โรงแรมโทรมาพร้อมคําขอของครอบครัว หนังสือลูกค้าที่ส่งคืนทางข้อความ และคนสองคนมาถึงสํานักงาน ยอดขายเหล่านั้นไม่ใช่เรื่องยากโดยเนื้อแท้ ปัญหาเริ่มต้นเมื่อพวกเขายังคงอยู่นอกระบบที่กําหนดความจุ การรับ และรายชื่อผู้โดยสารของไกด์
รายการของแขกคือผลการดําเนินงานของการตัดสินใจหลายครั้ง ไม่ใช่สิ่งทดแทนการทํา ควรแสดงให้เห็นว่าใครเป็นที่คาดหวังและทีมต้องส่งมอบอะไร ในขณะที่บันทึกการจองที่เต็มกว่าจะเก็บรายละเอียดเชิงพาณิชย์และประวัติการเปลี่ยนแปลง คู่มือนี้อธิบายกระบวนการด้วยตนเองในทางปฏิบัติโดยไม่ต้องสมมติว่าแพลตฟอร์มใดแพลตฟอร์มหนึ่งประกอบด้วยเครื่องมือเข้าด้วยตนเอง การส่งออกเอกสาร หรือรายการอัตโนมัติ
ให้การขายด้วยตนเองจุดเข้าที่กําหนด
ตัดสินใจว่าใครสามารถรับการจองจากแต่ละแหล่ง และบันทึกได้ที่ไหน พนักงานที่ขอโทรศัพท์ควรทราบว่าพวกเขาสามารถยืนยันได้ทันทีหรือต้องขอการตัดสินใจด้านความจุหรือไม่ . มัคคุเทศก์หรือพันธมิตรโรงแรมควรมีความเข้าใจเดียวกัน ก่อนที่จะสัญญาว่าจะให้แขกรับเชิญ
ใช้ลําดับการบริโภคสั้น ๆ : ระบุการออกเดินทางจับคู่และรายละเอียดการติดต่อที่จําเป็นในการประเมินตรวจสอบความจุบันทึกการตัดสินใจและสื่อสารผลลัพธ์ อย่าเริ่มต้นด้วยคําขอชําระเงิน ในขณะที่วันที่หรือตัวเลือกผลิตภัณฑ์ยังคงคลุมเครือ แบบฟอร์มที่กรอกแล้วจะมีประโยชน์ ก็ต่อเมื่อเข้าใจคําขออ้างอิงเท่านั้น
สําหรับการสอบถามนอกสํานักงาน ให้สร้างการส่งมอบที่ใช้งานได้จริงให้กับผู้ที่มีบันทึกความจุในปัจจุบัน หากบุคคลนั้นไม่พร้อมใช้งาน ให้ลูกค้ามีเวลาตอบสนองมากกว่าการยืนยันที่ไม่สนับสนุน ธุรกิจสามารถยังคงให้การต้อนรับโดยไม่ต้องอนุญาตให้มีการจองที่นั่งอิสระหลาย ๆ แห่งในโทรศัพท์แยกต่างหาก
เก็บการอ้างอิงที่มั่นคงในทุกการสนทนา
กําหนดการอ้างอิงการจองหนึ่งรายการและบันทึกโรงแรมตัวแทนหรือการอ้างอิงภายนอกแพลตฟอร์มใด ๆ ข้าง ๆ ใช้การอ้างอิงนั้นเมื่อย้ายข้อมูลระหว่างบันทึกการรับเข้า บันทึกการชําระเงิน และรายการขาออก ชื่อแขกคนเดียวไม่ใช่ลิงก์ที่เชื่อถือได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคนคนหนึ่งจองไว้หลายครอบครัว
ตรวจสอบรายการที่ซ้ํากันก่อนสร้างการจองอีกครั้ง ถามว่าผู้เดินทางได้รับการยืนยันแล้วและเปรียบเทียบรายละเอียดการเดินทาง การติดต่อ และปาร์ตี้หรือไม่ ผู้เข้าพักสามารถติดต่อสํานักงานหลังจากจองที่อื่นเพราะต้องการคําแนะนําในการรับสินค้า ไม่ใช่เพราะพวกเขาตั้งใจจะซื้อสองครั้ง
