Zwei Agenten können unterschiedliche Informationen aus demselben Register benötigen. Einer überprüft die ausstehenden Lieferantenantworten von morgen, während ein anderer die Transferliste einer späteren Gruppe vorbereitet. Ein gewöhnlicher freigegebener Filter kann seine Arbeit unterbrechen, wenn eine Person die sichtbaren Zeilen ändert. Eine gut definierte Filteransicht ermöglicht es jedem Agenten, die relevante Teilmenge zu überprüfen, ohne die Ansicht einer anderen Person wiederholt zu ändern.
Das operative Risiko besteht darin, dass sich eine bequeme Sicht wie das gesamte Register anfühlt. Eine Buchung, die durch ein altes Kriterium ausgeschlossen ist, scheint verschwunden zu sein. Ein Kollege kann eine persönliche Auswahl mit einer endgültigen Ausreiseliste verwechseln. Verwenden Sie Filteransichten als Möglichkeit, die Datensätze zu navigieren, mit einer klaren Unterscheidung zwischen Sichtbarkeit, Bearbeitung und dem tatsächlichen Status jeder Buchung.
Wählen Sie eine Aufgabe, die eine Ansicht benötigt
Beginnen Sie mit einer wiederkehrenden Frage, die die vorhandenen Spalten beantworten können. Beispiele sind Lieferantenantworten, die noch für einen definierten Abflugzeitraum ausstehen, Buchungen, die einem Agenten zugewiesen sind, oder ein bestimmtes Produkt, das Dokumentenprüfungen erfordert. Geben Sie die Inklusionsregel in der gewöhnlichen Sprache an, bevor Sie Werte in der Tabelle auswählen.
Vermeiden Sie es, eine Ansicht dringende Arbeit zu nennen, es sei denn, die Dringlichkeit wird tatsächlich durch ein zuverlässiges Feld und eine zuverlässige Definition dargestellt. Ein Etikett, das wichtig klingt, kann beliebige Kriterien verbergen. Ein nützlicherer Name beschreibt die Teilmenge, z. B. Lieferantenantworten, wobei der Datumszustand erklärt wird, in dem die Mitarbeiter sie finden können.
Prüfen Sie, ob das Register die für die Aufgabe erforderlichen Informationen enthält. Wenn das Eigentümerfeld unvollständig ist oder mehrere Beschriftungen denselben Reservierungsstatus bedeuten, kann ein Filter die Klassifizierung nicht reparieren. Beheben Sie diese Datenprobleme oder dokumentieren Sie die Einschränkung, bevor Sie sich auf die resultierende Liste verlassen. Eine präzise Sicht kann noch auf inkonsistenten Datensätzen basieren.
Halten Sie die Aufgabe getrennt von der endgültigen operativen Entscheidung. Eine Ansicht der bestätigten Buchungen kann bei der Erstellung einer Abflugliste helfen, aber die Liste benötigt noch die normalen Überprüfungen der Agentur für aktuelle Änderungen, Stornierungen und Lieferantenabstimmung. Behandeln Sie die sichtbaren Zeilen nicht als automatisch genehmigtes Manifest, nur weil die Ansicht einen vertrauten Namen hat.
Unterscheiden Sie einen freigegebenen Filter aus einer Filteransicht
Die aktuelle Collaboration-Anleitung von Google unterscheidet gewöhnliche Filter von Filteransichten, die die Ansicht einer anderen Person nicht beeinflussen. Das Workspace Learning Center erklärt auch, dass Mitarbeiter verschiedene Ansichten verwenden und benannte Auswahlen speichern können. Wählen Sie den Modus, der der Aufgabe entspricht, anstatt anzunehmen, dass sich jede funnelförmige Steuerung identisch verhält.
Für die individuelle Analyse eines gemeinsamen Registers ist eine Filteransicht in der Regel der relevante Ausgangspunkt. Wenn das Team absichtlich eine gemeinsame gefilterte Anzeige benötigt, kann ein gewöhnlicher Filter einem anderen Zweck dienen. Erklären Sie diese Entscheidung den Mitarbeitern, damit jemand die gemeinsame Arbeitsansicht nicht versehentlich ändert, während er versucht, seine eigenen Vorbehalte zu finden.
Eine Filteransicht ist weiterhin mit den zugrunde liegenden Daten verbunden. Es ist keine private Kopie, in der ein Redakteur mit echten Buchungsfakten experimentieren kann, ohne Kollegen zu beeinträchtigen. Das Ändern eines Reservierungsfelds ist eine Datenbearbeitung. Das Ändern der Zeilen, die die Ansicht anzeigt, ist eine Sichtbarkeitswahl. Halten Sie diese Unterscheidung während des Trainings explizit.
