วิธีการทดสอบขั้นตอนการปฏิบัติงานกับสมาชิกในทีมใหม่

ขั้นตอนการดําเนินงานสามารถทําได้บนกระดาษ และใช้งานไม่ได้ที่โต๊ะ ผู้เขียนรู้ว่าควรเปิดหน้าจอใด ชวเลขของซัพพลายเออร์หมายถึงอะไร และควรเรียกผู้จัดการเมื่อใด เพื่อนร่วมงานใหม่อาจไม่รู้จักสิ่งเหล่านั้น แต่เอกสารก็ข้ามพวกเขาเพราะพวกเขาดูเหมือนชัดเจนสําหรับคนที่เขียนมัน

การทดสอบขั้นตอนกับสมาชิกในทีมใหม่ เป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงในการเปิดเผยช่องว่างเหล่านั้น จุดมุ่งหมายคือเพื่อประเมินว่าคําแนะนําดังกล่าวสนับสนุนงานที่เชื่อถือได้หรือไม่ ในขณะที่ยังคงฝึกอบรมและดําเนินการสดให้ปลอดภัย คู่มือนี้กําหนดวิธีการทดสอบดั้งเดิมสําหรับผู้ประกอบการหรือหน่วยงานขนาดเล็ก โดยดึงขั้นตอนสาธารณะและคําแนะนําการใช้งาน ไม่แทนที่การฝึกอบรมวิชาชีพที่จําเป็นหรือการอนุญาตภายใต้การดูแลสําหรับกิจกรรมเฉพาะทาง การฝึกอบรมมืออาชีพที่จําเป็น

เลือกขั้นตอนที่มีผลลัพธ์ที่สังเกตได้

เริ่มต้นด้วยงานที่มีขอบเขต เช่น การเตรียมบทสรุปของซัพพลายเออร์ทัวร์ส่วนตัว บันทึกการเปลี่ยนแปลงการจองที่ยอมรับหรือออกคําแนะนําการรับที่เช็คอิน หลีกเลี่ยงการทดสอบ “เรียกใช้แผนกปฏิบัติการ” เป็นงานเดียว ขอบเขตที่ชัดเจนทําให้ง่ายต่อการรับรู้ว่าขั้นตอนประสบความสําเร็จที่ใด และปล่อยให้บุคคลนั้นคาดเดาได้ที่ไหน

เขียนเงื่อนไขเริ่มต้นผลลัพธ์ที่คาดหวังและจุดหยุด สําหรับคําแนะนําในการรับ สภาพเริ่มต้นอาจเป็นการจองที่ได้รับการยืนยันพร้อมคําถามเกี่ยวกับสถานที่ ผลลัพธ์อาจเป็นคําแนะนําที่สอดคล้องกัน ได้รับการอนุมัติ บันทึกและสื่อสารผ่านช่องทางที่ถูกต้อง จุดหยุดควรระบุสิ่งที่ต้องยกระดับ

สหรัฐอเมริกา EPA คําแนะนําการเตรียม SOP↗ เป็นการอ้างอิงที่มีประโยชน์สําหรับการจัดทําเอกสารงานที่ทําซ้ําได้ แม้ว่าบริบทของระบบคุณภาพจะแตกต่างจากการดําเนินการเดินทาง การปรับตัวที่เกี่ยวข้องคือการให้ขั้นตอนที่เพียงพอที่จะปฏิบัติตามและทบทวน . เอกสารชื่อ “ตรวจสอบทุกอย่างอย่างรอบคอบ” ไม่ได้ให้วิธีการที่สังเกตได้หรือผลลัพธ์ที่ทดสอบได้

การฝึกอบรมการทดสอบและการอนุญาตแยกต่างหาก

พนักงานใหม่อาจต้องการการปฐมนิเทศขั้นพื้นฐาน ก่อนที่การทดสอบขั้นตอนจะสมเหตุสมผล ยืนยันว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงเครื่องมือทดสอบ ทําความเข้าใจบทบาท และรับรู้ข้อกําหนดทางธุรกิจที่จําเป็นสําหรับงาน มิฉะนั้น ปัญหาการเข้าสู่ระบบสามารถใช้เซสชันได้โดยไม่ต้องเปิดเผยมากเกี่ยวกับขั้นตอนเอง