หากคุณค้นพบบันทึกที่ซ้ํากัน ให้ระบุบันทึกที่ใช้งานอยู่และเชื่อมโยงอีกอันหนึ่งกับบันทึกนั้น เก็บคําอธิบายสั้น ๆ เพื่อให้พนักงานคนต่อไปเข้าใจว่าเหตุใดครอบครัวเดียวกันจึงปรากฏในข้อความสองครั้ง อย่ายกเลิกการชําระเงินหรือปล่อยหนึ่งความสามารถในการชําระเงินจนกว่าการจองและตําแหน่งการชําระเงินจะได้รับการตรวจสอบผ่านกระบวนการที่เหมาะสม †
แยกส่วนหัวการจองออกจากรายละเอียดผู้โดยสาร
ส่วนหัวการจองควรระบุผลิตภัณฑ์ ตัวเลือก วันที่ ออกเดินทาง การติดต่อนํา ช่อง สถานะการจอง และสถานะการชําระเงินที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดผู้โดยสารอธิบายผู้คนที่ครอบคลุมโดยการจองนั้น และทรัพยากรที่พวกเขาต้องการ การรักษาระดับเหล่านั้นให้ชัดเจน ป้องกันไม่ให้ข้อมูลการติดต่อของกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งถูกทําซ้ําโดยไม่จําเป็นในทุกรายการการดําเนินงาน
สําหรับผลิตภัณฑ์ง่าย ๆ จํานวนผู้ใหญ่และการนับเด็กอาจเพียงพอสําหรับการวางแผน ผลิตภัณฑ์อื่นอาจต้องการชื่อบุคคลหรือข้อมูลผู้เข้าร่วมโดยเฉพาะ กําหนดข้อกําหนดเหล่านั้นจากบริการจริง และผู้ให้บริการที่รับผิดชอบก่อนที่จะรวบรวม อย่าคัดลอกแบบฟอร์มของซัพพลายเออร์ที่มีรายละเอียดมากที่สุดลงในทัวร์ที่ไม่เกี่ยวข้องทุกครั้ง †
ใช้ฉลากคอลัมน์ที่สอดคล้องกันและอธิบายหน่วย “ปริมาณ” อาจหมายถึงคนกลุ่มเอกชนหรือชุดอุปกรณ์ “เด็ก” อาจหมายถึงผู้เยาว์ทุกคนหรือประเภทตั๋วเฉพาะ เขียนพจนานุกรมข้อมูลขนาดเล็กที่อธิบายว่าแต่ละฟิลด์หมายถึงอะไร และใครทําให้สําเร็จ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อหลายคนเข้าสู่การจองในช่วงกะที่วุ่นวาย † ษา
จัดการเด็กผ่านกฎจริงของผลิตภัณฑ์
บันทึกข้อมูลอายุในระดับที่ผลิตภัณฑ์ต้องการสําหรับการมีสิทธิ์ การกําหนดราคา และการเตรียมทรัพยากร สอบถามผู้ปกครองหรือผู้ใหญ่ที่รับผิดชอบเพื่อขอคําชี้แจงเมื่อหมวดหมู่ไม่แน่นอน . ตั๋วเด็ก ตั๋วสําหรับทารก และบุคคลที่ไม่จ่ายราคาผู้ใหญ่ไม่ควรถูกสันนิษฐานว่าใช้ทรัพยากรเดียวกัน
ตรวจสอบที่นั่ง อุปกรณ์ และการจัดวางการกํากับดูแลกับผู้รับผิดชอบในการจัดส่ง ค่าโดยสารที่ลดลงไม่ได้ชําระตัวเองว่าจําเป็นต้องมีสถานที่แยกต่างหากหรืออุปกรณ์เฉพาะหรือไม่ . ในทํานองเดียวกัน การยอมรับเด็กในตัวเลือกเดียวไม่ได้กําหนดว่าทุกตัวเลือกในแคตตาล็อกของคุณมีความเหมาะสมหรือกฎการมีส่วนร่วมเหมือนกัน