Auch eine Filteransicht einer Zugangskontrollgrenze ist nicht. Ein Lieferant, der nur eine begrenzte Gästeliste erhalten sollte, sollte eine entsprechend vorbereitete, autorisierte Übergabe über den genehmigten Kanal erhalten. Geben Sie ihnen keinen Zugriff auf das vollständige Register und gehen Sie davon aus, dass ein gefilterter Link die derzeit außer Sichtweite liegenden Zeilen schützt.
Erstellen Sie eine benannte Ansicht aus dem vorgesehenen Bereich
Die aktuellen Anweisungen zur Zusammenarbeit auf dem Desktop von Google beschreiben die Auswahl einer Zelle mit Daten, die Auswahl der Daten- und die Filteransicht erstellen, das Festlegen der Filteroptionen, das Speichern und Benennen der Ansicht. Vorhandene Ansichten können über die Daten- und Änderungsansicht wieder geöffnet werden. Überprüfen Sie die aktuelle Schnittstelle in der eigentlichen Arbeitsmappe, insbesondere wenn eine Tabelle anstelle eines gewöhnlichen Bereichs verwendet wird.
Überprüfen Sie die Reichweite und die Header, bevor Sie Kriterien anwenden. Der Buchungskennung, das Abreisedatum, der Produkt-, Status- und Aktionseigentümer müssen in denselben Datensätzen zugeordnet bleiben. Eine Ansicht, die nur einen alten Teil des Registers abdeckt, kann spätere Einträge auch dann ausschließen, wenn ihre Filter anderweitig korrekt sind.
Verwenden Sie gegebenenfalls eine Testkopie oder einen kontrollierten Erstaufbau. Fügen Sie bekannte Beispielzeilen innerhalb und außerhalb der vorgesehenen Kriterien ein. Der Test sollte feststellen, dass die Ansicht die richtigen Buchungen beinhaltet und die richtigen Buchungen aus verständlichen Gründen ausschließt. Zeichnen Sie die Kriterien und den Bereich auf, damit der nächste Agent sie ohne Raten untersuchen kann.
Wählen Sie einen stabilen Namen, der den Zweck beschreibt, anstatt die Person, die ihn zuerst erstellt hat. Eine Ansicht, die nach einem ehemaligen Mitarbeiter benannt ist, gibt dem nächsten Kollegen wenig Kontext. Wenn mehrere Mitarbeiter es verwenden, machen Sie deutlich, ob sie die gespeicherten Kriterien ändern oder ihre eigene separate Ansicht für eine andere Aufgabe erstellen sollten.
Prüfen Sie, was eine sichtbare Teilmenge bedeutet
Bevor Sie handeln, vergleichen Sie die Kriterien der Ansicht mit der Frage, die Sie heute beantworten müssen. Eine Ansicht, die für ein früheres Abreisedatum vorbereitet wurde, kann sich weiterhin erfolgreich öffnen und plausible Zeilen anzeigen. Erfolgreiche Eröffnung ist kein Beweis dafür, dass die Auswahl weiterhin aktuell ist. Überprüfen Sie alle Datums-, Produkt-, Agenten- und Statusbedingungen, die die Aufnahme beeinflussen.
Ein nützliches Review unterscheidet vier verschiedene Situationen:
| Welche Mitarbeiter beobachten | Was es bedeuten könnte | Angemessene nächste Überprüfung | | --- | --- | --- | | Die Buchung ist sichtbar | Es entspricht den aktuellen Ansichtskriterien | Überprüfen Sie ihre aktuellen Beweise, bevor Sie handeln | | Buchung ist abwesend | Ein Kriterium oder ein Bereich kann es ausschließen | Finden Sie es im vollständigen Register nach Kennung | | Es sind keine Zeilen sichtbar | Keine enthaltenen Aufzeichnungen stimmen überein, oder Kriterien sind ungeeignet | Überprüfen Sie Kriterien und Reichweite, bevor keine Arbeit abgeschlossen ist | | Die Reihenreihenfolge hat sich geändert | Eine Art hat die Präsentation verändert | Identifizieren Sie Aufzeichnungen durch Buchungsreferenz, nicht durch alte Zeilenposition |
Die Tabelle bietet Diagnosemöglichkeiten, keine Schlussfolgerung zu jeder fehlenden Zeile. Ein Datensatz kann auch gelöscht, verschoben oder in einem anderen System eingegeben worden sein. Beginnen Sie mit der am wenigsten störenden Überprüfung: Verlassen Sie die persönliche Ansicht, überprüfen Sie das vollständige Register und suchen Sie mit der stabilen Buchungskennung.