ในเวลาเดียวกัน หลีกเลี่ยงการสอนคําตอบที่แน่นอนทันทีก่อนการทดสอบ หากผู้เขียนเดินผ่านทุกคลิก บุคคลนั้นอาจทําซ้ําการสาธิตในขณะที่เอกสารยังไม่สมบูรณ์ ให้บริบทเพียงพอที่จะแสดงถึงขั้นตอนจริงของพวกเขาในการขึ้นเครื่อง จากนั้นสังเกตว่าขั้นตอนนี้สนับสนุนงานหรือไม่

ผ่านการทดสอบหนึ่งครั้งไม่ได้อนุญาตงานอิสระโดยอัตโนมัติ ผู้จัดการยังคงต้องตัดสินใจว่าเพื่อนร่วมงานได้รับอนุญาตให้ทําอะไร โดยมีการกํากับดูแลและอยู่ภายใต้กฎการดําเนินงานใด ทําให้การตัดสินใจเหล่านั้นชัดเจน นี่เป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่งที่งานจะส่งผลต่อการชําระเงิน ความจุ ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน หรือการตัดสินที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย การทดสอบสามารถเปิดเผยความจําเป็นในการฝึกอบรมหรือการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญโดยไม่ต้องแสร้งทําเป็นว่ารายการตรวจสอบให้ความสามารถที่จําเป็น .

ตั้งคําถามที่การทดสอบควรตอบ

เลือกคําถามที่มุ่งเน้นสองสามข้อก่อนเขียนสถานการณ์ เพื่อนร่วมงานสามารถค้นหาขั้นตอนได้หรือไม่ พวกเขาสามารถระบุแหล่งที่มาของอํานาจได้หรือไม่ พวกเขาแยกแยะคําขอ จากการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติหรือไม่ พวกเขาสามารถรับรู้ข้อเท็จจริงที่ขาดหายไป และหยุดที่จุดที่ถูกต้องได้หรือไม่

คําแนะนํา GOV.UK เกี่ยวกับ การวางแผนรอบการวิจัย↗ เน้นการกําหนดสิ่งที่คุณต้องเรียนรู้ นําไปใช้กับขั้นตอนภายในสิ่งนี้ช่วยป้องกันเซสชั่นที่ไม่มุ่งเน้นซึ่งลงท้ายด้วย“ เพื่อนร่วมงานดูสบายใจ” แต่ไม่มีหลักฐานเกี่ยวกับการตัดสินใจที่สําคัญ

เขียนเกณฑ์การยอมรับในแง่ของผลลัพธ์ มากกว่าเส้นทางที่ผู้เขียนต้องการ บุคคลอาจพบบันทึกที่ถูกต้อง ผ่านเส้นทางการนําทางที่ถูกต้องตามกฎหมายที่แตกต่างกัน สิ่งที่สําคัญคือว่าผลลัพธ์นั้นถูกต้องหรือไม่ บันทึกไว้อย่างเหมาะสม และอยู่ในอํานาจของตนหรือไม่ สํารองการจัดลําดับที่เข้มงวดสําหรับขั้นตอนที่คําสั่งซื้อมีวัตถุประสงค์ในการดําเนินงานที่แท้จริง เช่น การตรวจสอบการอนุมัติก่อนการสื่อสารการเปลี่ยนแปลง อธิบายวัตถุประสงค์นั้นในขั้นตอนตัวเอง

ออกแบบเคสที่สมจริงโดยไม่ต้องใช้ความเสี่ยงของแขกที่อาศัยอยู่

ใช้ข้อมูลปลอมหรือสภาพแวดล้อมการทดสอบที่แยกได้อย่างชัดเจน สร้างกรณีที่มีรายละเอียดประเภทเดียวกับที่เพื่อนร่วมงานจะพบ: วันที่, ผู้เข้าร่วมผสม, การตอบสนองของซัพพลายเออร์, การอ้างอิงการจองและความคลุมเครือที่สมจริงจํานวนเล็กน้อย ลบข้อมูลส่วนบุคคลจริง ๆ เว้นแต่จะมีเหตุผลที่สมเหตุสมผลและได้รับการอนุมัติให้ใช้

