การลงทะเบียนการจองที่ใช้ร่วมกันจะยากที่จะไว้วางใจเมื่อพนักงานใช้การยืนยัน จอง ทํา และจ่ายเป็นคําอธิบายที่เปลี่ยนได้ ตัวแทนอาจกรองสําหรับฉลากหนึ่งและมองข้ามอีกแถวหนึ่งซึ่งแสดงถึงขั้นตอนเดียวกัน ปัญหาไม่ได้เป็นเพียงการสะกดคําที่ไม่เรียบร้อย ทีมงานสามารถเข้าใจผิดได้ว่าซัพพลายเออร์ที่ยังไม่ได้รับคําตอบ ร้องขอการจองที่ลูกค้าสามารถพึ่งพาได้
หยดน้ําที่ควบคุมได้ช่วยโดยทําให้ฉลากที่ตั้งใจไว้พร้อมใช้งานอย่างสม่ําเสมอ มันทํางานได้ดีที่สุดหลังจากที่หน่วยงานได้กําหนดรัฐพื้นฐานและตัดสินใจว่าใครสามารถเปลี่ยนได้. คู่มือนี้อธิบายการออกแบบและการตั้งค่า Google ชีตปัจจุบันด้วยการทดสอบในทางปฏิบัติก่อนใช้กฎกับการลงทะเบียนสด
กําหนดรัฐก่อนเลือกสี
เริ่มต้นด้วยขั้นตอนการจองที่เกิดขึ้นซ้ํา ๆ และหลักฐานที่มีอยู่ ระบุจุดที่การสอบถามกลายเป็นคําขอของซัพพลายเออร์ จุดที่ยอมรับการจองและจุดที่การจัดการไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป ใช้กระบวนการจริงของหน่วยงาน แทนที่จะคัดลอกเทมเพลตการจัดการโครงการที่ไม่เปลี่ยนแปลง
อธิบายแต่ละรัฐในประโยค ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์ที่ร้องขออาจหมายความว่าตัวแทนที่รับผิดชอบได้ส่งคําขอที่จําเป็นและกําลังรอการตอบสนองของซัพพลายเออร์ ได้รับการยืนยันอาจต้องมีการยืนยันจากซัพพลายเออร์ที่ระบุและการอ้างอิงการจอง สิ่งเหล่านี้เป็นคําจํากัดความตัวอย่างสําหรับทีมในการปรับตัว ไม่ใช่ความหมายสากลที่กําหนดในทุกบริการการจอง
แยกความแตกต่างระหว่างสถานะปัจจุบันกับการกระทํา รอการตอบกลับอธิบายสถานะ; ซัพพลายเออร์โทรอธิบายงาน แถวอาจยังคงอยู่ในสถานะเดียวกัน ในขณะที่มีการดําเนินการติดตามผลหลายครั้ง การแยกแนวคิดเหล่านั้นออกจากกัน จะป้องกันไม่ให้รายการสถานะขยายออกไปทุกครั้งที่มีคนคิดขั้นตอนต่อไปที่แตกต่างกัน
หลีกเลี่ยงการเริ่มต้นด้วยสี เซลล์สีเขียวอาจหมายถึงการชําระเงินที่ได้รับจากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง และซัพพลายเออร์ที่ยอมรับไปยังอีกรายหนึ่ง ฉลากและคําจํากัดความของมันต้องมีความหมาย สีสามารถช่วยให้การรับรู้หลังจากความหมายนั้นชัดเจน แต่การลงทะเบียนควรยังคงเข้าใจได้โดยไม่ต้องพึ่งพาสีเพียงอย่างเดียว
สํารองห้องพัก ชําระเงิน และจัดส่งแยกต่างหาก
เซลล์สถานะหนึ่งไม่สามารถอธิบายทุกมิติของการจองได้อย่างน่าเชื่อถือ การทัศน์ที่ได้รับการยืนยันสามารถมียอดคงค้างได้ คําขอแบบชําระเงินยังคงสามารถรอการยอมรับจากซัพพลายเออร์ได้ กิจกรรมที่ดําเนินการไปแล้ว อาจต้องติดตามผลการให้บริการในภายหลัง การรวมเงื่อนไขเหล่านี้ไว้ในฉลากเดียวทําให้เกิดรายการที่ไม่ฉลาดและตัวกรองที่คลุมเครือ
