ให้การตรวจสอบขอบเขตที่กําหนดไว้
เลือกเอกสารหนึ่งฉบับและคําถามหนึ่งข้อสําหรับการตรวจสอบ ซัพพลายเออร์อาจกําลังตรวจสอบคําอธิบายผลิตภัณฑ์ หน่วยงานอาจกําลังตรวจสอบสรุปการเดินทางหรือทีมอาจกําลังอัปเดตเอกสารข้อมูลแขก บอกผู้ตรวจสอบว่าข้อเท็จจริงใดต้องการความสนใจ และส่วนใดของเอกสารที่อยู่นอกบัตรผ่านนี้
ระบุเวอร์ชันที่กําลังตรวจสอบและการใช้สิ่งพิมพ์ที่ตั้งใจไว้ ซัพพลายเออร์ที่ตรวจสอบร่างสําหรับข้อเสนอส่วนตัวอาจไม่คาดหวังว่าคําพูดเดียวกันจะปรากฏในแคมเปญสาธารณะ . ทีมงานต้องการความเข้าใจร่วมกันว่าการตรวจสอบจะอนุญาตอะไรในการดําเนินงาน รวมถึงผู้ที่ตัดสินใจเมื่อข้อความพร้อมใช้งาน
หลีกเลี่ยงการขอให้ใครสักคนตรวจสอบทุกอย่าง ในเอกสารที่ไม่มีโครงสร้าง ทําเครื่องหมายข้อความที่เกี่ยวข้องและอธิบายข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยัน: เส้นทางรวมถึงบริการการจัดประชุมหรือข้อ จํากัด ที่ระบุไว้ คําขอที่มุ่งเน้นทําให้ซัพพลายเออร์มีโอกาสมากขึ้นในการระบุปัญหาที่สําคัญ .
แยกหลักฐาน คําพูดที่เสนอ และการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
นี่คือสามส่วนที่แตกต่างกันของงาน หลักฐานสร้างข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง ข้อเสนอแนะเสนอว่าเอกสารควรแสดงอย่างไร เจ้าของการตัดสินใจจะตัดสินว่า ถ้อยคํานั้นอยู่ในเวอร์ชันที่ปล่อยออกมาหรือไม่
ข้อเสนอแนะของซัพพลายเออร์สามารถเป็นประโยชน์โดยไม่ต้องแก้ไขทุกคําถาม พวกเขาอาจแก้ไขชื่อเส้นทางในขณะที่ออกจากการรวม กํากวม เพื่อนร่วมงานอาจปรับปรุงไวยากรณ์โดยไม่ทราบว่ามีกิจกรรมพื้นฐานหรือไม่ อย่างไรก็ตาม อย่าถือว่าการแก้ไขที่เสนอทุกครั้งเป็นหลักฐานที่เทียบเท่ากับรายละเอียดบริการที่ได้รับการยืนยัน
จดบันทึกการตรวจสอบเล็ก ๆ ที่ระบุข้อเท็จจริงแหล่งที่มาและความรับผิดชอบในสิ่งที่จําเป็น หมายเหตุไม่จําเป็นต้องทําซ้ําไฟล์ซัพพลายเออร์ทั้งหมด ควรให้เจ้าของการตัดสินใจเข้าใจว่าเหตุใดจึงมีการเสนอการเปลี่ยนแปลง และสิ่งที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขก่อนที่จะยอมรับ
ใช้ โหมดแนะนําโดยเจตนา
คําแนะนําอย่างเป็นทางการของ Google อธิบายว่าข้อเสนอแนะเสนอการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องเปลี่ยนข้อความต้นฉบับทันที พวกเขาสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้ และผู้ที่มีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขสามารถแนะนําการแก้ไขได้ นั่นทําให้โหมดมีประโยชน์สําหรับการตรวจสอบ ซึ่งผู้เขียนต้องดูสิ่งที่เสนอ
ขอให้ผู้ตรวจสอบตรวจสอบว่าพวกเขาอยู่ในโหมดแนะนําก่อนที่จะแก้ไขข้อความที่เกี่ยวข้อง การแก้ไขโดยตรงและข้อเสนอแนะ มีผลแตกต่างกันในเอกสารการทํางาน ทีมงานควรรู้ว่าพฤติกรรมใดที่คาดหวัง แทนที่จะสมมติว่าลิงก์ที่ใช้ร่วมกันจะบังคับใช้กระบวนการตรวจสอบที่ตั้งใจไว้โดยอัตโนมัติ
เก็บการเปลี่ยนแปลงที่เสนอให้เล็กที่สุดเท่าที่ปัญหาอนุญาต การแทนที่ทั้งหน้าเพื่อแก้ไขชื่อจุดนัดพบหนึ่งชื่อ ทําให้ยากขึ้นในการระบุสิ่งที่เปลี่ยนแปลง ข้อเสนอแนะที่มุ่งเน้นยังทําให้ง่ายต่อการยอมรับการแก้ไขที่ได้รับการยืนยันในขณะที่ทิ้งการตั้งค่าโวหารที่ไม่เกี่ยวข้องไว้ในภายหลัง .