รวมกรณีปกติหนึ่งกรณีและข้อยกเว้นหนึ่งข้อ กรณีปกติแสดงให้เห็นว่าลําดับพื้นฐานทํางานหรือไม่ ข้อยกเว้นเผยให้เห็นว่าขั้นตอนนี้สอนการตัดสินและยกระดับหรือไม่ ตัวอย่างเช่นซัพพลายเออร์อาจยืนยันผลิตภัณฑ์ แต่ปล่อยให้ความคุ้มครองการรับยังไม่ได้รับ ขั้นตอนต่อไปที่ถูกต้องไม่ควรเป็นการประดิษฐ์สัญญาการรับสินค้า เพื่อให้สามารถปิดเคสได้

อย่าทําให้ข้อยกเว้นเป็นเคล็ดลับ มันควรแสดงถึงสถานการณ์การทํางานที่น่าเชื่อถือ โดยมีหลักฐานเดียวกับที่พนักงานจะได้รับตามปกติ บอกผู้เข้าร่วมว่าผลลัพธ์ใดที่พวกเขาพยายามบรรลุโดยไม่ต้องตั้งชื่อปุ่มหรือหัวหน้าที่แน่นอน . ขั้นตอนควรให้เส้นทาง การทดสอบที่แจกเส้นทางวัดการเรียนการสอนตามในเซสชั่น มากกว่าการใช้งานของเอกสาร

เตรียมวิธีการสังเกต

มอบหมายให้ผู้สังเกตการณ์หรือผู้จดบันทึกที่เป็นไปได้ ใช้บันทึกง่ายๆ: เวลาหรือขั้นตอน การดําเนินการที่สังเกตได้ คําที่เกี่ยวข้อง ความไม่แน่นอน ความช่วยเหลือและผลที่ตามมา แยกแยะสิ่งที่เกิดขึ้น จากการตีความของคุณ ว่าทําไมมันถึงเกิดขึ้น “เปิดหน้านโยบายเก่า” เป็นข้อสังเกต; “ไม่ใส่ใจ” เป็นการตัดสินที่ไม่สนับสนุน

คําแนะนําของ GOV.UK เกี่ยวกับ จดบันทึกการวิจัย↗ เสนอหลักการที่เป็นประโยชน์สําหรับการรักษาหลักฐาน สําหรับการปรับตัวภายในนี้ให้จดบันทึกสัดส่วนและ จํากัด ข้อมูลส่วนบุคคล หากคุณบันทึกเซสชัน อธิบายวัตถุประสงค์ ขออนุญาตอย่างเหมาะสม และปฏิบัติตามข้อกําหนดการจัดการบันทึกที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ

เตรียมขั้นตอนให้ตรงกับที่เพื่อนร่วมงานมักจะพบมัน, รวมทั้งชื่อ, สถานที่และการเชื่อมโยง. อย่าเปิดหน้าที่ถูกต้องไว้ หากพบว่าเป็นหนึ่งในคําถามที่กําลังทดสอบ ยืนยันว่าบัญชีทดสอบสามารถดําเนินการตามที่ตั้งใจไว้ได้ โดยไม่กระทบต่อการผลิต การฝึกซ้อมระยะสั้นกับผู้อํานวยความสะดวกสามารถจับการตั้งค่าการทดสอบที่เสียได้ก่อนที่พนักงานใหม่จะมาถึง

สังเกตโดยไม่ช่วยขั้นตอนเร็วเกินไป

อธิบายว่าเอกสารและกระบวนการกําลังถูกทดสอบ ขอให้เพื่อนร่วมงานอธิบายสิ่งที่พวกเขาพยายามทําในขณะที่พวกเขาทํางาน ในขณะที่อนุญาตให้มีสมาธิอย่างเงียบ ๆ เมื่อจําเป็น ดูว่าพวกเขาค้นหาที่ไหน สิ่งที่พวกเขาอ่านซ้ํา และเมื่อพวกเขาลังเล