เลือกว่าคําถามใดที่คําตอบแบบเลื่อนลงนี้ ในคู่มือนี้ อธิบายสถานะการจองปัจจุบัน รักษาสถานะการชําระเงิน, การอ้างอิงซัพพลายเออร์, วันที่ตรวจสอบล่าสุด, เจ้าของการกระทําและการดําเนินการต่อไปในคอลัมน์แยกต่างหากที่เหมาะสม แถวที่เกิดขึ้นสามารถอธิบายสถานการณ์ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องบังคับให้สองรัฐที่เข้ากันไม่ได้ลงใน dropdown เดียวกัน
โครงสร้างภาพประกอบอาจมีลักษณะดังนี้:
| ฟิลด์ | วัตถุประสงค์ | ตัวอย่างความหมาย | | --- | --- | --- | | สถานะการจอง | ตําแหน่งปัจจุบันในกระบวนการจอง | การตอบสนองของซัพพลายเออร์ที่รอคอย | | การอ้างอิงซัพพลายเออร์ | เชื่อมต่อแถวกับหลักฐานการจอง | การอ้างอิงที่จัดทําโดยผู้ให้บริการที่รับผิดชอบ | | สถานะการชําระเงิน | อธิบายบันทึกการชําระเงินที่ได้รับอนุมัติของหน่วยงาน | สมดุลที่โดดเด่น | | เจ้าของการกระทํา | ตั้งชื่อผู้รับผิดชอบขั้นตอนต่อไป | ตัวแทนที่ได้รับมอบหมาย | | การดําเนินการต่อไป | อธิบายสิ่งที่ต้องเกิดขึ้น | ตรวจสอบการตอบกลับของผู้จัดจําหน่ายก่อนกําหนดเส้นตายที่ตกลงกันไว้ |
อย่าใส่รายละเอียดลูกค้าที่ละเอียดอ่อนลงในป้ายสถานะเพื่อแยกแยะกรณีหนึ่ง ๆ ใช้ตัวระบุการจองที่ได้รับอนุมัติ และบันทึกที่เหมาะสมของหน่วยงาน การเลื่อนลงควรยังคงเป็นการจําแนกประเภทที่กะทัดรัดซึ่งช่วยให้พนักงานหางานที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะกลายเป็นสถานที่ที่สองในการจัดเก็บการติดต่อลูกค้าแบบข้อความฟรี
เตรียมค่าที่อนุญาตโดยเจตนา
เก็บรายการแรกสั้นพอที่พนักงานสามารถแยกแยะได้ทุกตัวเลือก อเมทีฟ รวมเฉพาะรัฐที่สอดคล้องกับ ความแตกต่างในการดําเนินงานที่แท้จริง หากทีมงานไม่สามารถอธิบายได้ว่าการร้องขอและรอการเปลี่ยนแปลงแตกต่างกันอย่างไร ให้แก้ไขคําจํากัดความก่อนเพิ่มทั้งสองอย่าง ฉลากที่คล้ายกันสามารถสร้างความรู้สึกที่ผิดพลาดของความแม่นยําในขณะที่กระจายกรณีที่เหมือนกันในตัวกรองที่แยกจากกัน.
ตัดสินใจว่ากรณีที่ไม่แน่นอนหรือพิเศษจะแสดงอย่างไร การตรวจสอบสถานะที่จําเป็นอาจเป็นประโยชน์หากมีเจ้าของที่ชัดเจน และกฎการติดตามผล ไม่ควรกลายเป็นสถานที่ที่ทุกการจองที่ยากลําบากรออย่างไม่มีกําหนด อย่างไรก็ตาม บันทึกเหตุผลในการตรวจสอบในบันทึกย่อหรือสาขาการดําเนินการที่เหมาะสม ไม่ใช่ในคอลเลกชันที่เพิ่มขึ้นของค่าสถานะที่เกือบจะเหมือนกัน
เลือกว่าใครจะรักษารายชื่อไว้ หน่วยงานขนาดเล็กอาจมอบหมายความรับผิดชอบนั้นให้กับผู้นําการดําเนินงาน โดยพนักงานจะเพิ่มการเปลี่ยนแปลงที่เสนอผ่านกระบวนการปกติ จุดประสงค์คือเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ตัวแทนรายหนึ่งเพิ่มสถานะใหม่ ซึ่งรายงานของตัวแทนรายอื่นไม่ทราบ กําหนดว่ารัฐใหม่มีผลต่อตัวกรอง บทสรุป และระบบอัตโนมัติที่เชื่อมต่อใดๆ อย่างไรก่อนที่จะแนะนํา
