กําหนดการเดินทางของลูกค้าพร้อมที่จะแบ่งปันเฉพาะเมื่อไฟล์และการเข้าถึงตรงกับแขกที่ตั้งใจไว้เท่านั้น เอกสารที่ถูกต้องยังคงสามารถสร้างประสบการณ์การออกเดินทางที่ไม่ดีหากลูกค้าได้รับลิงก์เก่า เปิดร่างการทํางานของหน่วยงานหรือเข้าถึงหน้าจอที่เข้าถึงคําขอหลังจากออกเดินทาง Google Drive ให้การควบคุมการแบ่งปัน แต่หน่วยงานต้องการกิจวัตรการเปิดตัวขนาดเล็กที่เชื่อมโยงการควบคุมเหล่านั้นกับเอกสารการเดินทางที่ได้รับอนุมัติ
คู่มือนี้เสนอว่า กิจวัตรประจําวันสําหรับหน่วยงานที่แบ่งปันแผนการเดินทางผ่าน Drive. ครอบคลุมตัวเลือกไฟล์, ผู้รับชื่อ, การเข้าถึงผู้ชม, มรดกโฟลเดอร์และการตรวจสอบการเปิดในทางปฏิบัติ. Google ช่วยจัดหาพฤติกรรมซอฟต์แวร์ ตัวอย่างและบันทึกการส่งมอบที่แนะนําเป็นแนวทางปฏิบัติในการดําเนินงาน วัตถุประสงค์นั้นตรงไปตรงมา: ลูกค้าที่ตั้งใจไว้สามารถเปิดแผนการเดินทางที่ตั้งใจไว้โดยมีระดับการเข้าถึงที่หน่วยงานได้เลือกโดยเจตนา
ระบุไฟล์ไคล์ที่ได้รับอนุมัติก่อน
เริ่มต้นด้วยบันทึกการจองและเอกสารจริง แทนที่จะเป็นลิงก์ที่คัดลอกจากอีเมลเก่า ตรวจสอบชื่อลูกค้า วันเดินทาง รวมถึงการเตรียมการและสถานะการอนุมัติที่หน่วยงานของคุณใช้ เอกสารชื่อ “กําหนดการเดินทางสุดท้าย” อาจยังคงอธิบายเวอร์ชันก่อนหน้า อ่านรายละเอียดที่กําหนดวันของผู้เข้าพัก โดยเฉพาะการรับสินค้า คําแนะนําในการประชุม และข้อมูลการติดต่อที่พวกเขาจะใช้ขณะเดินทาง
เก็บวัสดุการทํางานภายใน แตกต่างจากรุ่นที่มีไว้สําหรับลูกค้า เอกสารการวางแผนของตัวแทนอาจมีบันทึกซัพพลายเออร์ ทางเลือกที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข หรือการอภิปรายที่ไม่มีที่ในสําเนาของแขก ตัดสินใจว่าเอกสารใดจะถูกปล่อยออกมาก่อนที่จะเปลี่ยนการอนุญาต การให้สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ชมไม่ได้ทําให้เนื้อหาที่ไม่เหมาะสมเหมาะสําหรับลูกค้า มันเปลี่ยนสิ่งที่ใครบางคนสามารถทําได้กับไฟล์ที่มีอยู่
ใช้การอ้างอิงที่ชัดเจนที่เชื่อมต่อไฟล์ที่ได้รับการอนุมัติกับการจอง ชื่อที่รวมการเดินทางหรือการอ้างอิงลูกค้าเข้ากับวันเดินทางเป็นเรื่องง่ายสําหรับเพื่อนร่วมงานที่จะตรวจสอบมากกว่าเอกสารหลายฉบับที่เรียกว่า “สําเนาการเดินทาง” เลือกการประชุมการตั้งชื่อที่ทีมของคุณสามารถรักษาและใช้ตําแหน่งและลิงก์จริงของเอกสารในบันทึกการเปิดตัว. ชื่อเพียงอย่างเดียวไม่ควรเป็นวิธีเดียว ในการค้นหารายการที่เหมาะสมอีกครั้ง