ผูกพันเหตุผลกับทางที่ได้รับผลกระทบ
ใช้ความคิดเห็นเพื่ออธิบายคําถามหรือหลักฐานที่อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ . เน้นคําที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้ตรวจสอบคนต่อไปสามารถค้นหาปัญหาได้ ความคิดเห็นที่บอกว่ายืนยันพื้นที่รับของมีประโยชน์มากกว่าเมื่อแนบมากับประโยครับจริงมากกว่าเมื่อทิ้งไว้ที่ด้านบนของเอกสารยาว ๆ
ระบุคําขอให้เจาะจง ระบุว่าซัพพลายเออร์จําเป็นต้องยืนยันข้อเท็จจริงหรือไม่ เลือกระหว่างสองวลีที่ถูกต้องหรือให้ข้อมูลที่ขาดหายไป ในกรณีที่การอ้างอิงภายในสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง ให้ชี้ผู้ตรวจสอบที่ได้รับอนุญาตไปยังบันทึกนั้นผ่านกระบวนการเอกสารปกติของธุรกิจ
หลีกเลี่ยงการใส่รายละเอียดที่ไม่จําเป็นของแขกลงในบทวิจารณ์ของซัพพลายเออร์ที่แชร์กันในวงกว้าง ถ้อยคําผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่สามารถตรวจสอบได้ โดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลการจองส่วนบุคคลของนักเดินทาง ให้การตรวจสอบมุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงของบริการและแบ่งปันเนื้อหาเฉพาะกรณีใด ๆ ผ่านช่องทางที่เหมาะสมเท่านั้น
เลือกเจ้าของการตัดสินใจก่อนที่ความคิดเห็นจะมาถึง
ใครบางคนต้องตัดสินใจว่า ข้อเสนอแนะพร้อมที่จะยอมรับหรือไม่ บุคคลนั้นควรเข้าใจวัตถุประสงค์ของเอกสาร และรู้ว่าใครสามารถแก้ไขข้อเท็จจริงของซัพพลายเออร์ได้ หากไม่มีเจ้าของการตัดสินใจ ข้อเสนอแนะสามารถสะสมได้ในขณะที่เพื่อนร่วมงานสันนิษฐานว่าคนอื่นกําลังตรวจสอบพวกเขา
ระบุว่าการตรวจสอบจะจบลงอย่างไร เจ้าของอาจยอมรับการแก้ไขข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยัน ส่งคืนคําถามที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข และกําหนดเวลาผ่านการคัดลอกแยกต่างหาก ให้ซัพพลายเออร์ติดต่อที่ชัดเจนสําหรับคําถาม แทนที่จะทําให้เพื่อนร่วมงานหลายคนตอบกระทู้เดียวกันอย่างอิสระ
Google สามารถแจ้งให้ผู้คนทราบเกี่ยวกับข้อเสนอแนะและความคิดเห็น แต่การแจ้งเตือนไม่ใช่กระบวนการตัดสินใจของทีม ยืนยันว่าผู้ตรวจสอบที่เกี่ยวข้องได้รับคําขอแล้ว และทราบกําหนดเวลาที่ธุรกิจต้องการ อย่าอนุมานการอนุมัติจากการไม่มีการตอบกลับ
ทํางานผ่านตัวอย่างคําพูดแบบกระบะ
พิจารณาแผนการเดินทางสมมติที่บอกว่า การรับสินค้ารวมอยู่ในโรงแรมทั้งหมดในเมือง ซัพพลายเออร์อธิบายว่าบริการจริงครอบคลุมพื้นที่ส่วนกลางที่กําหนดไว้โดยข้อตกลงอื่น ๆ ได้รับการยืนยันแยกต่างหาก ปัญหาคือสัญญาบริการ ไม่ใช่แค่ความยาวของประโยค
ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์จะแทนที่คําสัญญากว้าง ๆ ด้วยถ้อยคําที่อธิบายความครอบคลุมที่ตกลงกันไว้อย่างถูกต้อง ความคิดเห็นที่ตามมาจะระบุข้อมูลซัพพลายเออร์ปัจจุบัน และขอให้เจ้าของการตัดสินใจยืนยันถ้อยคําที่หันหน้าไปทางแขก ไม่ควรประดิษฐ์ขอบเขตหรือเพิ่มค่าธรรมเนียมพิเศษที่ซัพพลายเออร์ยังไม่ยืนยัน .