หากการดรอปดาวน์ใช้ช่วงอ้างอิง ให้ระบุช่วงนั้นไว้อย่างชัดเจน Google ชีตสนับสนุนค่าแบบเลื่อนลงที่ป้อนโดยตรงหรือนํามาจากช่วง ทางเลือกควรสนับสนุน ความต้องการการบํารุงรักษาของทีม ช่วงมีประโยชน์เมื่อเจ้าของที่ได้รับอนุญาตจําเป็นต้องจัดการรายการที่ใช้ร่วมกันในที่เดียว แต่ก็ยังต้องการการควบคุมการเปลี่ยนแปลงโดยเจตนา
กําหนดค่าและตรวจสอบกฎในชีต
คําแนะนําเดสก์ท็อปปัจจุบันของ Google อธิบายการเลือกเซลล์เป้าหมายและใช้แทรก, เลื่อนลง, หรือข้อมูล, การตรวจสอบข้อมูล, เพิ่มกฎ ในแผงกฎ ให้เลือกรายการแบบเลื่อนลงโดยตรงหรือเลื่อนลงจากช่วง ป้อนค่าที่ได้รับอนุมัติ และตรวจสอบเซลล์ที่ครอบคลุมตามกฎก่อนนําไปใช้
ให้ความสนใจเป็นพิเศษเมื่อเซลล์เป้าหมายมีข้อมูลอยู่แล้ว เอกสารของ Google อธิบายว่าค่าที่มีอยู่สามารถกลายเป็นตัวเลือกแบบเลื่อนลงได้อย่างไรเมื่อสร้างรายการจากเซลล์ที่เลือก ตรวจสอบเกณฑ์ที่เกิดขึ้น แทนที่จะสมมติว่ากฎใหม่มีเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้เท่านั้น การสะกดผิดเก่าไม่ควรกลายเป็นรัฐที่ได้รับการอนุมัติโดยบังเอิญ
เลือกวิธีจัดการข้อมูลที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขอย่างตั้งใจ คู่มือช่วยเหลือปัจจุบันของ Google ระบุว่า ข้อมูลที่อยู่นอกรายการจะถูกปฏิเสธ เว้นแต่ตั้งกฎให้แสดงคำเตือน การเตือนยอมให้ค่าที่ไม่คาดไว้ยังคงอยู่ได้ ส่วนการปฏิเสธช่วยควบคุมรายการได้เข้มงวดกว่า ยืนยันการตั้งค่าจริงในสมุดงานและทดสอบก่อนแจ้งเจ้าหน้าที่ว่าระบบจะบล็อกป้ายชื่อที่ไม่รู้จัก
สําหรับสถานะการจองปัจจุบันเพียงสถานะเดียว ให้เลือกการออกแบบแบบเลือกเดียว ชีตยังรองรับการเลือกหลายอย่างในการกําหนดค่าแบบเลื่อนลงบางอย่าง แต่คุณสมบัตินั้นมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน แถวที่ทําเครื่องหมายไว้พร้อมกันที่ร้องขอและได้รับการยืนยันนั้นคลุมเครือสําหรับกระบวนการที่อธิบายไว้ที่นี่ บันทึกประวัติและเงื่อนไขคู่ขนานที่อื่น ๆ แทนที่จะใช้ตัวเลือกหลาย ๆ อย่างเพื่อหลีกเลี่ยงการตัดสินใจสถานะปัจจุบัน
คืนดีกับป้ายเก่าโดยไม่ต้องประดิษฐ์การยืนยัน
ก่อนที่จะแปลงทะเบียนสด ให้เก็บรักษาเวอร์ชันที่เหมาะสมหรือสําเนาการทํางานผ่านกระบวนการปกติของหน่วยงาน แสดงรายการฉลากที่มีอยู่อย่างชัดเจน และเสนอว่าแต่ละแผนที่ไปยังรัฐที่ได้รับอนุมัติอย่างไร บางคนสามารถจับคู่ได้อย่างมั่นใจโดยความหมาย คนอื่น ๆ ต้องการให้ตัวแทนที่รับผิดชอบตรวจสอบหลักฐานการจอง
อย่าแปลที่ทําโดยอัตโนมัติเพื่อยืนยัน อาจหมายความว่ามีคนส่งคําถาม เสร็จสิ้นการตรวจสอบการชําระเงินหรือทัศนดูเสร็จสิ้น การเปลี่ยนจํานวนมากสามารถทําให้การลงทะเบียนดูสอดคล้องกันในขณะที่แนะนําข้อผิดพลาดทางข้อเท็จจริงที่ร้ายแรงยิ่งขึ้น. ทําเครื่องหมายกรณีที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขเพื่อตรวจสอบและรักษาบริบทที่เพียงพอสําหรับเจ้าของเพื่อแก้ไขอย่างถูกต้อง.
