กําหนดการเดินทางที่ยาวนานมักจะเติบโตผ่านการเพิ่ม: การโอนอื่น, หมายเหตุซัพพลายเออร์, การมาถึงของโรงแรมที่แก้ไขแล้วและหน้าอธิบายการทัศนศึกษาเสริม หากการเพิ่มแต่ละครั้งถูกจัดรูปแบบด้วยตา เอกสารอาจดูเป็นระเบียบในขณะที่กลายเป็นเรื่องยากที่จะนําทาง พนักงานเลื่อนผ่านวันที่เป็นตัวหนาซ้ํา ๆ และผู้อ่านที่ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลืออาจไม่ได้รับโครงสร้างส่วนที่มีความหมาย
รูปแบบหัวของ Word เสนอวิธีปฏิบัติในการจัดระเบียบข้อมูลนั้น งานเริ่มต้นด้วยการตัดสินใจเลือกสิ่งที่ควรอยู่ด้วยกัน ไม่ใช่การเลือกขนาดตัวอักษร แผนการเดินทางที่มีประโยชน์ช่วยให้ผู้อ่านค้นหาวันใดวันหนึ่ง ทําความเข้าใจว่ากิจกรรมใดเป็นของมันและแยกแยะการเตรียมการที่ได้รับการยืนยันจากข้อมูลทั่วไป โครงสร้างที่สอดคล้องกันยังทําให้การเปลี่ยนแปลงซัพพลายเออร์ในภายหลังง่ายต่อการตรวจสอบ
ตัดสินใจว่าผู้อ่านควรค้นหาวันของพวกเขาอย่างไร
ใช้แผนการเดินทางหนึ่งที่พนักงานรักษาไว้จริง ๆ แสดงรายการคําถามที่ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานต้องตอบอย่างรวดเร็ว: จะเกิดอะไรขึ้นในวันถัดไปที่การโอนเริ่มต้นกิจกรรมใดเป็นตัวเลือกและจะหารายละเอียดความช่วยเหลือในปัจจุบันได้ที่ไหน เปรียบเทียบคําถามเหล่านั้นกับป้ายส่วนที่มีอยู่ของเอกสาร
เลือกลําดับชั้นที่สะท้อนการเดินทาง การเดินทางหลายวันอย่างง่ายอาจใช้ชื่อเอกสาร หัวข้อหลักในแต่ละวันและส่วนหัวของผู้ใต้บังคับบัญชาสําหรับการขนส่ง กิจกรรม และการเตรียมการข้ามคืนในวันนั้น แผนการเดินทางอื่นอาจต้องการส่วนสําคัญสําหรับข้อมูลเชิงปฏิบัติ และโปรแกรมแบบวันต่อวัน ทางเลือกที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับเนื้อหา แต่ส่วนที่เทียบเท่าควรมีบทบาทที่เทียบเท่ากัน
อย่าสร้างหัวข้อสําหรับทุกประโยค โครงร่างที่มีชิ้นส่วนเล็ก ๆ หลายสิบชิ้นอาจใช้เป็นเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างได้ยาก ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มภายใต้ฉลากเชิงพรรณนา และให้ความแตกต่างที่สําคัญที่สุดมองเห็นได้ ตัวอย่างเช่น กิจกรรมช่วงบ่ายที่เป็นตัวเลือกแยกต่างหากต้องการบริบทที่ชัดเจน ดังนั้นจึงไม่ถูกเข้าใจผิดว่าเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมตอนเช้าที่ได้รับการยืนยัน