ก่อนที่จะยอมรับการแก้ไข ให้ตรวจสอบว่าสัญญาเดียวกันปรากฏในเอกสารที่ใด กล่องสรุปหรือรายการบริการรวม อาจยังคงบอกว่าโรงแรมทั้งหมด การยอมรับประโยคที่แก้ไขหนึ่งประโยค ไม่ได้ทําให้ข้อเสนอทั้งหมดสอดคล้องกัน เจ้าของควรแก้ไขข้อความที่ได้รับผลกระทบจริง ๆ และรักษาแหล่งที่มาของการตัดสินใจ
ทบทวนการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงก่อนขัดเกลาสไตล์
กลุ่มทบทวนเกี่ยวกับผลที่ตามมาของการเปลี่ยนแปลง เวลาออกเดินทาง การรวมหรือสภาพการเข้าถึงอาจส่งผลต่อทางเลือกของผู้เข้าพักและการจัดส่งของทีม การตั้งค่าเครื่องหมายวรรคตอนอาจช่วยเพิ่มความสามารถในการอ่านได้ แต่ไม่ควรหันเหความสนใจจากสัญญาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงที่เสนอกับแหล่งที่มาที่เกี่ยวข้อง จากนั้นอ่านย่อหน้าโดยรอบ คํานามที่ถูกต้องยังคงสามารถนั่งอยู่ในประโยคที่ทําให้เข้าใจผิดได้ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนชื่อสถานที่ไม่ได้ยืนยันว่ามีการเข้าชมหรือมีไกด์นําเที่ยว
หลังจากผ่านข้อเท็จจริงแล้ว ให้ทบทวนความชัดเจนและน้ําเสียง คําสั่งนี้ช่วยให้ทีมหลีกเลี่ยงการขัดย่อหน้า ที่อาจต้องการการเขียนใหม่ที่สําคัญ นอกจากนี้ยังทําให้การมีส่วนร่วมของซัพพลายเออร์ง่ายต่อการแยกแยะออกจากการตั้งค่าบรรณาธิการของหน่วยงาน .