Fügen Sie keine doppelte Reservierung hinzu, nur weil sie in der aktuellen Ansicht fehlt. Das Duplikat kann später zwei Lieferantenanfragen oder zwei Client-Nachrichten verursachen. Stellen Sie fest, ob der ursprüngliche Datensatz existiert, und lösen Sie zuerst sein Klassifizierungs- oder Entfernungsproblem. Ein Sichtbarkeitsproblem sollte nicht zu einem Problem der Buchungsintegrität werden.
Bewahren Sie die komplette Buchungszeile auf
Behandeln Sie die Buchungskennung als Anker, wenn Sie in einer sortierten oder gefilterten Anzeige arbeiten. Eine Zeilennummer ist eine Position in der aktuellen Präsentation, keine zuverlässige Referenz für eine Reservierung. Verwenden Sie die genehmigte Referenz, wenn Sie eine Frage an einen anderen Agenten übergeben oder Lieferantennachweise überprüfen.
Seien Sie vorsichtig mit Aktionen, die mehrere Zellen, eingefügte Blöcke oder eine ausgewählte Spalte betreffen. Das Team sollte verstehen, ob sich die Operation auf sichtbare Zeilen, zugrunde liegende Zeilen oder den gesamten ausgewählten Bereich in seinem jeweiligen Workflow auswirkt. Testen Sie eine vorgeschlagene Massenaktion in einer entsprechenden Kopie, bevor Sie sie auf Live-Buchungsaufzeichnungen anwenden.
Sortieren Sie eine isolierte Spalte eines Buchungsregisters nicht, wenn dies ein Datum, einen Namen oder einen Status vom Rest des Datensatzes trennen würde. Arbeiten Sie mit der beabsichtigten vollständigen Datenstruktur und verifizieren Sie einige bekannte Kennungen danach. Hierbei handelt es sich um eine Anforderung an die Datensatzintegrität, unabhängig davon, ob das Display einen freigegebenen Filter oder eine persönliche Ansicht verwendet.
Ändern Sie für Routine-Updates die spezifische identifizierte Buchung und überprüfen Sie das Ergebnis. Eine Zustandsänderung kann legitimerweise dazu führen, dass eine Reihe aus der Sicht herausragender Arbeit verschwindet. Bestätigen Sie, dass die Zeile mit dem neuen Staat im Register verbleibt, anstatt anzunehmen, dass sein Verschwinden bedeutet, dass die Bearbeitung fehlgeschlagen ist.
Koordinatenansichten, die von mehreren Agenten verwendet werden
Die Dokumentation von Google ermöglicht die Wiedereröffnung und Weitergabe von gespeicherten Ansichten über Links. Wenn ein Team einen solchen Link verteilt, schließen Sie den Zweck und jede wichtige Einschränkung ein. Der Empfänger muss wissen, ob es sich um eine Live-Arbeitsauswahl, eine temporäre Analyse oder eine Ansicht handelt, die noch eine aktuelle Datumsprüfung erfordert.
Vermeiden Sie es, die Bedeutung einer weit verbreiteten gespeicherten Ansicht ohne vorherige Ankündigung zu ändern. Wenn ein Agent eine andere Auswahl benötigt, kann eine separate, klar benannte Ansicht den etablierten Workflow beibehalten. Entfernen Sie regelmäßig veraltete Duplikate durch den autorisierten Eigentümer, damit die Mitarbeiter nicht zwischen mehreren nahezu identischen Etiketten mit unbekannten Unterschieden wählen.
Ein Kollege mit nur Ansichtszugriff kann möglicherweise eine temporäre Filteransicht erstellen, anstatt eine persistente zu speichern, wie Googles Hilfe erklärt. Bestätigen Sie die tatsächliche Berechtigung und den Gerätekontext, bevor Sie eine bestimmte Übergabemethode versprechen. Die Möglichkeit, eine Teilmenge zu überprüfen, gibt dem Empfänger nicht die Befugnis, die zugrunde liegende Buchung zu bearbeiten.
Beachten Sie wichtige Teamansichten: Name, Zweck, Kriterieninhaber und die Aufgabe, die sie unterstützen. Dies ist besonders nützlich, wenn die Mitarbeiter die Schicht eines anderen Agenten abdecken. Es verwandelt den Blick aus persönlicher Bequemlichkeit in eine verständliche Hilfe, ohne es zu einer separaten Quelle der Vorbehaltswahrheit zu machen.