เก็บบันทึกการย้ายถิ่นสั้น ๆ ที่แสดงว่าการทําแผนที่ใดได้รับการอนุมัติและจําเป็นต้องตรวจสอบรายบุคคล สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อพนักงานหลายคนรักษาฉลากเก่า ๆ ไว้แตกต่างกัน บุคคลที่ตรวจสอบแถวควรเข้าใจว่ารัฐใหม่นั้นมาจากบันทึกการจองที่ตรวจสอบแล้วหรือจากฉลากที่เทียบเท่ากันอย่างตรงไปตรงมา.
หลังจากคืนดีกันแล้ว ให้เปรียบเทียบจํานวนแถวและตัวระบุการจองที่เกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนเดิม ตรวจสอบว่าไม่มีการจองสูญหายหรือซ้ําซ้อนในระหว่างการทําความสะอาด เป้าหมายคือการควบคุมการจําแนกประเภทของงานที่มีอยู่ ไม่ใช่แบบฝึกหัดสเปรดชีตเครื่องสําอางที่เปลี่ยนแปลงชุดการจองพื้นฐาน
เรียกใช้การทดสอบการดําเนินงานขนาดเล็กก่อนเปิดตัว
ใช้แถวตัวอย่างตัวแทนในสําเนาการทดสอบที่ได้รับอนุมัติ รวมคําขอซัพพลายเออร์ใหม่ การจองที่ได้รับการยืนยันพร้อมยอดคงเหลือที่ค้างชําระ คําขอที่ถูกยกเลิก และฉลากมรดกที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข การทดสอบควรระบุว่าการดรอปดาวน์สามารถอธิบายความแตกต่างที่แท้จริงของหน่วยงานได้หรือไม่ โดยไม่ต้องแนะนําความหมายที่ขัดแย้งกัน
ลองเลือกที่ถูกต้องและค่าการพิมพ์ไม่ถูกต้อง ตรวจสอบผลลัพธ์กับพฤติกรรมการปฏิเสธหรือคําเตือนที่กําหนดค่าไว้ เพิ่มแถวใหม่โดยใช้วิธีที่พนักงานมักจะขยายการลงทะเบียน จากนั้นตรวจสอบว่ากฎการตรวจสอบที่คาดหวังครอบคลุมเซลล์สถานะ ช่วงดั้งเดิมที่กําหนดค่าอย่างถูกต้องไม่เพียงพอหากแถวใหม่ ๆ ตกอยู่นอกนั้น
ทดสอบขั้นตอนการคัดลอกและวางธรรมดาด้วย พนักงานสามารถวางการส่งออกของซัพพลายเออร์หรือคัดลอกแถวก่อนหน้าเพื่อประหยัดเวลาได้ ตรวจสอบค่าที่เกิดขึ้นและการตรวจสอบมากกว่าสมมติว่าทุก ๆ การวางมีพฤติกรรมเหมือนการเลือกแบบเลื่อนลงโดยเจตนา หากเวิร์กโฟลว์แทนที่กฎหรือแนะนําค่าที่ไม่คาดคิด ให้แก้ไขเวิร์กโฟลว์นั้นและให้วิธีการสนับสนุนที่ชัดเจนแก่พนักงาน
สุดท้าย ขอให้ตัวแทนที่สองตีความแถวตัวอย่างโดยใช้เฉพาะป้ายกํากับและคําจํากัดความเท่านั้น หากพวกเขาอ่านการจองที่ร้องขอตามที่ได้รับการยืนยัน ให้ปรับปรุงคําศัพท์ก่อนเปิดตัว การควบคุมสเปรดชีตจะมีประโยชน์ ก็ต่อเมื่อคนที่ใช้มัน เข้าใจความหมายการดําเนินงานเดียวกัน
ทํางานผ่านตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงซัพพลายเออร์
ลองนึกภาพการทัศนศึกษาที่ร้องขอ สําหรับครอบครัวแล้วยอมรับโดยซัพพลายเออร์ นี่คือตัวอย่างของหน่วยงานสมมติ ตัวแทนที่รับผิดชอบจะได้รับการยืนยันที่จําเป็น บันทึกการอ้างอิงซัพพลายเออร์ และเปลี่ยนสถานะการจองเป็นการยืนยัน ฟิลด์การชําระเงินยังคงแสดงยอดคงค้างที่ตกลงกันไว้