เห็นด้วยกับโครงสร้าง กับผู้ที่อนุมัติ ข้อเท็จจริงของกําหนดการเดินทาง บรรณาธิการเอกสารไม่ควรอนุมานว่า การถ่ายโอนได้รับการยืนยันเพียงเพราะมันอยู่ใต้หัวที่ฟังดูชัดเจน แก้ไขคําถามสถานะเหล่านั้นผ่านบันทึกการจองปกติของหน่วยงาน จากนั้นใช้โครงสร้างเอกสารเพื่อนําเสนอข้อมูลที่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง
ใช้สไตล์มากกว่าการเลียนแบบรูปลักษณ์ของพวกเขา
คําแนะนําในการมุ่งหน้าของ Microsoft อธิบายการเลือกข้อความที่เกี่ยวข้องและเลือกรูปแบบการมุ่งหน้าจากพื้นที่ Home tab's Styles สิ่งนี้เชื่อมโยงย่อหน้ากับบทบาทเชิงโครงสร้าง เพียงแค่เพิ่มขนาดข้อความหรือใช้การจัดรูปแบบตัวหนา ไม่ได้สร้างโครงสร้างเอกสารเดียวกัน
ใช้รูปแบบ Title และ Subtitle ในตัวสําหรับบทบาทที่ตั้งใจไว้ และจัดระเบียบส่วนหัวตามลําดับตรรกะ คําแนะนําในการเข้าถึงของ Microsoft ให้คําแนะนํากับการข้ามระดับ สําหรับส่วนวัน, หัวข้อ 1 สามารถแนะนําวันและ Heading 2 สามารถแนะนําเขตการปกครองที่มีความหมายภายในนั้น อย่าเลือกระดับที่ลึกกว่าเพียงเพราะลักษณะเริ่มต้นของมันดูน่าดึงดูด
หากสไตล์เริ่มต้นไม่ตรงกับเอกลักษณ์ทางสายตาของหน่วยงาน ให้เจ้าของเทมเพลตปรับสไตล์ที่เกี่ยวข้องโดยเจตนา เป้าหมายคือความสัมพันธ์ที่สอดคล้องกันระหว่างรูปลักษณ์และความหมาย ผู้อ่านไม่ควรพบหัวเรื่องวันที่เหมือนกันทางสายตาสองหัว โดยที่หัวหนึ่งเป็นหัวเรื่องจริง และอีกอันหนึ่งเป็นย่อหน้าธรรมดาที่จัดรูปแบบให้คล้ายกับมัน
เก็บถ้อยคําข้อเท็จจริงเดิมไว้ในขณะที่ใช้โครงสร้างเริ่มต้น สิ่งนี้ทําให้การตรวจสอบครั้งแรกง่ายขึ้น: ทีมงานสามารถตรวจสอบว่าลําดับชั้นทํางานหรือไม่โดยไม่ต้องประเมินข้อมูลซัพพลายเออร์ที่เขียนใหม่พร้อมกัน หากเนื้อหาเองต้องการการแก้ไข ให้บันทึกว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงบทบรรณาธิการแยกต่างหากด้วยแหล่งสนับสนุน
สร้างโครงร่างขนาดเล็กที่มีประโยชน์
พิจารณาโครงสร้างการเดินทางห้าวันสมมตินี้ มันแสดงให้เห็นถึงบทบาทเอกสารมากกว่าการแนะนําโปรแกรมการเดินทางที่เฉพาะเจาะจง:
| เนื้อหาเอกสาร | บทบาทที่แนะนํา | สิ่งที่ฉลากบอกผู้อ่าน | | --- | --- | --- | | ชื่อการเดินทาง | ชื่อ | ระบุกําหนดการเดินทางที่สมบูรณ์ | | ข้อมูลในทางปฏิบัติ | หัวข้อ 1 | ข้อมูลกลุ่มที่ใช้ข้ามการเดินทาง | | วันที่ 1: เดินทางถึงและรับส่งไปโรงแรม | หัวข้อระดับ 1 | ระบุวันและจุดประสงค์หลักของวันนั้น | | การจัดประชุมสนามบิน | หัวข้อ 2 | ค้นหาคําแนะนําการมาถึงที่เกี่ยวข้อง | | วัน 2 : เยี่ยมชมคลองและช่วงบ่ายที่เป็นอิสระ | มุ่งหน้า 1 | แยกแยะเวลาแนะนําและเป็นอิสระของวัน | | กิจกรรมตอนเย็นเสริม | หัวข้อ 2 | แนะนําตัวเลือกภายในวันที่ถูกต้อง |