สื่อสารผลลัพธ์ให้ชัดเจนก่อนการยืนยัน ตัวอย่างเช่น: “เราได้บันทึกผู้ใหญ่สองคนและเด็กสองคนอายุ [อายุ] สําหรับ [ตัวเลือก] เรากําลังยืนยัน [ข้อตกลงที่เกี่ยวข้อง] ที่จําเป็นก่อนที่จะสรุปการจองของคุณ” นี่คือแม่แบบดั้งเดิมไม่ใช่นโยบายสากล แทนที่ทุกวงเล็บด้วยรายละเอียดที่ตรวจสอบแล้ว และหลีกเลี่ยงการขอให้แขกวินิจฉัยความเหมาะสมจากวลีที่คลุมเครือ เช่น เป็นมิตรกับครอบครัว
รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องสร้างเอกสาร
สําหรับแต่ละสาขาที่ร้องขอ ระบุการตัดสินใจที่สนับสนุน มัคคุเทศก์อาจต้องการการกําหนดภาษา หรือการจัดการความช่วยเหลือที่ตกลงกันไว้ พวกเขาไม่ค่อยต้องการ การสนทนาเรื่องการชําระเงินทั้งหมด หากรายละเอียดไม่มีวัตถุประสงค์ในการดําเนินงานในปัจจุบัน ให้พิจารณาใหม่ว่าเหตุใดจึงปรากฏบนรายการ
คณะกรรมาธิการสารสนเทศของสหราชอาณาจักร คําแนะนําในการลดข้อมูล อธิบายหลักการสําหรับองค์กรภายในกรอบการปกป้องข้อมูลของสหราชอาณาจักรที่เกี่ยวข้อง มันเป็นคําแนะนําหลักที่เป็นประโยชน์ในการ จํากัด ข้อมูลตามวัตถุประสงค์ มันไม่ใช่คําแถลงสากลของทุกความต้องการของจุดหมายปลายทาง สร้างข้อกําหนดที่ใช้กับธุรกิจและบริการของคุณจริง ๆ
ในกรณีที่ผู้ให้บริการขอข้อมูลประจําตัวหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่น ๆ ให้ตรวจสอบข้อกําหนดฝ่ายรับและเส้นทางการรวบรวมที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการใส่ภาพเอกสารหรือการเปิดเผยรายละเอียดส่วนบุคคลลงในเอกสารผู้โดยสารทั่วไป † อธิบายว่าเหตุใดจึงมีการขอข้อมูล และกําหนดเส้นทางคําถามพิเศษไปยังบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในการจัดการ ทีมปฏิบัติการต้องการการจัดการที่ดําเนินการได้ ไม่ใช่ประวัติส่วนตัวที่ไม่จําเป็น
สร้างมุมมองการออกเดินทางจากบันทึกที่ใช้งานอยู่
รายการที่ออกเดินทางควรระบุวันที่ ผลิตภัณฑ์ การออกเดินทาง หรือทรัพยากร เวลาออก และบุคคลที่รับผิดชอบ รวมถึงการอ้างอิงการจองปริมาณปาร์ตี้การจัดประชุมและบันทึกการจัดส่งที่เกี่ยวข้องใด ๆ แสดงรายการที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขอย่างชัดเจน แทนที่จะทิ้งช่องว่างที่พนักงานอาจตีความว่าสมบูรณ์