GOV.UK คําแนะนําการทดสอบการใช้งานที่กลั่นกรอง↗ สนับสนุนงานที่สมจริงและการสังเกตที่เป็นกลาง ในการปรับตัวนี้ หลีกเลี่ยงคําแนะนําชั้นนํา เช่น “คุณได้ตรวจสอบบันทึกย่อที่ด้านล่างหรือไม่” คําถามที่เป็นกลางคือ “ตอนนี้คุณกําลังมองหาอะไร”

หากผู้เข้าร่วมติดอยู่ ให้บันทึกประเด็นและความช่วยเหลือที่คุณให้ไว้ จากนั้นช่วยให้เพียงพอที่จะเรียนรู้ต่อจากขั้นตอนที่เหลือ อย่าแสร้งทําเป็นว่างานเสร็จสิ้นโดยไม่ได้รับความช่วยเหลือ หยุดทันทีหากการทดสอบอาจส่งผลกระทบต่อการจองจริง เปิดเผยข้อมูล หรือเกินอํานาจของบุคคล การจําลองที่สมจริงควรเปิดเผยปัญหาการดําเนินงานโดยไม่ต้องสร้าง รักษาความแตกต่างระหว่างปัญหาในขั้นตอน ปัญหาการเข้าถึง และความต้องการการฝึกอบรม

การทดสอบการเปลี่ยนแปลงการจองสมมติ

ลองนึกภาพขั้นตอนครอบคลุมคําขอของลูกค้า เพื่อย้ายกิจกรรมส่วนตัวไปยังวันถัดไป ชุดทดสอบมีคําขอ, การตอบกลับของซัพพลายเออร์ยืนยันวันที่ใหม่และหน้าจอการจองยังคงแสดงวันที่เดิม การตอบกลับของซัพพลายเออร์ไม่ได้กล่าวถึงสถานที่ตั้งของโรงแรมที่เปลี่ยนแปลงไป

เพื่อนร่วมงานใหม่ระบุอย่างถูกต้องว่าคําขอและการตอบสนองของซัพพลายเออร์ไม่ได้หมายความว่าทุก ๆ การอัปเดตการจองที่จําเป็นจะเสร็จสมบูรณ์ พวกเขาทําตามขั้นตอนบันทึกการจอง แต่ไม่สามารถบอกได้ว่าใครได้รับอนุญาตให้อนุมัติการเปลี่ยนแปลงการรับที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ เอกสารระบุเฉพาะ “รายละเอียดการอัปเดต” ผู้สังเกตการณ์บันทึกความคลุมเครือ และการตัดสินใจของเพื่อนร่วมงาน ที่จะถามหัวหน้างาน

งานนี้หยุดชั่วคราวที่เขตแดนนั้น แทนที่จะถูกทําเครื่องหมายว่าเป็นความล้มเหลวส่วนตัว การแก้ไขควรระบุชื่อบทบาทการอนุมัติ ระบุการตรวจสอบสถานที่ และระบุว่าต้องมีหลักฐานใดก่อนที่ลูกค้าจะได้รับการยืนยันขั้นสุดท้าย การทดสอบซ้ําใช้วันที่สมมติและโรงแรมที่แตกต่างกัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมต้องปฏิบัติตามวิธีการแก้ไขมากกว่าที่จะเรียกคืนกรณีแรก ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์คือคําแนะนําที่ดีขึ้น และขอบเขตอํานาจที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

จําแนกปัญหาโดยสาเหตุของพวกเขา

หลังจากเซสชั่น กลุ่มค้นพบความสามารถในการค้นหา ข้อมูลที่ขาดหายไป ภาษาที่ไม่ชัดเจน ลําดับที่ไม่ถูกต้อง การเข้าถึง พฤติกรรมของระบบ และการฝึกอบรม การสังเกตหนึ่งครั้งอาจมีสาเหตุมากกว่าหนึ่งสาเหตุ แต่การตั้งชื่อสาเหตุที่น่าจะเป็นไปได้ช่วยเลือกวิธีการรักษา