โครงร่างควรยังคงสมเหตุสมผลเมื่ออ่านโดยไม่มีย่อหน้ารายละเอียด หากหลายหัวเรื่องพูดเพียงรายละเอียด ผู้อ่านจะต้องเปิดแต่ละส่วนเพื่อค้นหาวัตถุประสงค์ ชอบป้ายกํากับที่มีความหมายเช่น Morning meeting point หรือโปรแกรมเสริมตอนเย็นที่ผู้ที่อธิบายเนื้อหาที่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง
เก็บวันที่และหมายเลขวัน สอดคล้องกับการเดินทางที่ได้รับการยืนยัน หัวข้อสามารถมีหมายเลขวันวันที่หรือทั้งสองอย่าง แต่ควรใช้รูปแบบที่เลือกอย่างสม่ําเสมอ อย่าพึ่งพาภาพถ่ายที่อยู่ติดกันด้วยสายตา เพื่อระบุว่าส่วนใดเกี่ยวข้องกับจุดหมายปลายทาง ถ้อยคําต้องการบริบทที่เพียงพอ เพื่อให้ยังคงมีประโยชน์ในโครงร่าง
หัวข้อคือคํามั่นสัญญา เกี่ยวกับข้อความข้างใต้ด้วย หากหัวเรื่องอธิบายการถ่ายโอน ข้อเสนอแนะของร้านอาหารที่ไม่เกี่ยวข้องไม่ควรขัดจังหวะคําแนะนําก่อนส่วนถัดไปที่เกี่ยวข้อง ย้ายคําแนะนําทั่วไปไปยังส่วนที่เหมาะสม และรักษาคุณสมบัติที่จําเป็นนอกเหนือจากการจัดที่พวกเขามีคุณสมบัติ
ใช้บานหน้าต่างนําทางเป็นการตรวจสอบโครงสร้าง
คําแนะนําปัจจุบันของ Microsoft สําหรับ Word บน Windows อธิบายว่าส่วนหัวที่ใช้รูปแบบหัวในตัวเอกสารปรากฏในบานหน้าต่างนําทาง เปิดจากแท็บดูและตรวจสอบมุมมอง Headings เอกสารระบุว่าพฤติกรรมแตกต่างกันใน Word สําหรับ Mac และ Word สําหรับเว็บดังนั้นโปรดตรวจสอบคําแนะนําสําหรับเวอร์ชันที่ทีมของคุณใช้
อ่านรายการตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อนร่วมงานสามารถค้นหาวันใดวันหนึ่งและแยกแยะข้อมูลการเดินทางจากโปรแกรมรายวันได้หรือไม่? ขยายส่วนหัวของผู้ใต้บังคับบัญชา และตรวจสอบว่าพวกเขาอยู่ภายใต้ผู้ปกครองที่ถูกต้องหรือไม่ กิจกรรมเสริมที่ผิดที่ผิดทางอาจสังเกตได้ง่ายกว่าในโครงร่างขนาดกะทัดรัดนี้ มากกว่าในหลายหน้าของภาพถ่ายและร้อยแก้วการเดินทาง
เลือกส่วนหัวและตรวจสอบว่า นําไปสู่ส่วนที่ตั้งใจไว้ ทําซ้ําสําหรับคําแนะนําการมาถึงหลัก กลางวันกลาง และข้อมูลการออกเดินทางขั้นสุดท้าย นี่เป็นการตรวจสอบจุดจริงของกําหนดการเดินทางจริงไม่ใช่เหตุผลที่จะคลิกทุกหัวเรื่องซ้ํา ๆ หลังจากได้รับการตรวจสอบแล้ว