ยอมรับการเปลี่ยนแปลงด้วยบริบทที่มองเห็นได้
Google ให้การควบคุมสําหรับการยอมรับหรือปฏิเสธข้อเสนอแนะของแต่ละบุคคลและเครื่องมือตรวจสอบสําหรับการจัดการข้อเสนอแนะร่วมกัน ใช้ขอบเขตที่เหมาะกับงาน การตรวจสอบซัพพลายเออร์แบบผสม สมควรได้รับความสนใจมากกว่าชุดของการแก้ไขการสะกดคําที่ตกลงกันไว้
อ่านย่อหน้าสุดท้ายหลังจากยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญ การลบหรือเปลี่ยนคําอาจส่งผลต่อการอ้างอิง รายการ หรือส่วนหัวในบริเวณใกล้เคียง ตรวจสอบว่าถ้อยคําที่ได้รับอนุมัติยังคงบอกสิ่งที่เจ้าของตั้งใจไว้ และไม่ทิ้งวลีที่ขัดแย้งกันไว้เหนือมันทันที
หากข้อเสนอแนะถูกปฏิเสธ ให้รักษาเหตุผลที่รัดกุมซึ่งมีความสําคัญต่อการใช้งานในอนาคต บางทีถ้อยคําที่เสนออาจนําไปใช้กับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ หรือขาดการยืนยัน จุดประสงค์คือเพื่อให้การตัดสินใจเข้าใจได้ ไม่ใช่เพื่อบันทึกข้อโต้แย้งที่ยาวนานเกี่ยวกับการแก้ไขเล็กน้อยทุกครั้ง
อย่าใช้ความคิดเห็นที่แก้ไขแล้วเป็นสัญญาณอนุมัติ
เครื่องมือแสดงความคิดเห็นของ Google อนุญาตให้มีการอภิปรายและเปิดใหม่ในภายหลัง การปิดเธรดสามารถช่วยให้มุมมองการทํางานสามารถจัดการได้ แต่ไม่ได้บอกเพื่อนร่วมงานว่าข้อเท็จจริงใดได้รับการยืนยันเว้นแต่ทีมงานจะบันทึกการตัดสินใจนั้น
ก่อนที่จะแก้ไขหัวข้อที่สําคัญ ให้ทิ้งผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ไว้ในความคิดเห็นหรือบันทึกการตรวจสอบ ระบุถ้อยคําที่ยอมรับได้ งานที่เหลือ หรือเหตุผลที่ไม่จําเป็นต้องเปลี่ยนแปลง เพื่อนร่วมงานที่กลับมาในภายหลังควรจะสามารถเข้าใจได้ว่าทําไมปัญหาจึงหายไปจากมุมมองที่ใช้งานอยู่ .
หลีกเลี่ยงการตอบคําถามเพียงเพราะมีการกล่าวถึงในข้อความอื่น ๆ ยืนยันว่าผู้รับผิดชอบได้ตอบแล้ว และเอกสารดังกล่าวสะท้อนถึงผลลัพธ์ มิฉะนั้น บทวิจารณ์อาจดูเสร็จแล้วในขณะที่ความไม่แน่นอนพื้นฐานยังคงอยู่ในข้อความ
ระบุเวอร์ชันที่วางจําหน่าย
เครื่องมือประวัติศาสตร์เวอร์ชันของ Google ให้บรรณาธิการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านี้และสร้างเวอร์ชันที่มีชื่อ ใช้ชื่อที่มีความหมาย เมื่อข้อความที่ตรวจสอบแล้วถึงจุดปล่อยที่กําหนด รวมวันที่หรือเวอร์ชันเอกสาร ในการประชุมสามัญของทีม
แยกการตัดสินใจปล่อยออกจาก การมีอยู่ของเวอร์ชันที่มีชื่อ ฉลากเช่นซัพพลายเออร์ที่ตรวจสอบควรปฏิบัติตามขอบเขตการตรวจสอบจริง หากเพียง แต่ย่อหน้าการขนส่งได้รับการตรวจสอบอย่าตั้งชื่อเอกสารทั้งหมดราวกับว่าทุกการรวมและสภาพได้รับการยืนยันแล้ว
บันทึกว่าใครอนุมัติการปล่อยตัว และจะใช้ที่ไหน ผ่านกระบวนการปกติของธุรกิจ เอกสารการทํางานอาจมีการเปลี่ยนแปลงต่อไปหลังจากจุดนั้น ในขณะที่ข้อเสนอที่ส่งออกหรือสําเนาพันธมิตรยังคงได้รับการแก้ไข ทีมงานจําเป็นต้องรู้ว่าข้อความใดถูกส่ง ไม่ใช่แค่ไฟล์ใดที่เปิดอยู่ในขณะนี้
ตรวจสอบสําเนาที่ส่งออกก่อนที่จะส่งมอบ
