ตัวแทนสองคนสามารถต้องการข้อมูลที่แตกต่างกันจากการลงทะเบียนเดียวกัน คนหนึ่งกําลังตรวจสอบการตอบกลับซัพพลายเออร์ที่โดดเด่นในวันพรุ่งนี้ ในขณะที่อีกรายกําลังเตรียมรายการโอนของกลุ่มในภายหลัง ตัวกรองที่ใช้ร่วมกันธรรมดาสามารถขัดจังหวะงานของพวกเขาได้ เมื่อคนคนหนึ่งเปลี่ยนแถวที่มองเห็นได้ มุมมองตัวกรองที่กําหนดไว้อย่างดีช่วยให้ตัวแทนแต่ละรายตรวจสอบชุดย่อยที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องเปลี่ยนมุมมองของบุคคลอื่นซ้ํา ๆ
ความเสี่ยงในการดําเนินงานคือ มุมมองที่สะดวกสามารถเริ่มรู้สึกเหมือนการลงทะเบียนทั้งหมด การจองที่ยกเว้นโดยเกณฑ์เก่า อาจดูเหมือนหายไป เพื่อนร่วมงานอาจเข้าใจผิดว่า การเลือกส่วนบุคคล สําหรับรายการออกเดินทางขั้นสุดท้าย ใช้มุมมองตัวกรองเป็นวิธีนําทางบันทึก โดยมีความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างการมองเห็น การแก้ไข และสถานะที่แท้จริงของการจองแต่ละครั้ง
เลือกงานที่ต้องการมุมมอง
เริ่มต้นด้วยคําถามที่เกิดขึ้นซ้ํา ๆ ที่คอลัมน์ที่มีอยู่สามารถตอบได้ ตัวอย่าง ได้แก่ การตอบสนองของซัพพลายเออร์ยังคงค้างชําระสําหรับระยะเวลาออกเดินทางที่กําหนดไว้การจองที่กําหนดให้กับตัวแทนรายหนึ่งหรือผลิตภัณฑ์เฉพาะที่ต้องการการตรวจสอบเอกสาร ระบุกฎการรวมในภาษาธรรมดา ก่อนที่จะเลือกค่าในสเปรดชีต
หลีกเลี่ยงการตั้งชื่องานเร่งด่วนมุมมอง เว้นแต่ความเร่งด่วนจะแสดงโดยฟิลด์และคําจํากัดความที่เชื่อถือได้ ฉลากที่ฟังดูสําคัญสามารถปกปิดเกณฑ์โดยพลการได้ ชื่อที่มีประโยชน์มากขึ้นอธิบายชุดย่อยเช่น Supplier ตอบกลับที่โดดเด่นโดยมีเงื่อนไขวันที่อธิบายว่าพนักงานสามารถหาได้ที่ไหน
ตรวจสอบว่าการลงทะเบียนมีข้อมูลที่จําเป็นสําหรับงานหรือไม่ หากฟิลด์เจ้าของไม่สมบูรณ์หรือหลายฉลากหมายถึงสถานะการจองเดียวกัน ตัวกรองไม่สามารถซ่อมแซมการจําแนกประเภทได้ แก้ไขปัญหาข้อมูลนั้นหรือบันทึกข้อ จํากัด ก่อนที่จะพึ่งพารายการที่เกิดขึ้น มุมมองที่ดูแม่นยํายังคงขึ้นอยู่กับบันทึกที่ไม่สอดคล้องกัน
แยกงานออกจาก การตัดสินใจขั้นสุดท้าย มุมมองของการจองที่ได้รับการยืนยันอาจช่วยเตรียมรายการออกเดินทาง แต่รายการยังคงต้องการการตรวจสอบตามปกติของหน่วยงานสําหรับการแก้ไขปัจจุบัน การยกเลิก และการกระทบยอดซัพพลายเออร์ อย่าถือว่าแถวที่มองเห็นได้เป็นรายการที่ได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติเพียงเพราะมุมมองมีชื่อที่คุ้นเคย
แยกแยะตัวกรองที่ใช้ร่วมกันจากมุมมองตัวกรอง
คําแนะนําการทํางานร่วมกันในปัจจุบันของ Google แยกแยะตัวกรองธรรมดาจากมุมมองตัวกรองที่ไม่ส่งผลกระทบต่อมุมมองของคนอื่น ศูนย์การเรียนรู้ในอวกาศยังอธิบายว่าผู้ทํางานร่วมกันสามารถใช้มุมมองที่แตกต่างกัน และบันทึกการเลือกชื่อได้ เลือกโหมดที่ตรงกับงาน แทนที่จะสมมติว่าการควบคุมรูปทรงกรวยทุกอย่างมีพฤติกรรมเหมือนกัน
สําหรับการวิเคราะห์แต่ละรายการของการลงทะเบียนที่ใช้ร่วมกัน มุมมองตัวกรองโดยทั่วไปจะเป็นจุดเริ่มต้นที่เกี่ยวข้อง หากทีมงานตั้งใจต้องการจอแสดงผลที่กรองร่วมกัน ตัวกรองธรรมดาสามารถทําหน้าที่อื่นได้ อธิบายทางเลือกนั้นให้กับพนักงานเพื่อให้ใครบางคนไม่เปลี่ยนแปลงมุมมองการทํางานที่ใช้ร่วมกันโดยไม่ได้ตั้งใจในขณะที่พยายามหาการจองของตนเอง.