เอกสาร Windows ของ Microsoft ระบุข้อ จํากัด ที่สําคัญ: บานหน้าต่างนําทางไม่แสดงส่วนหัวในตารางกล่องข้อความส่วนหัวหรือส่วนท้าย หากป้ายวันเดินทางถูกวางไว้เฉพาะในสถานที่เหล่านั้นเท่านั้น การขาดงานจากโครงร่างมีคําอธิบายที่เป็นรูปธรรม ขอให้เจ้าของเทมเพลตให้โครงสร้างที่เหมาะสมในตัวเอกสาร แทนที่จะใช้การจัดรูปแบบตัวหนาซ้ํา ๆ
รักษารูปแบบภาพจากการซ่อนโครงสร้างที่จําเป็น
แผนการเดินทางมักใช้ตารางเพื่อจัดเวลา สถานที่ และกิจกรรม ตารางอาจเหมาะสมสําหรับกําหนดการที่แท้จริง แต่ส่วนหัวของวันหลักของทีมควรยังคงมีบทบาทในการนําทางที่ชัดเจน หลีกเลี่ยงการสร้างเอกสารทั้งหมดจากคอนเทนเนอร์เลย์เอาต์ตกแต่ง โดยไม่พิจารณาว่าผู้อ่านจะนําทางเนื้อหาอย่างไร
แยกวันที่มุ่งหน้าจากตารางเวลาโดยละเอียด เมื่อสิ่งนั้นช่วยรักษาโครงร่าง จากนั้นผู้อ่านสามารถค้นหาวันก่อน สํารวจตารางเวลาได้ ภายในโต๊ะ ให้ความสัมพันธ์ระหว่างเวลาและกิจกรรมของพวกเขาชัดเจน และใช้โครงสร้างโต๊ะที่เหมาะสม โครงการแบบหัวเรื่องไม่ได้แก้ไขปัญหาการเข้าถึงโต๊ะทุกรายการโดยอัตโนมัติ
ภาพถ่ายสามารถช่วยให้ลูกค้ารับรู้สภาพแวดล้อม แต่ข้อมูลที่จําเป็นควรยังคงมีอยู่เป็นข้อความเอกสารธรรมดา คําแนะนําในการถ่ายโอนที่ฝังอยู่ในภาพตกแต่งเท่านั้น ยากที่จะอัปเดตและตรวจสอบ คําแนะนําผู้ช่วยการเข้าถึงของ Microsoft เตือนอย่างชัดเจนถึงการใช้รูปภาพของข้อความในฐานะผู้ให้บริการข้อมูลที่จําเป็น แต่เพียงผู้เดียว
อย่าเพิ่มกล่องข้อความที่ไม่จําเป็น เพียงเพื่อบังคับให้ปรากฏหน้าใดหน้าหนึ่ง หากส่วนหัวที่แก้ไขแล้วย้ายไปที่หน้าอื่น ให้แก้ไขเลย์เอาต์ผ่านการจัดรูปแบบที่รองรับของเทมเพลต แทนที่จะแปลงส่วนหัวเป็นกราฟิก รักษาโครงสร้างในขณะที่ทําให้เอกสารสามารถใช้งานได้ด้วยสายตา และตรวจสอบทั้งสองอย่างหลังจากการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญ
แก้ไขวันโดยไม่ทําลายความสัมพันธ์
สมมติว่าการเยี่ยมชมคลองย้ายจากตอนเช้าถึงบ่ายหลังจากการยืนยันของซัพพลายเออร์. นี่คือตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงสมมุติฐาน บรรณาธิการกําหนดการเดินทางจะต้องอัปเดตข้อมูลวันที่ได้รับการอนุมัติกิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาและบทสรุปใด ๆ ที่อ้างถึงเวลา การย้ายหนึ่งย่อหน้าไม่เพียงพอหากคําสั่งการประชุมยังคงอยู่ในส่วนก่อนหน้า.