ตัดสินใจว่าใครต้องได้รับมัน
ยืนยันผู้รับที่ตั้งใจไว้จากการติดต่อการจองปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้นํานักเดินทางหรือตัวแทนจัดเปลี่ยน อย่าเลือกที่อยู่ แต่เพียงผู้เดียวเพราะปรากฏเป็นอันดับแรกในข้อเสนอแนะการแบ่งปัน สอบถามว่าใครจะใช้แผนการเดินทางระหว่างการเดินทาง และบัญชีใดที่พวกเขาคาดว่าจะใช้ ผู้เข้าพักสามารถมีที่อยู่อีเมลหลาย ๆ แห่งในขณะที่การติดต่อของหน่วยงานที่ได้รับอาจแตกต่างจาก Google บัญชีที่เปิดบนโทรศัพท์ของพวกเขา
แยกบทบาทที่แตกต่างกันในพรรค ผู้นํานักเดินทางอาจต้องการกําหนดการเดินทางแบบกลุ่มเต็มรูปแบบ คู่มือท้องถิ่นอาจต้องการเวอร์ชันปฏิบัติการ ซัพพลายเออร์อาจต้องการเพียงการเตรียมการที่เกี่ยวข้องกับบริการของพวกเขา นั่นคือการตัดสินใจเกี่ยวกับเนื้อหาและผู้ชม ก่อนที่พวกเขาจะกลายเป็นตัวเลือกในการอนุญาต หลีกเลี่ยงการแชร์โฟลเดอร์การวางแผนทั้งหมด เพียงเพราะคนแรกที่ต้องการไฟล์เดียวเป็นส่วนหนึ่งของการออกเดินทางเดียวกัน
หากหน่วยงานทํางานร่วมกับตัวกลาง ให้ยืนยันว่าเอกสารดังกล่าวมีไว้เพื่อให้ตัวแทนนั้นแจกจ่ายหรือให้นักเดินทางที่มีชื่อเปิดโดยตรงหรือไม่ บันทึกเส้นทางที่คุณเห็นด้วย ลิงก์ที่ส่งต่อโดยพันธมิตรและคําเชิญโดยตรงไปยังลูกค้าสามารถสร้างประสบการณ์การเข้าถึงที่แตกต่างกันได้ หน่วยงานควรรู้ว่าอันไหนที่จัดตั้งขึ้นจริง ๆ ก่อนที่จะสัญญาว่ากําหนดการเดินทางพร้อมที่จะใช้
เลือกผู้ชมโดยเจตนา
Google 'คําแนะนําในการแบ่งปันทําให้บทบาทผู้ชม ผู้แสดงความคิดเห็น และบรรณาธิการแตกต่างออกไป สําหรับลูกค้าที่ต้องอ่านกําหนดการเดินทางที่ได้รับอนุมัติ Viewer เป็นจุดเริ่มต้นที่เกี่ยวข้อง: ไม่อนุญาตให้แก้ไขหรือแสดงความคิดเห็น หากคุณต้องการให้ลูกค้าตรวจสอบข้อเสนอหรือส่งการเปลี่ยนแปลง ให้ตัดสินใจว่าข้อเสนอแนะนั้นควรมาถึงอย่างไร แทนที่จะให้สิทธิ์การแก้ไขกับเอกสารที่ได้รับอนุมัติแล้วเพียงเพื่อให้การตอบกลับสะดวก
สําหรับผู้รับชื่อบนคอมพิวเตอร์ ให้เปิดการควบคุมการแชร์ของไฟล์ ป้อนที่อยู่ที่ตั้งใจไว้ เลือกบทบาทที่จําเป็น และดําเนินการแบ่งปันให้เสร็จสิ้น อ่านที่อยู่และบทบาทร่วมกันก่อนที่จะยืนยัน สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อหลายคนมีชื่อที่คล้ายกันหรือเมื่อหน่วยงานได้ทํางานร่วมกับนักเดินทางคนเดียวกันผ่านองค์กรต่าง ๆ ชื่อที่คุ้นเคยไม่ใช่สิ่งทดแทนการตรวจสอบบัญชีปลายทางจริง ๆ