หากเพื่อนร่วมงานไม่พบหน้า การเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมภายในอาจไม่ช่วย หากขั้นตอนใช้ชวเลขซัพพลายเออร์ที่พวกเขาไม่เคยได้รับการสอน ให้เพิ่มคําจํากัดความหรือปรับการขึ้นเครื่อง หากคําสั่งบอกว่าให้แก้ไขสาขาที่บทบาทของพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงได้ ให้แก้ไขบทบาทหรือการออกแบบการส่งมอบ หากเวิร์กโฟลว์ไม่สอดคล้องกัน การเขียนเอกสารใหม่อย่างหรูหรายิ่งขึ้นจะไม่แก้ไข

จัดลําดับความสําคัญโดยผลที่ตามมาและความเป็นไปได้ภายในการดําเนินงานของคุณ ขั้นตอนที่คลุมเครือที่สามารถส่งแขกไปยังท่าเรือที่ไม่ถูกต้อง สมควรได้รับความสนใจก่อนที่จะมีการจัดรูปแบบเล็กน้อย หลีกเลี่ยงคะแนนความรุนแรงโดยพลการ ซึ่งสื่อถึงความแม่นยํามากกว่าหลักฐานที่สนับสนุน อธิบายผลการดําเนินงานที่น่าจะเป็นไปได้ และกรณีที่อาจเกิดขึ้น นั่นทําให้การหาข้อมูล เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ กับคนที่ตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนแปลงอะไร

เขียนบทสรุปการแก้ไขที่ใครบางคนสามารถดําเนินการได้

สําหรับแต่ละการค้นพบที่สําคัญ, บันทึกงาน, หลักฐาน, ข้อบกพร่อง, การแก้ไขที่เสนอ, เจ้าของและสภาพการทดสอบใหม$1 บทสรุปควรอธิบายว่าคําแนะนําใหม่ ต้องอนุญาตให้เพื่อนร่วมงานทําอะไร หลีกเลี่ยง "ทําให้ชัดเจนขึ้น" เป็นการกระทําเพียงอย่างเดียว

บทสรุปการแก้ไขที่เป็นประโยชน์อาจพูดว่า: “ในขั้นตอนการยืนยันซัพพลายเออร์ ให้แยกแยะการอนุมัติวันที่ออกจากการอนุมัติการรับ เพิ่มบทบาทที่รับผิดชอบและกฎการหยุด เมื่อสถานที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ผู้ทดสอบควรสามารถระบุการตัดสินใจรับที่ขาดหายไปโดยไม่ต้องฝึกสอน” สิ่งนี้ทําให้ผู้เขียนมีปัญหาการออกแบบที่เฉพาะเจาะจง

ให้เจ้าของการดําเนินงานตรวจสอบการแก้ไขเพื่อความถูกต้องตามข้อเท็จจริง ผู้ทดสอบอาจแนะนําเส้นทางที่ง่ายกว่าซึ่งขัดแย้งกับกฎการจองจริง ดังนั้นข้อเสนอแนะจึงเป็นหลักฐานมากกว่าการอนุมัติอัตโนมัติเพื่อเปลี่ยนกระบวนการ เก็บรักษาเวอร์ชันก่อนหน้าหากจําเป็น ให้เวอร์ชันใหม่มีวันที่มีผลและบอกพนักงานที่ได้รับผลกระทบว่าการกระทําใดเปลี่ยนไป เดอะ คู่มือการเปลี่ยนบันทึก ให้วิธีการที่เกี่ยวข้องสําหรับการติดตามการเปลี่ยนแปลงในวัสดุที่ขึ้นอยู่กับ

ทดสอบการแก้ไขและกรณีข้างเคียงอีกครั้ง

ทําซ้ํางานด้วยรายละเอียดหุ่นสด ตรวจสอบว่าปัญหาเดิมได้รับการแก้ไขหรือไม่ และการแก้ไขแนะนําความคลุมเครือใหม่หรือไม่ ขั้นตอนสามารถแก้ไขข้อยกเว้นได้หนึ่งข้อโดยทําให้เส้นทางปกติซับซ้อนโดยไม่จําเป็น ดังนั้นให้รวมกรณีที่ตรงไปตรงมาที่อยู่ใกล้เคียง