ใช้โครงร่างหัวเพื่อค้นหาวันที่เกี่ยวข้อง และทบทวนส่วนที่สมบูรณ์ ตรวจสอบการขนส่งเวลาอิสระรวมบริการและกิจกรรมเสริมใด ๆ ที่เชื่อมต่อกับการจัดเก่า หัวข้อทําให้การพึ่งพาเหล่านั้นมองเห็นได้ง่ายขึ้น แต่ไม่ได้ระบุว่าข้อเท็จจริงใดเป็นปัจจุบัน รักษาการยืนยันของซัพพลายเออร์และการอ้างอิงการจองในบันทึกที่เหมาะสมของหน่วยงาน.
Word บน Windows สนับสนุนส่วนการเคลื่อนไหวผ่านบานหน้าต่างนําทาง ถือว่านั่นเป็นการดําเนินการแก้ไขเนื้อหา: การย้ายส่วนหัวสามารถจัดระเบียบเนื้อหาด้านล่างได้ ทํางานในสําเนาการแก้ไขที่ได้รับอนุมัติ และตรวจสอบผลลัพธ์อย่างรอบคอบ อย่าลากหัวไปรอบ ๆ เพียงเพื่อให้โครงร่างของพวกเขาดูเป็นระเบียบเรียบร้อยในขณะที่สมมติว่ามีเพียงฉลากเท่านั้นที่จะย้าย
หลังจากการเปลี่ยนแปลง, อ่านวันเป็นลูกค้าจะ. แผนการเดินทางควรอธิบายแผนหนึ่งที่สอดคล้องกัน โดยมีสถานะที่ถูกต้องสําหรับการจัดเรียงแต่ละครั้ง ตรวจสอบโครงร่างอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชายังคงอยู่ภายใต้วันที่ตั้งใจไว้ จากนั้นตรวจสอบภาพรวมหรือข้อความของลูกค้าที่เก็บไว้แยกต่างหากซึ่งทําซ้ําเวลาที่เปลี่ยนแปลง
ให้บรรณาธิการคนอื่น ๆ แม่แบบที่พวกเขาสามารถรักษา
สร้างบันทึกเทมเพลตสั้น ๆ อธิบายบทบาทหัวที่ตั้งใจไว้ มันอาจจะง่ายเหมือนตัวอย่างสั้น ๆ ที่แสดงชื่อเอกสารส่วนหัวของวันและส่วนย่อยของกิจกรรม อธิบายว่าหัวเรื่องสําคัญอยู่ที่ไหน และระบุว่าใครสามารถเปลี่ยนคําจํากัดความของสไตล์ได้ สิ่งนี้มีประโยชน์มากกว่าการขอให้พนักงานคัดลอกลักษณะของเอกสารเก่า ๆ
เมื่อเพิ่มวันใหม่ ให้ใช้รูปแบบโครงสร้างที่มีอยู่และตรวจสอบสไตล์ที่ได้รับมอบหมาย ข้อความซัพพลายเออร์ที่วางไว้อาจมาพร้อมกับการจัดรูปแบบที่ไม่คาดคิด ดังนั้นโปรดตรวจสอบก่อนใส่ลงในแผนการเดินทางของลูกค้า เก็บหลักฐานแหล่งที่มาไว้ในบันทึกภายในที่เหมาะสม และนําเสนอเฉพาะข้อมูลที่ลูกค้าต้องเผชิญในเอกสารเท่านั้น
ใช้ส่วนหัวเชิงพรรณนาอย่างสม่ําเสมอในเวอร์ชันภาษา ในขณะที่อนุญาตให้ใช้วลีเฉพาะภาษาปกติ ส่วนที่เทียบเท่าควรตอบสนองวัตถุประสงค์เดียวกัน อย่าบังคับให้แปลเป็นหัวย่อที่ไม่ชัดเจน เพียงเพื่อรักษาความยาวบรรทัดที่เหมือนกัน ทบทวนโครงร่างและเค้าโครงหน้าของเอกสารที่แปลหลังจากข้อความเป็นที่สิ้นสุด
