่ําเสมอหากแขกโทรในภายหลัง
แยกการสื่อสารที่มาถึงช้าออกจากการบรรยายสรุปอื่น ๆ ของกลุ่ม แขกที่มาถึงตรงเวลายังคงต้องรู้ว่าควรรอที่ไหน และจะได้ยินคําแนะนําครั้งต่อไปเมื่อใด การอัปเดตสั้น ๆ เช่น“ เรากําลังแก้ไขคําถามเช็คอินหนึ่งข้อ โปรดอยู่ใน [ที่ตกลง] จนกว่า [ขั้นตอนต่อไป]” จะสามารถรักษาความชัดเจนได้โดยไม่ต้องแบ่งปันสถานการณ์ของแขกคนอื่น ให้การประมาณการเวลาเริ่มต้นเท่านั้น เมื่อผู้นําการดําเนินงานยืนยันแล้ว
เมื่อกลุ่มมาถึงผ่านยานพาหนะหลายคัน ให้ใช้การอ้างอิงการจองเพื่อระบุว่าใครมาถึงจุดนัดพบสุดท้าย การถูกเก็บที่โรงแรม และอยู่ในกิจกรรม เป็นเหตุการณ์ที่แตกต่างกัน ผู้จัดส่งและมัคคุเทศก์ควรทราบว่าการส่งมอบใดที่ยืนยันว่าการถ่ายโอนเสร็จสมบูรณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อแขกเปลี่ยนยานพาหนะหรือรอที่จุดกลาง สิ่งนี้หลีกเลี่ยงผู้โดยสารที่ปรากฏอยู่เพียงเพราะมีการบันทึกรอยรถกระบะก่อนหน้านี้เท่านั้น
คืนดีกับกลุ่มก่อนเริ่ม
ก่อนที่กิจกรรมจะเริ่มขึ้น ให้เปรียบเทียบบุคคลที่ได้รับการยืนยันและบุคคลจริงกับรายการที่คาดหวังและการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติ ใช้ขั้นตอนการนับและปล่อยที่เหมาะสมกับกิจกรรม แก้ไขความแตกต่างที่ไม่สามารถอธิบายได้ก่อนที่จะปล่อยให้บันทึกกลายเป็นการประมาณการที่คลุมเครือ .
ตรวจสอบข้อตกลงที่เกี่ยวข้องที่ตกลงกันไว้แล้วระหว่างการจอง เช่น ภาษา ขนาดอุปกรณ์ หรือข้อกําหนดการประชุมเฉพาะ นี่คือการยืนยันแผนการจัดส่ง ไม่ใช่โอกาสใหม่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จําเป็น หากคําขอยังไม่ได้รับการแก้ไข ให้ส่งกลับไปยังผู้รับผิดชอบแทนที่จะให้การรับรองที่ไม่สนับสนุน
บันทึกสถานะการดําเนินงานขั้นสุดท้าย และสื่อสารไปยังสํานักงานผ่านวิธีการที่ตกลงกันไว้ สํานักงานควรทราบว่าการออกเดินทางได้เริ่มขึ้นแล้วหรือไม่ ข้อยกเว้นใดที่ยังคงเปิดอยู่และใครเป็นผู้จัดการ ข้อความสั้น ๆ ก็เพียงพอแล้วเมื่อมันเป็นไปตามรูปแบบที่รู้จัก มันป้องกันไม่ให้เพื่อนร่วมงานโทรหาไกด์ซ้ํา ๆ เพื่อถามว่าทุกคนมาถึงหรือไม่
เตรียมความพร้อมสําหรับการเชื่อมต่อที่สูญหายโดยไม่ต้องสร้างบันทึกการแข่งขัน
หากพนักงานใช้รายการดิจิทัล ทดสอบอุปกรณ์ การเข้าถึงบัญชี และการเชื่อมต่อก่อนออกเดินทาง คําแนะนําแบบออฟไลน์ของ Google อธิบายการเตรียมการที่จําเป็นสําหรับการเข้าถึงแบบออฟไลน์ที่รองรับ ความพร้อมใช้งานขึ้นอยู่กับอุปกรณ์และการตั้งค่าจริง ดังนั้นการทดสอบไฟล์และเวิร์กโฟลว์ที่แน่นอนแทนที่จะสมมติว่าเอกสารที่เปิดอยู่ก่อนหน้านี้จะยังคงใช้งานได้
เก็บคําตอบกลับที่เหมาะสม เช่น รายการที่พิมพ์ควบคุมหรือสําเนาการดําเนินงานที่มีจําหน่ายในท้องถิ่น ตามข้อกําหนดด้านข้อมูลและการเข้าถึงที่เกี่ยวข้อง ระบุเวลาออกและเสนอชื่อผู้ที่บันทึกการเปลี่ยนแปลง หากไม่สามารถบันทึกออนไลน์ได้ พนักงานหลายคนแก้ไขสําเนาออฟไลน์แยกต่างหากอย่างอิสระ สามารถสร้างการปรองดองที่ยากลําบากได้