มุมมองตัวกรองยังคงเชื่อมต่อกับข้อมูลพื้นฐาน ไม่ใช่สําเนาส่วนตัวที่บรรณาธิการสามารถทดลองกับข้อเท็จจริงการจองจริง ๆ โดยไม่ส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงาน การเปลี่ยนช่องจองคือการแก้ไขข้อมูล การเปลี่ยนแถวที่จอแสดงผลมุมมองเป็นตัวเลือกการมองเห็น แยกแยะความแตกต่างนั้นให้ชัดเจนระหว่างการฝึก
และไม่ใช่มุมมองตัวกรอง ขอบเขตการควบคุมการเข้าถึง ซัพพลายเออร์ที่ควรได้รับรายชื่อแขกที่ จํากัด เท่านั้นควรได้รับการส่งมอบที่จัดทําขึ้นอย่างเหมาะสมผ่านช่องทางที่ได้รับอนุมัติ อย่าให้พวกเขาเข้าถึงการลงทะเบียนเต็มรูปแบบ และสมมติว่าลิงก์ที่กรองแล้วจะปกป้องแถวที่อยู่นอกสายตาในปัจจุบัน
สร้างมุมมองที่มีชื่อจากช่วงที่ตั้งใจไว้
คำแนะนำการทำงานร่วมกันบนเดสก์ท็อปปัจจุบันของ Google อธิบายให้เลือกเซลล์ที่มีข้อมูล เลือก Data และ Create filter view ตั้งค่าตัวกรอง แล้วบันทึกและตั้งชื่อมุมมอง เปิดมุมมองเดิมได้อีกครั้งผ่าน Data และ Change view ตรวจสอบหน้าจอปัจจุบันในสมุดงานจริง โดยเฉพาะเมื่อใช้ตารางแทนช่วงเซลล์ทั่วไป
ตรวจสอบช่วงและส่วนหัวก่อนใช้เกณฑ์ ตัวระบุการจอง วันเดินทาง ผลิตภัณฑ์ สถานะ และเจ้าของการกระทําจําเป็นต้องยังคงเกี่ยวข้องภายในบันทึกเดียวกัน มุมมองที่ครอบคลุมเฉพาะส่วนเก่าของการลงทะเบียนสามารถยกเว้นรายการในภายหลังได้ แม้ว่าตัวกรองจะถูกต้องเป็นอย่างอื่นก็ตาม
ใช้สำเนาทดสอบหรือการตั้งค่าเริ่มต้นที่ควบคุมได้ตามความเหมาะสม ใส่แถวตัวอย่างที่ทราบผลอยู่แล้ว ทั้งแถวที่ตรงและไม่ตรงตามเกณฑ์ที่ต้องการ การทดสอบควรยืนยันว่ามุมมองแสดงรายการจองที่ควรแสดง และตัดรายการจองที่ควรถูกตัดออกด้วยเหตุผลที่อธิบายได้ บันทึกเกณฑ์และช่วงข้อมูลไว้ เพื่อให้เจ้าหน้าที่คนถัดไปตรวจสอบได้โดยไม่ต้องคาดเดา
เลือกชื่อที่มั่นคงซึ่งอธิบายวัตถุประสงค์มากกว่าคนที่สร้างมันขึ้นมาครั้งแรก มุมมองที่ตั้งชื่อตามอดีตพนักงานให้บริบทเล็ก ๆ น้อย ๆ แก่เพื่อนร่วมงานคนต่อไป หากพนักงานหลายคนใช้ ให้ระบุให้ชัดเจนว่าพวกเขาอาจเปลี่ยนเกณฑ์ที่บันทึกไว้หรือควรสร้างมุมมองแยกต่างหากสําหรับงานอื่น
ตรวจสอบว่าชุดย่อยที่มองเห็นได้หมายถึงอะไร
ก่อนการแสดง ให้เปรียบเทียบเกณฑ์ของมุมมองกับคําถามที่คุณต้องตอบในวันนี้ มุมมองที่เตรียมไว้สําหรับวันเดินทางก่อนหน้านี้อาจยังคงเปิดได้สําเร็จ และแสดงแถวที่น่าเชื่อถือ การเปิดที่ประสบความสําเร็จไม่ใช่หลักฐานว่าการเลือกยังคงเป็นปัจจุบัน ตรวจสอบวันที่ผลิตภัณฑ์ตัวแทนและเงื่อนไขสถานะใด ๆ ที่มีผลต่อการรวม