เก็บบันทึกการดําเนินงานส่วนตัวแยกต่างหากจากเอกสารของลูกค้า หัวเรื่องภายในที่มีชื่อชัดเจนสามารถทําให้บันทึกย่อง่ายสําหรับพนักงานในการค้นหา แต่ไม่ได้ป้องกันการเปิดเผยโดยไม่ได้ตั้งใจเมื่อส่งออกหรือแชร์ไฟล์ ใช้การตรวจสอบปกติของหน่วยงานเกี่ยวกับเนื้อหาที่เหมาะสมกับผู้รับก่อนการจัดจําหน่าย
ตรวจสอบการเข้าถึงและการส่งออกขั้นสุดท้าย
สําหรับรุ่น Windows ที่รองรับคําแนะนําผู้ช่วยการเข้าถึงของ Microsoft อธิบายโดยใช้การตรวจสอบและตรวจสอบการเข้าถึงเพื่อตรวจสอบปัญหา ใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในเวอร์ชันจริงของคุณ จัดการกับข้อค้นพบที่เกี่ยวข้อง และเก็บบทวิจารณ์ของมนุษย์เกี่ยวกับตรรกะของแผนการเดินทาง การตรวจสอบซอฟต์แวร์ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่า การโอนที่ได้รับการยืนยันเป็นของวันที่ถูกต้องหรือไม่
หากลูกค้าได้รับ PDF ให้ตรวจสอบไฟล์ที่ส่งออกแยกต่างหาก โครงร่าง Word ที่มีประโยชน์เป็นโครงสร้างแหล่งที่มาที่สําคัญ แต่การส่งออกจําเป็นต้องรักษาลําดับการอ่านและแท็กเอกสารที่ตั้งใจไว้ ตรวจสอบการตั้งค่าที่สนับสนุนโดยเครื่องมือเขียนและ PDF ที่ทีมของคุณใช้ อย่าถือว่าการพิมพ์ไปยังเส้นทาง PDF ใด ๆ ทําให้เกิดผลลัพธ์ที่มีโครงสร้างเหมือนกัน
เปิดไฟล์สุดท้ายผ่านเส้นทางการส่งมอบจริงและค้นหาวัน, การจัดประชุมและข้อมูลความช่วยเหลือ. ตรวจสอบว่าเป็นเวอร์ชันที่ได้รับอนุมัติในปัจจุบัน และลิงก์ทํางานในรูปแบบที่กระจาย หากพนักงานได้รับ Word ในขณะที่ลูกค้าได้รับ PDF ให้บันทึกเอาต์พุตทั้งสองรายการแทนที่จะถือว่าการตรวจสอบที่ประสบความสําเร็จเป็นหลักฐานเกี่ยวกับไฟล์ที่ยังไม่ได้ทดสอบ
เสร็จสิ้นด้วยบันทึกการอนุมัติสั้น ๆ ตั้งชื่อรุ่นต้นทางการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างและการส่งออกที่ตรวจสอบแล้ว บรรณาธิการคนต่อไปควรรู้ว่าจะใช้เทมเพลตใด และการเปลี่ยนแปลงซัพพลายเออร์ใดที่สะท้อนให้เห็นแล้ว รักษากระบวนการทดแทนที่ชัดเจน ดังนั้นสิ่งที่แนบมาเก่าจะไม่อยู่ในข้อความอัตโนมัติหลังจากแก้ไขเอกสารหลักแล้ว
กําหนดการเดินทางที่มีโครงสร้างช่วยให้ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการโดยไม่ต้องสร้างการเดินทางใหม่จากการปรากฏตัวบนหน้าเว็บ. เมื่อกําหนดบทบาทหัวงานแล้วงานที่เกิดขึ้นซ้ํา ๆ จะสามารถจัดการได้: รักษาลําดับชั้นรักษาข้อเท็จจริงแต่ละข้อด้วยการจัดเรียงและตรวจสอบรูปแบบที่ผู้อ่านได้รับจริง