ต่อมาซัพพลายเออร์เสนอการออกเดินทางที่แตกต่างกัน ตัวแทนไม่ออกจากแถวดูเหมือนข้อตกลงที่ได้รับการยืนยันที่ไม่เปลี่ยนแปลงในขณะที่บันทึกข้อเสนอเฉพาะในอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง. พวกเขาปฏิบัติตามกระบวนการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันของหน่วยงาน อัปเดตสถานะการตรวจสอบที่เกี่ยวข้อง และมอบหมายการดําเนินการต่อไป ฉลากที่แม่นยําขึ้นอยู่กับคําจํากัดความของทีม แต่การลงทะเบียนจะต้องสะท้อนถึงการตัดสินใจที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
เมื่อลูกค้าและซัพพลายเออร์ทําตามขั้นตอนการยืนยันที่จําเป็นแล้ว ตัวแทนจะบันทึกหลักฐานปัจจุบันและอัปเดตสถานะตามนั้น การเลื่อนลงช่วยให้เพื่อนร่วมงานรับรู้ถึงสิ่งที่ยังคงเปิดอยู่ มันไม่ได้ดําเนินการสื่อสาร รักษาความปลอดภัยความพร้อมใช้งาน หรืออนุมัติการเปลี่ยนแทนในนามของนักเดินทาง
ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าเหตุใดหลักฐานและการเป็นเจ้าของจึงมีความสําคัญมากกว่าจํานวนตัวเลือกแบบเลื่อนลง อย่างไรก็ตาม รัฐชุดเล็ก ๆ ที่กําหนดไว้อย่างดีสามารถสนับสนุนการส่งมอบที่ชัดเจน รายการยาวไม่สามารถชดเชยการยืนยันที่ขาดหายไป หรือการตอบสนองของซัพพลายเออร์ที่ไม่ได้รับมอบหมาย
ปกป้องรายการและรักษาความหมายของมัน
ตามความเหมาะสม จํากัด การแก้ไขรายการอ้างอิงโดยใช้ช่วงการป้องกันของชีตและการอนุญาตที่ได้รับการอนุมัติจากธุรกิจ เอกสารของ Google แยกแยะคําเตือนจากข้อ จํากัด ในการแก้ไขจริง นอกจากนี้ยังระบุว่าการป้องกันสเปรดชีตไม่ใช่มาตรการรักษาความปลอดภัย ดังนั้นให้เข้าถึงสมุดงานเองที่เหมาะสมกับเนื้อหา
จัดทําเอกสารว่าพนักงานร้องขอรัฐใหม่อย่างไร หรือแก้ไขคดีที่ไม่พอดี ทบทวนคําขอกับความต้องการกระบวนการจริง จากนั้นอัปเดตคําจํากัดความและรายงานที่พึ่งพาร่วมกัน หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนชื่อตัวเลือกอย่างเงียบ ๆ ในระหว่างกะที่วุ่นวายเมื่อเพื่อนร่วมงานอาจใช้ฉลากก่อนหน้าในตัวกรองหรือคําแนะนําในการส่งมอบ
ตรวจสอบการเลื่อนลงหลังจากการเปลี่ยนแปลงเทมเพลตวัสดุหรือการแก้ไขกระบวนการนําเข้า การอัปเดตการจองเป็นประจําไม่จําเป็นต้องทําซ้ําแบบฝึกหัดการออกแบบทั้งหมด การตรวจสอบตามสัดส่วนจะตรวจสอบเส้นทางที่เปลี่ยนแปลงไป ยืนยันว่าแถวใหม่ยังคงได้รับกฎที่ตั้งใจไว้และตรวจสอบบทสรุปที่ได้รับผลกระทบใดๆ
ระบบที่เสร็จสมบูรณ์มีรายการสถานะสั้น ๆ ความหมายที่ชัดเจนการจัดการการเข้าที่ไม่เป็นโมฆะโดยเจตนาและการเชื่อมต่อที่เชื่อถือได้กับหลักฐานการจองพื้นฐาน จากนั้นพนักงานสามารถใช้ทะเบียนเพื่อหางานทําและทําความเข้าใจสถานะของตนโดยไม่ต้องรักษาเซลล์สีเพื่อทดแทนการจองจริง ๆ