บทวิจารณ์ที่มีประโยชน์แยกแยะสี่สถานการณ์ที่แตกต่างกัน:
| สิ่งที่พนักงานสังเกต | มันอาจหมายถึงอะไร | ตรวจสอบครั้งต่อไปที่เหมาะสม | | --- | --- | --- | | มองเห็นการจองได้ | มันตรงกับเกณฑ์การดูปัจจุบัน | ตรวจสอบหลักฐานปัจจุบันก่อนลงมือทํา | | การจองขาดหายไป | เกณฑ์หรือช่วงอาจไม่รวม | ค้นหาในการลงทะเบียนเต็มรูปแบบโดยตัวระบุ | | ไม่มีแถวที่มองเห็นได้ | ไม่มีการจับคู่บันทึกรวมหรือเกณฑ์ไม่เหมาะสม | ตรวจสอบเกณฑ์และช่วงก่อนที่จะสรุปว่าไม่มีงานใด ๆ | | ลําดับแถวมีการเปลี่ยนแปลง | การเรียงลําดับมีการเปลี่ยนแปลงการนําเสนอ | ระบุบันทึกโดยการอ้างอิงการจองไม่ใช่ตําแหน่งแถวเก่า |
ตารางให้ความเป็นไปได้ในการวินิจฉัย ไม่ใช่ข้อสรุปเกี่ยวกับทุกแถวที่ขาดหายไป บันทึกยังสามารถถูกลบ, ย้ายหรือป้อนในระบบที่แตกต่างกัน. เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบที่ก่อกวนน้อยที่สุด: ออกจากมุมมองส่วนตัวตรวจสอบการลงทะเบียนเต็มรูปแบบและค้นหาโดยใช้ตัวระบุการจองที่เสถียร
อย่าเพิ่มการจองที่ซ้ํากันเพียงเพราะขาดจากมุมมองปัจจุบัน สําเนาในภายหลังอาจทําให้เกิดคําขอซัพพลายเออร์สองรายการหรือข้อความลูกค้าสองข้อความ ระบุว่าบันทึกต้นฉบับมีอยู่หรือไม่ และแก้ไขปัญหาการจําแนกประเภทหรือช่วงก่อน ปัญหาการมองเห็นไม่ควรกลายเป็นปัญหาการจอง - ความสมบูรณ์
รักษาแถวการจองที่สมบูรณ์
ถือว่าตัวระบุการจองเป็นจุดยึดเมื่อทํางานในจอแสดงผลที่จัดเรียงหรือกรองใด ๆ หมายเลขแถวเป็นตําแหน่งในการนําเสนอปัจจุบัน ไม่ใช่การอ้างอิงที่เชื่อถือได้สําหรับการจอง ใช้การอ้างอิงที่ได้รับอนุมัติเมื่อส่งคําถามไปยังตัวแทนอื่น หรือตรวจสอบหลักฐานซัพพลายเออร์
ระมัดระวังกับการกระทําที่เกี่ยวข้องกับเซลล์หลายเซลล์ บล็อกที่วางหรือคอลัมน์ที่เลือก ทีมงานควรเข้าใจว่าการดําเนินการมีผลต่อแถวที่มองเห็นได้ แถวพื้นฐาน หรือช่วงที่เลือกทั้งหมดในเวิร์กโฟลว์เฉพาะหรือไม่ ทดสอบการดําเนินการจํานวนมากที่เสนอในสําเนาที่เหมาะสมก่อนที่จะนําไปใช้กับบันทึกการจองสด
อย่าจัดเรียงคอลัมน์แยกของการลงทะเบียนการจองหากทําเช่นนั้นจะแยกวันที่ ชื่อ หรือสถานะออกจากบันทึกที่เหลือ ทํางานกับโครงสร้างข้อมูลที่สมบูรณ์ที่ตั้งใจไว้ และตรวจสอบตัวระบุที่รู้จักสองสามตัวหลังจากนั้น นี่เป็นข้อกําหนดความสมบูรณ์ของบันทึกโดยไม่ขึ้นกับว่าจอแสดงผลจะใช้ตัวกรองที่ใช้ร่วมกันหรือมุมมองส่วนตัวหรือไม่.