เมื่อการเข้าถึงกลับมา, ป้อนผู้เข้าร่วมและได้รับการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงกับการอ้างอิงการจอง, จากนั้นตรวจสอบว่าบันทึกสดตรงกับการออกเดินทางจริง. อย่าเพียงแค่แทนที่ยอดรวมหนึ่ง รักษาเส้นทางกิจกรรมให้เพียงพอเพื่ออธิบายว่าเหตุใดการนับครั้งสุดท้ายจึงแตกต่างจากรายการที่ออกก่อนหน้านี้ . กําจัดสําเนาการดําเนินงานที่ไม่จําเป็นผ่านกระบวนการปกติของคุณ
ปิดการออกเดินทางและปรับปรุงครั้งต่อไป
หลังจากส่งมอบ, เข้าร่วมการคืนดี, ไม่ปรากฏตัว, การเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุญาตและปัญหาการบริการวัสดุ. เก็บความแตกต่างเหล่านี้จากการชําระเงินและผลการคืนเงิน มัคคุเทศก์ที่ทําเครื่องหมายทัวร์เสร็จสมบูรณ์ไม่ได้ระบุว่าการร้องเรียนได้รับการแก้ไขแล้ว หรือการจ่ายเงินที่คาดหวังได้เคลียร์แล้ว
ใช้การซักถามสั้น ๆ : คําถามของแขกรายใดซ้ํา ๆ ฟิลด์รายการใดไม่ชัดเจนและข้อยกเว้นใดใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ เลือกการปรับปรุงหนึ่งที่กล่าวถึงสาเหตุ อาจเป็นการย้ายป้าย เปลี่ยนป้ายคอลัมน์ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าสํานักงานตรวจสอบรายละเอียดเฉพาะก่อนส่งมอบ หลีกเลี่ยงการขยายรายการตรวจสอบหลังจากทุกเหตุการณ์ โดยไม่ลบรายการที่ล้าสมัย
ซักซ้อมการออกเดินทางด้วยกรณีสมมติสามกรณีก่อนที่จะฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานใหม่: บุคคลที่ไม่สมบูรณ์นักเดินทางที่ถือการยืนยันการออกเดินทางอีกครั้งและการเพิ่มล่าช้าได้รับการอนุมัติหลังจากออกรายชื่อแรก ขอให้เพื่อนร่วมงานระบุการดําเนินการครั้งต่อไป และเจ้าของการตัดสินใจโดยใช้ขั้นตอนเท่านั้น การออกกําลังกายจะทดสอบว่ากระบวนการสามารถอยู่รอดได้หรือไม่ เจ้าของปกติก้าวออกไป
รายการตรวจสอบการเปิดตัวขนาดกะทัดรัดสามารถครอบคลุมรายการปัจจุบัน, ตะกั่วที่กําหนด, พื้นที่การประชุมที่ใช้งานได้, คําจํากัดความสถานะที่ชัดเจน, ความจุที่แก้ไข, การจัดแขกที่เกี่ยวข้อง, การนับครั้งสุดท้ายและการปรับปรุงสํานักงาน การตรวจสอบแต่ละครั้งควรมีคําตอบที่สังเกตได้ “ทุกอย่างพร้อม” กว้างเกินไปที่จะช่วยให้ใครบางคนสังเกตเห็นว่าส่วนใดที่ยังไม่เสร็จ
คู่มือรายการ อธิบายวิธีการเตรียมบันทึกพื้นฐานในขณะที่ คู่มือการสื่อสารรับสินค้า ครอบคลุมวิธีการของแขก ของ Tripnatic พื้นที่ผู้ปฏิบัติงาน รองรับการจองและข้อความของผู้เข้าพัก แต่ไม่มีเครื่องสแกนแบบเนทีฟ รายการอัตโนมัติ หรือโหมดออฟไลน์ที่สันนิษฐานไว้ที่นี่ กระบวนการออกเดินทางที่ดีทําให้แผนปัจจุบันมองเห็นได้ และช่วยให้พนักงานมีวิธีที่สงบในการจัดการกับกรณีที่ไม่ตรงกัน