หากเอกสารที่ตรวจสอบแล้วถูกส่งออกให้ตรวจสอบผลลัพธ์ ยืนยันว่าถ้อยคําสุดท้ายที่ตั้งใจไว้ปรากฏขึ้น ความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขจะได้รับการจัดการอย่างเหมาะสมสําหรับผู้ชม และชื่อและตัวเลขที่สําคัญยังคงไม่บุบสลาย เอกสารการทํางานที่ถูกต้องยังคงสามารถสร้างการส่งมอบที่สับสนได้ หากส่งออกมุมมองหรือเวอร์ชันที่ไม่ถูกต้อง
คําแนะนําคําแนะนําของ Google อธิบายว่าคําแนะนําและ Microsoft Office ติดตามการเปลี่ยนแปลงแปลงระหว่างรูปแบบอย่างไร หากเวิร์กโฟลว์ใช้ทั้งสองระบบ ให้ทดสอบการเดินทางไปกลับจริงด้วยตัวอย่างการตรวจสอบที่ไม่เป็นพิษเป็นภัยก่อนที่จะพึ่งพาเอกสารซัพพลายเออร์ที่ไวต่อกําหนดเวลา
อย่าทึกทักเอาเองว่าผู้รับเห็นบริบทการตรวจสอบเช่นเดียวกับบรรณาธิการ . PDF ย่อหน้าคัดลอกและลิงก์การทํางานที่ใช้ร่วมกันนําเสนอข้อมูลที่แตกต่างกัน ส่งรูปแบบที่ตอบสนองวัตถุประสงค์ที่ตกลงกันไว้ และทําให้สถานะของข้อความชัดเจน
ให้คู่ค้าเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติในปัจจุบันเท่านั้น
เมื่อข้อเท็จจริงของซัพพลายเออร์เปลี่ยนแปลง ให้บอกคู่ค้าว่าคําอธิบายใดต้องการการอัปเดตและจัดหาถ้อยคําที่ได้รับอนุมัติ ลิงก์ไปยังเอกสารที่เต็มไปด้วยความคิดเห็นทางประวัติศาสตร์อาจทําให้ผู้ค้าปลีกไม่แน่ใจว่าประโยคใดเป็นปัจจุบัน .
ระบุผลิตภัณฑ์ที่ได้รับผลกระทบและขอบเขตของการเปลี่ยนแปลง ถ้าเปลี่ยนพื้นที่รับรถ ก็บอกมา หากการตรวจสอบแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกดคําเท่านั้น ให้เพิ่มสัดส่วนการส่งมอบ พันธมิตรไม่ควรต้องเปรียบเทียบไฟล์ยาวสองไฟล์ เพื่อค้นหาว่าจําเป็นต้องดําเนินการอย่างไร
เก็บรักษาเวอร์ชันที่วางจําหน่ายเก่าไว้ในบันทึกที่เหมาะสมโดยไม่ต้องนําเสนอเป็นปัจจุบัน นั่นช่วยให้ทีมตอบคําถามในภายหลังเกี่ยวกับสิ่งที่แขกหรือหน่วยงานได้รับ ในขณะที่ลดโอกาสที่ใครบางคนจะคัดลอกคําพูดก่อนหน้านี้ลงในข้อเสนอใหม่
เก็บรีวิวถัดไปได้ง่ายขึ้น
เก็บรายการสั้น ๆ ของข้อเท็จจริงที่ต้องการการยืนยันจากซัพพลายเออร์และแหล่งที่มาที่แก้ไข นําโครงสร้างนั้นกลับมาใช้ใหม่สําหรับการอัปเดตครั้งต่อไป ในขณะที่ตรวจสอบว่าบริการหรือผู้ติดต่อที่รับผิดชอบมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ คุณค่าเป็นคําถามที่ชัดเจนกว่า ไม่ใช่การรวบรวมความคิดเห็นที่ใหญ่กว่า
ทบทวนกระบวนการหลังจากส่งมอบจริง หากคนสองคนยอมรับข้อเสนอแนะที่ขัดแย้งกัน ให้ชี้แจงเจ้าของการตัดสินใจ หากซัพพลายเออร์มองข้ามข้อความสําคัญ ให้ปรับปรุงคําขอตรวจสอบ หากคู่ค้าใช้การส่งออกแบบเก่า ให้ปรับปรุงบัตรประจําตัวที่ปล่อยออกมา
การตรวจสอบเอกสารที่มีประโยชน์ทําให้คําพูดที่เสนอมองเห็นได้ และการตัดสินใจขั้นสุดท้ายก็เข้าใจได้ เครื่องมือนี้สนับสนุนการสนทนา ในขณะที่ทีมงานจัดหาหลักฐาน ความเป็นเจ้าของ และจุดปล่อยที่ชัดเจนซึ่งเปลี่ยนร่างให้กลายเป็นข้อมูลการเดินทางที่เชื่อถือได้