สําหรับการอัปเดตตามปกติ ให้เปลี่ยนการจองที่ระบุเฉพาะและตรวจสอบผลลัพธ์ การเปลี่ยนแปลงของรัฐอาจทําให้แถวหายไปอย่างถูกกฎหมาย จากมุมมองของงานที่โดดเด่น ยืนยันว่าแถวยังคงอยู่ในทะเบียนกับรัฐใหม่ แทนที่จะสมมติว่าการหายตัวไปหมายความว่าการแก้ไขล้มเหลว
มุมมองการประสานงานที่ใช้โดยตัวแทนหลายคน
เอกสารของ Google อนุญาตให้เปิดมุมมองที่บันทึกไว้อีกครั้งและแชร์ผ่านลิงก์ เมื่อทีมแจกจ่ายลิงก์ดังกล่าวให้รวมวัตถุประสงค์และข้อ จํากัด ที่สําคัญใด ๆ ผู้รับจําเป็นต้องรู้ว่าเป็นการเลือกการทํางานสด การวิเคราะห์ชั่วคราว หรือมุมมองที่ยังคงต้องมีการตรวจสอบวันที่ปัจจุบัน
หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนมุมมองที่บันทึกไว้อย่างกว้างขวางโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า หากตัวแทนต้องการการเลือกอื่น มุมมองชื่อที่ชัดเจนแยกต่างหากสามารถรักษาเวิร์กโฟลว์ที่จัดตั้งขึ้นได้ ลบรายการที่ล้าสมัยเป็นระยะ ๆ ผ่านเจ้าของที่ได้รับอนุญาตดังนั้นพนักงานจึงไม่เลือกระหว่างฉลากที่เกือบจะเหมือนกันหลายรายการที่มีความแตกต่างที่ไม่รู้จัก
เพื่อนร่วมงานที่มีการเข้าถึงแบบดูอย่างเดียวอาจสามารถสร้างมุมมองตัวกรองชั่วคราวแทนที่จะบันทึกแบบถาวรตามที่ความช่วยเหลือของ Google อธิบาย ยืนยันการอนุญาตจริงและบริบทของอุปกรณ์ก่อนที่จะสัญญาว่าจะใช้วิธีการส่งมอบเฉพาะ ความสามารถในการตรวจสอบชุดย่อยไม่ได้ให้อํานาจแก่ผู้รับในการแก้ไขการจองพื้นฐาน.
เก็บบันทึกสั้น ๆ ของมุมมองของทีมที่สําคัญ: ชื่อ, วัตถุประสงค์, เจ้าของเกณฑ์และงานที่พวกเขาสนับสนุน สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อพนักงานครอบคลุมการเปลี่ยนตัวแทนอื่น มันเปลี่ยนมุมมองจากความสะดวกสบายส่วนตัวให้กลายเป็นตัวช่วยที่เข้าใจได้ โดยไม่ทําให้เป็นแหล่งสํารองห้องพักที่แยกจากกัน
ทํางานผ่านตัวอย่างสองตัวแทน
ลองนึกภาพตัวแทนรายหนึ่งที่ตรวจสอบการตอบกลับซัพพลายเออร์ในสัปดาห์หน้า ในขณะที่อีกรายตรวจสอบการโอนที่ค้างชําระสําหรับกลุ่มในภายหลัง นี่เป็นตัวอย่างที่สมมติขึ้นร่วมกัน-ลงทะเบียน แต่ละคนใช้มุมมองตัวกรองแยกต่างหาก โดยมีวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้และเงื่อนไขวันที่ที่เหมาะสม ทั้งสองไม่จําเป็นต้องรีเซ็ตการเลือกที่มองเห็นได้ของอีกฝ่ายซ้ํา ๆ
ตัวแทนคนแรกได้รับการยืนยันจากซัพพลายเออร์ และอัปเดตแถวที่ระบุโดยใช้หลักฐานที่ได้รับอนุมัติ แถวนั้นไม่ตรงกับมุมมองการตอบกลับที่โดดเด่นอีกต่อไป ดังนั้นมันจึงหายไปจากจอแสดงผลนั้น ตัวแทนตรวจสอบบันทึกในการลงทะเบียนเต็มรูปแบบหากจําเป็น และบันทึกการดําเนินการครั้งต่อไปผ่านเวิร์กโฟลว์ปกติ พวกเขาไม่ได้สร้างแถวใหม่หรือทิ้งฉลากที่ค้างอยู่ไว้ เพียงเพื่อให้มองเห็นได้