ใช้การแจ้งเตือนการแชร์โดยเจตนา การแจ้งเตือนสามารถบอกลูกค้าว่าได้รับสิทธิ์การเข้าถึงแล้ว ในขณะที่อีเมลขาออกแยกต่างหากสามารถอธิบายได้ว่าแผนการเดินทางมีอะไรบ้างและเมื่อใดที่มีผลบังคับใช้ รักษาข้อความเหล่านั้นให้สอดคล้องกัน และหลีกเลี่ยงการส่งลิงก์ที่ไม่สามารถอธิบายได้หลายลิงก์ หากหน่วยงานต้องการอีเมลจัดส่งที่ชัดเจนเพียงฉบับเดียว ให้ติดตามตัวเลือกการแชร์ที่มีอยู่แล้วตรวจสอบว่ามีการใช้การเข้าถึงไฟล์ด้วยตนเอง
อ่านการเข้าถึงทั่วไปเช่นเดียวกับบทบาทที่มีชื่อ
การตั้งค่าการเข้าถึงทั่วไปของไฟล์มีความสำคัญควบคู่กับคำเชิญที่ระบุชื่อผู้รับ คำแนะนำของ Google แยกการเข้าถึงแบบจำกัดออกจากการเข้าถึงสำหรับทุกคนที่มีลิงก์ เลือกการตั้งค่าตามประเภทเอกสารและกระบวนการที่บริษัทตกลงกันไว้ การระบุชื่อผู้ใช้เป็น Viewer ไม่ได้อธิบายทุกช่องทางการเข้าถึง หากการแชร์ทั่วไปหรือโฟลเดอร์หลักอนุญาตให้คนวงกว้างเข้าถึงได้
สําหรับกําหนดการเดินทางที่มีไว้สําหรับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง ให้ตรวจสอบว่ามีใครอีกบ้างที่ปรากฏในบทสนทนาการแบ่งปัน รวมถึงพนักงานกลุ่มหรือเส้นทางอื่น ๆ ที่แสดงในเช็คแทนที่จะดูเฉพาะที่อยู่ที่เพิ่มเข้ามาใหม่ หากคุณไม่สามารถอธิบายได้ว่าเหตุใดผู้รับเก่าจึงยังคงอยู่ ให้ถามเจ้าของไฟล์ก่อนที่จะเปลี่ยนการเข้าถึงที่ไม่เกี่ยวข้อง งานปล่อยน่าจะให้ผลลัพธ์โดยเจตนา โดยไม่ได้ขัดขวางงานที่ถูกต้องของเพื่อนร่วมงานโดยไม่ได้ตั้งใจ
อย่าแก้ปัญหาการเข้าถึงคําขอ โดยขยายไฟล์ไปยังทุกคนด้วยลิงก์ทันที ขั้นแรกให้ระบุว่าผู้เข้าพักใช้บัญชีที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ ได้รับลิงก์ที่ล้าสมัยหรือยังไม่ได้เพิ่มอย่างถูกต้อง สภาพแวดล้อมที่กว้างขึ้นอาจเหมาะสมสําหรับเนื้อหาสาธารณะที่จงใจ แต่เป็นการตัดสินใจที่แตกต่างจากการซ่อมแซมคําเชิญของลูกค้ารายหนึ่ง แยกสถานการณ์ทั้งสองนั้นออกจากกัน ในคําแนะนําการทํางานของทีม
ตรวจสอบโฟลเดอร์แม่ก่อนที่จะอาศัยการเปลี่ยนแปลงระดับไฟล์
Google 'คําแนะนําโฟลเดอร์ปัจจุบันอธิบายว่าการเข้าถึงสามารถสืบทอดได้จากโฟลเดอร์แม่ ใครบางคนที่มีการเข้าถึงสูงกว่าไม่สามารถลดลงเป็น Viewer ในไฟล์ที่มีอยู่โดยการเปลี่ยนไฟล์นั้นเพียงอย่างเดียว Drive อาจสั่งให้คุณจัดการสิทธิ์ของโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ที่เข้าถึงได้ จํากัด ให้การจัดการอีกครั้งสําหรับความต้องการเฉพาะ ปรึกษาคําแนะนําปัจจุบันและบทสนทนาการแชร์จริงสําหรับไฟล์ที่คุณกําลังปล่อย.