หากใช้ Google Sheets, ตัวกรองและมุมมองตัวกรอง สามารถช่วยแยกการออกเดินทางโดยเฉพาะ ทดสอบเกณฑ์ก่อนอาศัยผลลัพธ์ แถวที่ยกเว้นเนื่องจากวันที่หรือสถานะที่ไม่สอดคล้องกัน อาจทําให้การออกเดินทางดูเล็กกว่าที่เป็นอยู่ ตรวจสอบยอดรวมเทียบกับจํานวนการจองและปริมาณผู้โดยสารที่อนุญาต
อย่าถือว่าการซ่อนคอลัมน์สร้างสําเนาที่ถูก จํากัด อย่างเหมาะสมสําหรับผู้รับรายอื่น สร้างมุมมองการดําเนินงานที่เหมาะสมหรือเอกสารควบคุมแยกต่างหากที่มีเฉพาะฟิลด์ที่จําเป็นเท่านั้น โดยใช้เครื่องมือและสิทธิ์ที่แท้จริงที่มีอยู่ เก็บการลงทะเบียนการจองเต็มออกจากไดรเวอร์กว้าง ๆ หรือกลุ่มผู้เข้าพัก
ทําให้เครื่องหมายเช็คอินหมายถึงสิ่งหนึ่ง
กําหนดสิ่งที่แต่ละเครื่องหมายบันทึก “ปัจจุบัน” อาจหมายถึงผู้นําเดินทางได้พูดคุยกับพนักงานทั้งพรรคมาถึงแล้วหรือทุกคนขึ้นเครื่องแล้ว นั่นเป็นเหตุการณ์ที่แตกต่างกัน เห็บเดียวข้างกลุ่มสามารถปกปิดสมาชิกในครอบครัวที่หายไปได้ เว้นแต่ทีมจะเข้าใจความหมายของมัน
ช่องทําเครื่องหมาย Google Sheets สามารถบันทึกงานใช่หรือไม่ใช่ที่กําหนดไว้ ใช้พวกเขาสําหรับสถานะที่ชัดเจนเช่น“ ยืนยันการนับพรรค” แทนที่จะเป็นฟิลด์ที่คลุมเครือที่เรียกว่า“ เสร็จสิ้น” หากการเดินทางของคุณต้องการขั้นตอนเพิ่มเติม ให้ใช้ฟิลด์ที่มีป้ายกํากับแยกต่างหากหรือสถานะการควบคุมสั้น ๆ
สําหรับการจองสี่คนสมมติ พนักงานอาจบันทึกว่ามีสามคนมาถึงแล้วและหนึ่งยังคงคาดหวัง ให้ปริมาณนั้นมองเห็นได้ จนกว่าสถานการณ์จะคลี่คลาย อย่าทําเครื่องหมายการจองไว้เต็มจํานวน เพราะบุคคลที่ถือการยืนยันอยู่ที่นั่น ในเวลาเดียวกัน หลีกเลี่ยงการรวบรวมรายละเอียดแขกชุดเต็มใหม่ที่จุดนัดพบเมื่อรายละเอียดเหล่านั้นถูกบันทึกไว้แล้วและไม่จําเป็นต้องทําซ้ํา
ควบคุมการเข้าถึงและออกเวอร์ชันโดยเจตนา
ตัดสินใจว่าใครต้องการมุมมองการเข้าถึง และผู้ที่ต้องการแก้ไขการเข้าถึง ผู้ขับขี่อาจต้องการรายการรวบรวม แต่ไม่ได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนวันหรือราคาการจอง สํานักงานต้องการเส้นทางที่ชัดเจนสําหรับการแก้ไขจากไกด์ โดยไม่อนุญาตให้สําเนาที่ขัดแย้งกันหลายฉบับกลายเป็นอํานาจ
เอกสารการแบ่งปันของ Google Drive อธิบายผู้ชม ผู้แสดงความคิดเห็น และบรรณาธิการที่อนุญาต และแบ่งปันกับบุคคลเฉพาะ ตรวจสอบไฟล์จริงและการเข้าถึงโฟลเดอร์ผู้ปกครองแทนที่จะสมมติว่าแผ่นงานที่ดูถูก จํากัด เป็นส่วนตัว ตัวอย่างที่นี่ไม่จําเป็นต้องใช้เครื่องมือ Google; ใช้การควบคุมที่เทียบเท่าในระบบที่คุณเลือก