Arbeiten Sie ein Zwei-Agent-Beispiel durch
Stellen Sie sich vor, ein Agent, der die Lieferantenantworten der nächsten Woche überprüft, während ein anderer ausstehende Transfers für eine spätere Gruppe überprüft. Dies ist ein hypothetisches Beispiel für ein gemeinsames Register. Jede verwendet eine separate Filteransicht mit einem angegebenen Zweck und einer entsprechenden Datumsbedingung. Beide müssen die sichtbare Auswahl des anderen nicht wiederholt zurücksetzen.
Der erste Agent erhält eine Lieferantenbestätigung und aktualisiert die identifizierte Zeile anhand der genehmigten Beweise. Diese Reihe entspricht nicht mehr der herausragenden Ansicht, so dass sie von diesem Display verschwindet. Der Agent überprüft den Datensatz im vollständigen Register, falls erforderlich, und zeichnet die nächste Aktion über den normalen Workflow auf. Sie erstellen die Reihe nicht neu oder hinterlassen ein veraltetes ausstehendes Etikett, nur um es sichtbar zu halten.
Der zweite Agent sieht eine Buchung aus der Transferansicht fehlen. Sie verlassen die Ansicht und durchsuchen das vollständige Register durch Referenz. Der Datensatz existiert, aber sein Aktionseigentümer-Feld wurde während einer Übergabe nicht aktualisiert. Der verantwortliche Kollege korrigiert die zugrunde liegende Aufzeichnung nach Überprüfung der Fakten, dann enthält die Ansicht es aus dem richtigen Grund.
Beide Fälle zeigen, warum eine Ansicht zuverlässige Daten und eine stabile Kennung benötigt. Es hilft den Mitarbeitern, Arbeit zu finden, aber es entscheidet nicht über den Buchungszustand oder schließt die Übergabe ab. Halten Sie die Lieferantenreaktion und die Eigentumsentscheidungen in den entsprechenden Aufzeichnungen, damit ein anderer Kollege das Ergebnis verstehen kann.
Überprüfen Sie die Summen und Übergaben außerhalb der engen Aussicht
Bevor Sie eine endgültige Zählung ausstellen, definieren Sie genau, was gezählt wird. Reservierungen, Reisende und Sitzplätze können verschiedene Einheiten sein. Eine Anzahl der sichtbaren Reihen ist nicht unbedingt die Anzahl der Gäste bei einer Abreise, insbesondere wenn eine Buchung mehrere Personen oder mehr als einen Service enthalten kann.
Verwenden Sie die etablierte Zähl- und Abstimmungsmethode des Unternehmens. Vergleichen Sie die entsprechenden genehmigten Datensätze und prüfen Sie, ob die aktuellen Filter stornierte, unbestätigte oder kürzlich geänderte Einträge angemessen ausschließen. Wenn ein Bericht das gesamte Register abdecken soll, bestätigen Sie, dass er keine zufällige persönliche Auswahl erbt.
Für eine externe Lieferantenübergabe die autorisierte Ausgabe mit den erforderlichen aktuellen Feldern vorbereiten und deren Empfänger und Inhalte verifizieren. Ein Link zu einem internen Live-Register ist nicht automatisch ein geeigneter Ersatz für eine kontrollierte Liste. Halten Sie das Datum und den Umfang der Ausgabe klar, damit spätere Änderungen durch den vereinbarten Prozess kommuniziert werden können.
Testen Sie nach einer Materialvorlage oder Importänderung, ob die wichtigen Ansichten noch neue Datensätze abdecken und ihre beabsichtigten Kriterien beibehalten. Eine routinemäßige sachliche Aktualisierung einer Buchung erfordert nicht den Wiederaufbau jeder Ansicht. Bewahren Sie einige repräsentative Kontrollen auf, damit die nächste Wartungsaufgabe endlich bleibt.
Der abgeschlossene Workflow ermöglicht es Agenten, verschiedene Teilmengen zu inspizieren, während ein kohärentes Register beibehalten wird. Die Mitarbeiter wissen, wie sie die vollständige Aufzeichnung finden, die Präsentation von Bearbeitungen unterscheiden und die Zählungen vor dem Handeln überprüfen. Filteransichten sparen Zeit, ohne versteckte Zeilen in versteckte Betriebsprobleme zu verwandeln.