นั่นสําคัญเมื่อกําหนดการเดินทางที่ได้รับอนุมัติ อยู่ภายในโฟลเดอร์หน่วยงานที่กว้างขึ้น ก่อนการแบ่งปัน ให้ดูที่ที่ตั้งและการเข้าถึงที่สืบทอดมาจากโครงสร้างนั้น หากโฟลเดอร์มีเอกสารของลูกค้าหลายรายการ ให้ขอให้เจ้าของสร้างตําแหน่งที่หันหน้าไปทางไคลเอ็นต์ที่เหมาะสม แทนที่จะแก้ไขการเปลี่ยนแปลงโฟลเดอร์ของทั้งทีม การย้ายหรือ จํากัด โครงสร้างที่ใช้ร่วมกันอาจส่งผลกระทบต่องานอื่น ๆ ดังนั้นระบุผลลัพธ์ที่จําเป็นก่อนทําการเปลี่ยนแปลง
ให้โครงสร้างเป็นที่เข้าใจ ของเจ้าหน้าที่คนต่อไป เอกสารลูกค้าเฉพาะหรือโฟลเดอร์ไคลเอ็นต์ที่จัดเรียงอย่างถูกต้อง จะง่ายต่อการรักษาเมื่อวัตถุประสงค์ชัดเจน บันทึกว่าไฟล์ที่ได้รับอนุมัติควรอยู่ที่ไหน และใครเป็นเจ้าของข้อตกลงการแบ่งปัน เป้าหมายไม่ใช่ลําดับชั้นโฟลเดอร์ที่ซับซ้อน แต่เป็นเส้นทางการเข้าถึงที่ทีมสามารถอธิบายและตรวจสอบอีกครั้งเมื่อการจองหรือผู้รับเปลี่ยนแปลง
ทดสอบลิงก์ที่แน่นอนที่ลูกค้าจะได้รับ
คัดลอกลิงก์สุดท้ายที่ตั้งใจไว้จากไฟล์ที่ได้รับการอนุมัติ และเปรียบเทียบกับลิงก์ในอีเมลจัดส่ง เปิดลิงก์ผ่านบัญชีทดสอบที่ได้รับอนุญาตอย่างเหมาะสมหรือการตรวจสอบลูกค้าที่ตกลงกันไว้ โดยใช้เงื่อนไขการเข้าถึงที่คุณตั้งใจจะสนับสนุน บัญชีพนักงานที่ได้รับอนุญาตจากหน่วยงานในวงกว้างไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าบัญชีแขกจะทํางานได้ อย่างไรก็ตาม จดบันทึกการทดสอบในไฟล์นี้ และหลีกเลี่ยงการหมุนเวียนเอกสารของลูกค้าจริงไปยังบุคคลที่ไม่จําเป็น
ตรวจสอบผลลัพธ์เป็นประสบการณ์ของผู้ใช้ ไม่ใช่แค่ฉลากการอนุญาต ผู้รับที่ตั้งใจไว้สามารถเข้าถึงเอกสารได้หรือไม่ ชื่อระบุการเดินทางของพวกเขาอย่างชัดเจนหรือไม่? คําแนะนําในการประชุมสามารถอ่านได้บนอุปกรณ์ที่พวกเขาจะใช้หรือไม่? เนื้อหาที่แสดงตรงกับเวอร์ชันที่ได้รับการอนุมัติหรือไม่ หากเอกสารมีไฟล์ที่เชื่อมโยงครั้งที่สองลิงก์นั้นต้องการการเข้าถึงที่เหมาะสม การแบ่งปันกําหนดการเดินทางไม่ได้สร้างการเข้าถึงทุกสิ่งที่อ้างอิง
หากบัญชีของลูกค้าไม่สามารถทดสอบได้ ให้พูดสิ่งที่ได้รับการยืนยันจริง คุณสามารถยืนยันที่อยู่เชิญ อนุญาต และลิงก์ที่ถูกต้องโดยไม่ต้องอ้างว่าแขกได้เปิดเป็นการส่วนตัว ในกรณีที่การรับทราบมีประโยชน์ ให้ร้องขอผ่านกระบวนการลูกค้าปกติของคุณ การดําเนินการแบ่งปันที่เสร็จสมบูรณ์และการเปิดที่ประสบความสําเร็จที่ได้รับการยืนยันเป็นหลักฐานที่แตกต่างกัน และบันทึกการส่งมอบไม่ควรทําให้พวกเขาสับสน