เมื่อรายการถูกพิมพ์หรือส่งเป็นภาพรวม ให้ติดป้ายเวลาออก การเปลี่ยนแปลงในภายหลังจะต้องไปถึงบุคคลที่ใช้สําเนานั้น และรับทราบ หากยานพาหนะหลายคันได้รับรายการที่แตกต่างกัน ให้ยืนยันว่าการจองใดอยู่ในแต่ละคัน การส่งทุกคนไปทั้งหมด เพื่อหลีกเลี่ยงการเตรียมมุมมองที่เหมาะสม เป็นสิ่งทดแทนที่ไร้ประสิทธิภาพ สําหรับการจัดสรรที่ชัดเจน
กระทบยอดการเพิ่มเติมล่าช้าการเคลื่อนไหวและการยกเลิก
ทุก ๆ การเพิ่มล่าช้าต้องการความจุและการตรวจสอบการเตรียมการเช่นเดียวกับการจองก่อนหน้านี้ ระบุสิ่งที่ออกแล้ว: ข้อความรับสินค้าคําขออุปกรณ์และรายการคู่มือ อัปเดตผลลัพธ์เหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่เป็นงานเสริมที่บางคนอาจจําได้หลังจากนั้น
การเคลื่อนไหวระหว่างการออกเดินทางมีสองด้าน ลบคํามั่นสัญญาจากการออกเดินทางครั้งเก่าผ่านสถานะที่ถูกต้องหรือกระบวนการเปลี่ยนแปลง และเพิ่มลงในสิ่งใหม่หลังจากตรวจสอบความพร้อมใช้งานแล้วเท่านั้น ตรวจสอบยอดรวมทั้งสองรายการ มิฉะนั้น การจองอาจหายไปจากรายการปฏิบัติการหนึ่งรายการในขณะที่ยังคงใช้ความจุอยู่ที่นั่น หรือปรากฏในรายการใหม่โดยไม่มีทรัพยากรที่จําเป็น
สําหรับการยกเลิกให้เก็บบันทึกด้วยสถานะที่ชัดเจนและจัดการการดําเนินการชําระเงินใด ๆ แยกต่างหาก การยกเลิกการดําเนินงานไม่ได้ระบุว่า มีการดําเนินการคืนเงิน หากเพียงส่วนหนึ่งของกลุ่มยกเลิกอัปเดตปริมาณผู้โดยสารและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องใด ๆ จากนั้นสื่อสารการจองที่แก้ไขให้กับแขก
จดไว้เป็นพิเศษ เมื่อการเปลี่ยนแปลงยังไม่สามารถแก้ไขได้ ตัวอย่างเช่น: “อ้างอิง [X] ผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมหนึ่งรายที่ร้องขอ ไม่ได้รับการยืนยัน การตรวจสอบความจุที่กําหนดให้กับ [ชื่อ] โดย [เวลา]” สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้คําขอที่ยังไม่ได้รับคําตอบ ปรากฏตัวในฐานะผู้โดยสารที่ได้รับการยอมรับในรายการ การตอบกลับที่หันหน้าไปทางแขกควรใช้ความแตกต่างเดียวกัน
หากการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตล้มเหลวในระหว่างการเตรียมตัว ให้เสนอชื่อบุคคลหนึ่งเพื่อรักษาบันทึกชั่วคราวและทําเครื่องหมายเมื่อไฟฟ้าดับเริ่มขึ้น บันทึกคํามั่นสัญญาใหม่ พยายามเปลี่ยนแปลง และตัดสินใจตามลําดับ เมื่อการเข้าถึงกลับมา ให้กระทบยอดเหตุการณ์เหล่านั้นกับบันทึกการถ่ายทอดสดก่อนที่จะออกรายการอื่น อย่าเพียงแค่วางผู้โดยสารทั้งหมดลงในเซลล์ เพราะสามารถปกปิดการจองที่สร้างมันขึ้นมาได้ การกู้คืนควรเรียกคืนเส้นทางการจองเช่นเดียวกับการนับ ดังนั้นคําถามในภายหลังเกี่ยวกับการชําระเงินหรือการรับยังคงเชื่อมต่อกับการอ้างอิงที่เป็นที่รู้จัก