ในทางปฏิบัติ เกี่ยวข้องกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ที่ยังไม่ได้เห็นการทดสอบครั้งแรก สิ่งนี้ช่วยแยกแยะเอกสารที่ปรับปรุงแล้วออกจากการเรียนรู้โดยผู้เข้าร่วมเดิม . หากพนักงานคนเดิมทดสอบซ้ํา หลีกเลี่ยงการตีความความความคุ้นเคยเพื่อเป็นข้อพิสูจน์ว่าผู้เริ่มต้นใหม่ทั้งหมดจะประสบความสําเร็จ

ใช้รายการตรวจสอบการยอมรับ:

• เพื่อนร่วมงานสามารถหาขั้นตอนปัจจุบันได้
• เครื่องมือและสิทธิ์ที่จําเป็นตรงกับบทบาทที่ระบุไว้
• ผลลัพธ์ที่คาดหวังและขอบเขตอํานาจนั้นชัดเจน
• ข้อเท็จจริงและการอนุมัติจะถูกตรวจสอบก่อนที่จะมีการสื่อสารข้อผูกพัน
• ข้อมูลที่ขาดหายไปมีการดําเนินการต่อไปอย่างชัดเจน
• ผลลัพธ์จะถูกบันทึกไว้ในระบบที่เหมาะสม
• ความช่วยเหลือที่ได้รับระหว่างการทดสอบสามารถมองเห็นได้ในบันทึกย่อ
• การแก้ไขวัสดุได้รับการตรวจสอบและทดสอบอีกครั้ง

ไม่จําเป็นต้องมีคะแนนที่สมบูรณ์แบบโดยพลการสําหรับทุก ๆ ประเด็นเล็ก ๆ น้อย ๆ ตัดสินใจอย่างพร้อมรอบตามผลของงาน และการกํากับดูแลที่มีอยู่จริง

ทําให้การทดสอบขั้นตอนเป็นส่วนหนึ่งของการบํารุงรักษาการดําเนินงาน

การทดสอบซ้ําเมื่อซอฟต์แวร์มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสําคัญซัพพลายเออร์แนะนําข้อกําหนดใหม่การเปลี่ยนแปลงบทบาทหรือคําถามซ้ํา ๆ แสดงให้เห็นว่าคําแนะนําไม่พอดีกับงานอีกต่อไป คุณไม่จําเป็นต้องเรียกใช้เซสชันอย่างเป็นทางการหลังจากการแก้ไขการพิมพ์ผิดทุกครั้ง ตรงกับความพยายาม ต่อความสําคัญของการเปลี่ยนแปลง

สําหรับหน่วยงานที่ได้รับอนุมัติโดยใช้ Tripnatic, the การเดินทางตัวแทน รวมถึงการค้นหากิจกรรมการเสนอราคาและการจอง การลงทะเบียนจะตามด้วยการตรวจสอบและอนุมัติที่เกี่ยวข้องก่อนเปิดใช้งาน ขั้นตอนภายในของคุณสามารถอธิบายได้ว่าทีมงานใช้พื้นที่ทํางานของตนอย่างไร และจัดการการอนุมัติโดยไม่บอกเป็นนัยว่าความสามารถในการสํารองใบเสนอราคาหรือบัญชีทดสอบอนุญาตการดําเนินการสด

เลือกขั้นตอนหนึ่งในสัปดาห์นี้ และสังเกตเพื่อนร่วมงานที่ใช้กับกรณีที่สมจริง บันทึกจุดแรกที่พวกเขาต้องเดา แก้ไขจุดนั้น ทดสอบซ้ํา และอัปเดตสําเนาการทํางาน ขั้นตอนที่เชื่อถือได้แสดงให้เห็นผ่านการใช้งาน, กับความเป็นเจ้าของที่ชัดเจนและขีด จํากัด. คุณค่าของมันคือเพื่อนร่วมงานสามารถทํางานได้อย่างแม่นยํา เมื่อผู้เขียนไม่ได้ยืนเคียงข้างพวกเขา