ตัวแทนคนที่สองเห็นการจอง หายไปจากมุมมองการโอน พวกเขาออกจากมุมมองและค้นหาการลงทะเบียนเต็มรูปแบบโดยการอ้างอิง บันทึกมีอยู่ แต่สาขาเจ้าของแอ็คชั่นไม่ได้รับการอัปเดตในระหว่างการส่งมอบ เพื่อนร่วมงานที่รับผิดชอบจะแก้ไขบันทึกพื้นฐานหลังจากตรวจสอบข้อเท็จจริง จากนั้นมุมมองจะรวมไว้ด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง
ทั้งสองกรณีแสดงให้เห็นว่าเหตุใดมุมมองจึงต้องการข้อมูลที่เชื่อถือได้ และตัวระบุที่มั่นคง มันช่วยให้พนักงานหางานทํา แต่ไม่ได้ตัดสินใจสถานะการจองหรือส่งมอบให้เสร็จสิ้น ให้การตอบสนองของซัพพลายเออร์และการตัดสินใจเป็นเจ้าของในบันทึกที่เหมาะสม เพื่อให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นสามารถเข้าใจผลลัพธ์ได้
ตรวจสอบยอดรวมและการส่งมอบนอกมุมมองที่แคบ
ก่อนที่จะออกการนับครั้งสุดท้าย กําหนดสิ่งที่กําลังนับอยู่ การจอง นักเดินทาง และที่นั่งสามารถเป็นหน่วยที่แตกต่างกัน การนับแถวที่มองเห็นได้ไม่จําเป็นต้องเป็นจํานวนผู้เข้าพักเมื่อออกเดินทาง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการจองหนึ่งครั้งสามารถมีพนักงานหลายคนหรือมากกว่าหนึ่งบริการ
ใช้วิธีการนับและปรองดองที่จัดตั้งขึ้นของธุรกิจ เปรียบเทียบบันทึกที่ได้รับอนุมัติที่เกี่ยวข้องและตรวจสอบว่าตัวกรองปัจจุบันไม่รวมรายการที่ถูกยกเลิก ไม่ได้รับการยืนยัน หรือเพิ่งแก้ไขอย่างเหมาะสมหรือไม่ หากรายงานมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ครอบคลุมการลงทะเบียนทั้งหมด ให้ยืนยันว่าไม่ได้รับมรดกการเลือกส่วนบุคคลโดยไม่ได้ตั้งใจ
สําหรับการส่งมอบซัพพลายเออร์ภายนอก ให้เตรียมเอาต์พุตที่ได้รับอนุญาตด้วยฟิลด์ปัจจุบันที่จําเป็น และตรวจสอบผู้รับและเนื้อหา ลิงก์ไปยังการลงทะเบียนภายในแบบสด ไม่ใช่สิ่งทดแทนที่เหมาะสมสําหรับรายการควบคุมโดยอัตโนมัติ ระบุวันที่และขอบเขตของเอาต์พุตให้ชัดเจน เพื่อให้สามารถสื่อสารการเปลี่ยนแปลงในภายหลังผ่านกระบวนการที่ตกลงกันไว้
หลังจากเทมเพลตวัสดุหรือการเปลี่ยนแปลงการนําเข้าแล้ว ให้ทดสอบว่ามุมมองที่สําคัญยังคงครอบคลุมบันทึกใหม่และรักษาเกณฑ์ที่ตั้งใจไว้ การอัปเดตตามข้อเท็จจริงตามปกติในการจองหนึ่งครั้ง ไม่จําเป็นต้องสร้างทุกมุมมองใหม่ เก็บรักษาการตรวจสอบตัวแทนไว้เล็กน้อย ดังนั้นงานบํารุงรักษาครั้งต่อไปจึงยังคงมีจํากัด
เวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ช่วยให้ตัวแทนตรวจสอบชุดย่อยต่าง ๆ ในขณะที่ยังคงลงทะเบียนที่สอดคล้องกัน พนักงานรู้วิธีค้นหาบันทึกฉบับเต็ม แยกแยะการนําเสนอจากการแก้ไขและยืนยันการนับก่อนลงมือทํา มุมมองตัวกรอง จากนั้นประหยัดเวลาโดยไม่ต้องเปลี่ยนแถวที่ซ่อนอยู่ให้เป็นปัญหาการดําเนินงานที่ซ่อนอยู่