ปิดรายการโดยไม่สูญเสียการเรียนรู้
หลังจากออกเดินทาง คาดว่าจะมีการคืนดีกันและการเข้าร่วมจริงและข้อยกเว้นการจัดส่งวัสดุบันทึก แยกแยะการไม่ปรากฏตัวจากการจองที่ถูกยกเลิก หรือบุคคลย้ายไปยังการเดินทางอื่น ความแตกต่างเหล่านั้นมีความสําคัญเมื่อตรวจสอบการสื่อสารและการใช้กําลังการผลิตในภายหลัง หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนการเข้าร่วมในอดีต เพียงเพื่อให้ยอดรวมดูเป็นระเบียบเรียบร้อย
มีกระบวนการเก็บรักษาและกําจัดที่กําหนดไว้ เหมาะสมกับข้อมูลและข้อกําหนดที่เกี่ยวข้อง สําเนาการดําเนินงานไม่ควรสะสมอย่างไม่มีกําหนดในกล่องเก็บของในรถยนต์ การดาวน์โหลดส่วนบุคคล หรือการแชทกลุ่มที่ไม่มีการตรวจสอบ พิจารณาว่าธุรกิจต้องรักษาอะไรไว้และที่ไหน จากนั้นทําการล้างสําเนาที่ไม่จําเป็นเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรการปิด
ทบทวนตัวอย่างหนึ่งรายการกับเพื่อนร่วมงาน พวกเขาสามารถระบุการออกเดินทาง ทําความเข้าใจทุกคอลัมน์ รวมผู้โดยสาร และดูว่าต้องดําเนินการอะไร ขอให้พวกเขาติดตามการเปลี่ยนแปลงประเภทเด็กสมมติ และการจองโรงแรมล่าช้าจากการรับเข้าผ่านรายการสุดท้าย หากพวกเขาต้องการหน่วยความจําของเจ้าของให้เสร็จสิ้น ให้ปรับปรุงคําแนะนํา
ใช้รายการตรวจสอบการปล่อยสั้น ๆ ก่อนออกเดินทางแต่ละครั้ง: วันที่และตัวเลือกที่ถูกต้องทุกช่องทางคืนดีตรวจสอบปริมาณผู้โดยสารการจัดการเด็กที่เกี่ยวข้องยืนยันรายละเอียดการรับปัจจุบันกรณีที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขที่กําหนดและเวลาออกที่มองเห็นได้ อ่านเช็คเทียบกับบันทึก แทนที่จะติ๊กจากนิสัย รายการตรวจสอบจะมีคุณค่าเมื่อแต่ละรายการมีหลักฐานเฉพาะที่อยู่เบื้องหลัง †อ
คู่มือการจัดการความจุ อธิบายด้านทรัพยากรของกระบวนการนี้ ของ Tripnatic พื้นที่ผู้ปฏิบัติงาน สนับสนุนการจองและการสื่อสารในการดําเนินงาน ในขณะที่การจัดการที่แน่นอนของการบริโภคด้วยตนเองและรายการควรปฏิบัติตามการควบคุมที่มีอยู่ในบัญชีและธุรกิจของคุณ รายการที่เชื่อถือได้เริ่มต้นด้วยความมุ่งมั่นที่เชื่อถือได้ และจบลงด้วยทีมที่รู้อย่างแม่นยําว่าใครที่คาดหวัง