ตัดสินใจว่าผู้เข้าพักจะใช้มันอย่างไรในระหว่างการเดินทาง
ลูกค้าอาจต้องการพิมพ์หรือดาวน์โหลดกำหนดการเดินทางก่อนออกเดินทาง Google ระบุว่าเจ้าของไฟล์ควบคุมตัวเลือกดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกสำหรับ Viewer ได้ บทบาทเพียงอย่างเดียวจึงไม่ได้ระบุการตั้งค่าสุดท้าย เลือกตัวเลือกเหล่านั้นให้ตรงกับการใช้งานที่ต้องการ หากกำหนดการเดินทางต้องใช้งานได้ขณะสัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ดี ควรมีวิธีเตรียมไฟล์ที่ลูกค้าทำตามได้ก่อนเดินทาง
หากคุณจัดหาแยกต่างหาก PDF หรือพิมพ์เวอร์ชัน ให้วันที่ที่ชัดเจนหรือการอ้างอิงการแก้ไขและอธิบายว่าการเปลี่ยนแปลงในภายหลังจะสื่อสารกันอย่างไร ไม่ควรสันนิษฐานว่าสําเนาที่ดาวน์โหลดมาจะอัปเดตเมื่อเอกสารจริงเปลี่ยนแปลง ให้กระบวนการทํางานชัดเจน: นักเดินทางควรพึ่งพาเวอร์ชันใดและหน่วยงานจะทําอย่างไรหากมีการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญหลังจากจัดหาสําเนาแล้ว
อย่าแสดงข้อ จํากัด ในการดาวน์โหลดหรือคัดลอกเพื่อควบคุมการใช้ข้อมูลในภายหลังอย่างสมบูรณ์ Google 'คําแนะนําในการแบ่งปันตัวเองแยกแยะการควบคุมที่มีอยู่จากวิธีที่เนื้อหาอาจถูกแชร์ที่อื่น ๆ สําหรับงานที่ใช้งานได้จริงนี้ ให้จดจ่ออยู่กับการให้ลูกค้าที่เหมาะสมเข้าถึงและจัดหาเฉพาะวัสดุที่ตั้งใจไว้เท่านั้น กําหนดการเดินทางควรมีสิ่งที่จําเป็นสําหรับการเดินทาง แทนที่จะเป็นบันทึกภายในที่ไม่จําเป็น
จัดการกับความล้มเหลวในการเข้าถึงด้วยหลักฐานเฉพาะ
หากลูกค้ารายงานปัญหาให้ถามถึงขั้นตอนที่แน่นอนที่เกิดขึ้น: การเปิดลิงก์อีเมลการเลือกบัญชีการขอการเข้าถึงหรือดูรายการที่เชื่อมโยงโดยเฉพาะ ยืนยันไฟล์และบัญชีโดยไม่ต้องขอรหัสผ่าน คําอธิบายสั้น ๆ ของหน้าจอและที่อยู่ที่หน่วยงานเชิญอาจมีประโยชน์มากกว่าการส่งลิงก์เดียวกันซ้ํา ๆ ด้วยข้อความที่สร้างความมั่นใจที่แตกต่างกัน
ตรวจสอบสถานะการแบ่งปันที่แท้จริงอีกครั้ง ตรวจสอบผู้รับชื่อ, การเข้าถึงทั่วไป, การจัดเรียงโฟลเดอร์แม่และไฟล์ในข้อความยังคงเป็นไฟล์ที่ตั้งใจไว้หรือไม่ หากนโยบายขององค์กรป้องกันการแบ่งปันจากภายนอก ให้ใช้ผู้ดูแลระบบหรือกระบวนการจัดส่งเอกสารที่ได้รับอนุมัติของคุณ แทนที่จะลองตั้งค่าแบบสุ่ม Google หมายเหตุว่าบัญชีการทํางานหรือโรงเรียนสามารถมีข้อ จํากัด ในการแบ่งปันนอกองค์กรดังนั้นความเป็นไปได้นั้นควรอยู่ในการแก้ไขปัญหา
เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว ให้ทดสอบอินพุตที่เปลี่ยนแปลงไปอีกครั้งและปิดปัญหาเฉพาะ คุณไม่จําเป็นต้องสร้างแผนการเดินทางที่ประสบความสําเร็จทุกครั้งขึ้นมาใหม่ เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับตัวเองว่าการแบ่งปันได้ผลโดยทั่วไป บันทึกสิ่งที่ล้มเหลวและสิ่งที่แก้ไข เช่น บัญชีผิดหรือลิงก์เก่า บันทึกนั้นให้คําอธิบายที่เป็นประโยชน์แก่ตัวแทนคนต่อไป หากลูกค้ารายเดียวกันถามอีกครั้งหรือเอกสารอื่นใช้การจัดเรียงเดียวกัน
เก็บการเปลี่ยนแปลงและการส่งมอบที่เข้าใจได้
เมื่อกําหนดการเดินทางเปลี่ยนแปลง ให้ตัดสินใจว่าเอกสารที่ได้รับอนุมัติที่มีอยู่จะได้รับการอัปเดตหรือจะออกเวอร์ชันไครเมนต์ใหม่หรือไม่ ทั้งสองวิธีต้องการกิจวัตรการสื่อสารที่ชัดเจน หากคุณสร้างไฟล์ใหม่ ให้ตรวจสอบการเข้าถึงและเปลี่ยนลิงก์การจัดส่งเมื่อจําเป็น หากคุณอัปเดตสิ่งที่มีอยู่ ให้บอกแขกว่ามีการเปลี่ยนแปลงทางวัตถุอะไรมากกว่าที่จะสมมติว่าพวกเขาจะสังเกตเห็นเวลารับที่แก้ไขแล้วในการเยี่ยมชมครั้งต่อไป
บันทึกการเปิดตัวสามารถสั้น: เอกสารที่ได้รับอนุมัติผู้รับที่ตั้งใจไว้บทบาทการเชื่อมโยงการตรวจสอบการเข้าถึงและการดําเนินการที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข หากการแบ่งปันไม่สมบูรณ์ ให้กําหนดเจ้าของและขั้นตอนต่อไป ผลลัพธ์ที่สําคัญคือลูกค้าที่สามารถใช้แผนการเดินทางที่ถูกต้องด้วยความมั่นใจและเพื่อนร่วมงานของหน่วยงานที่สามารถเข้าใจได้อย่างถ่องแท้ว่าได้รับการปล่อยตัวอย่างไร. บันทึกที่อ่านได้และการตรวจสอบการเปิดที่มีความหมายหนึ่งรายการมีประโยชน์มากกว่าโฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วยสําเนา“ ขั้นสุดท้าย” ที่อธิบายไม่ได้
คําแนะนําการออกเดินทาง-อีเมลที่เกี่ยวข้อง
หากลิงก์กําหนดการเดินทางปรากฏในอีเมลขาออกตามกําหนดเวลา ให้ตรวจสอบข้อความที่เข้าคิวเมื่อข้อตกลงที่ได้รับอนุมัติเปลี่ยนแปลง เดอะ Gmail คู่มือครอบคลุมการหยุดและแก้ไขการสื่อสารที่รอ การแชร์ไฟล์และการตั้งเวลาอีเมลยังคงตรวจสอบแยกต่างหาก
ทบทวนกําหนดการ Gmail อีเมลออกเดินทางหลังจากเปลี่ยนการเดินทาง
แหล่งที่มาและการวางแผนเพิ่มเติม
Google Drive ความช่วยเหลือ: แบ่งปันไฟล์บทบาทและการเข้าถึงทั่วไป
Google Drive ความช่วยเหลือ: แบ่งปันและจัดการการเข้าถึงโฟลเดอร์
Google Drive ความช่วยเหลือ: ไฟล์และโฟลเดอร์ที่เข้าถึงได้ จํากัด
Google Drive ความช่วยเหลือ: หยุด จํากัด หรือเปลี่ยนการแบ่งปัน







