อีเมลขาออกสามารถถูกต้องได้เมื่อเขียนและผิดเมื่อส่ง อีเมลที่ออกเดินทางสามารถแก้ไขได้เมื่อเขียนและผิดเมื่อส่ง ทางเข้าการประชุมย้าย, ซัพพลายเออร์ยืนยันเวลารับที่แตกต่างกันหรือแขกเปลี่ยนโรงแรมหลังจากที่ตัวแทนได้เข้าคิวการแจ้งเตือนใน Gmail. การตั้งเวลาช่วยประหยัดงานตอนเย็น แต่ก็สร้างข้อความที่ต้องรวมอยู่ในกระบวนการเปลี่ยนแปลงของทีม ทบทวนการสื่อสารที่เข้าคิวเมื่อใดก็ตามที่ข้อเท็จจริงการเดินทางพื้นฐานเปลี่ยนแปลง
คู่มือนี้อธิบายกิจวัตรการตรวจสอบในทางปฏิบัติสําหรับผู้ประกอบการทัวร์ขนาดเล็กที่ใช้ Gmail 'คุณสมบัติการส่งตามกําหนดเวลาของตัวเอง ขั้นตอนซอฟต์แวร์มาจาก Google ความช่วยเหลือ; ตัวอย่างการจองและการตรวจสอบแนะนําแนวทางปฏิบัติในการดําเนินงาน Gmail การตั้งเวลาควบคุม เวลาที่ส่งข้อความวางแผนไว้ ทีมงานของคุณยังคงต้องการแหล่งข้อมูลที่ชัดเจนสําหรับการเตรียมการที่ได้รับอนุมัติ ใครบางคนที่รับผิดชอบการเปลี่ยนแปลงและวิธีจัดการกับแขกที่ต้องการการอัปเดตทันที
เริ่มต้นด้วยข้อเท็จจริงที่เปลี่ยนแปลงไปหนึ่งข้อและการออกเดินทางที่ได้รับผลกระทบ
ลองนึกภาพทัวร์เดินชมจุดนัดพบที่ย้ายจากทางเข้าด้านใต้ของพิพิธภัณฑ์ไปยังตู้ขายตั๋วในจัตุรัสหลัก. มัคคุเทศก์ได้ยืนยันการเปลี่ยนแปลงและผู้เข้าร่วมในวันพรุ่งนี้มีการแจ้งเตือนตามกําหนดการรออยู่ในกล่องจดหมายของตัวแทน. ภารกิจคือเชื่อมโยง การเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติ กับทุกข้อความที่ได้รับผลกระทบ การแก้ไขเว็บไซต์ปัจจุบันหรือกําหนดการเดินทางที่ใช้ร่วมกันไม่ได้แสดงให้เห็นว่าข้อความอีเมลได้รับการแก้ไขแล้ว
เขียนวันเดินทาง การอ้างอิงการจอง และคําแนะนําใหม่ที่แน่นอนก่อนเปิดคิว แยกข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยันจากคําถามที่ยังคงรอซัพพลายเออร์ หากจุดนัดพบได้รับการตัดสิน แต่เวลารับไม่ได้อย่าใส่เวลาที่ประดิษฐ์ขึ้นในอีเมลทดแทนที่ขัดเกลาเพียงเพื่อทําภารกิจให้สําเร็จ ตัดสินใจว่าจะต้องถืออะไร อะไรที่สามารถสื่อสารได้ในขณะนี้ และใครจะให้ข้อมูลที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
ใช้การอ้างอิงการออกเดินทางเดียวกันที่ทีมปฏิบัติการใช้ที่อื่น หัวข้อเช่น "การเดินทางของคุณในวันพรุ่งนี้" เป็นเรื่องยากที่จะแยกแยะเมื่อตัวแทนจัดการหลายทัวร์ การอ้างอิงที่ชัดเจนในบันทึกภายในของคุณสามารถเชื่อมต่อข้อความกับการออกเดินทางที่แท้จริงได้ แม้ว่าเรื่องที่แขกจะหันหน้าไปทางแขกก็เป็นมิตร หลีกเลี่ยงการพึ่งพาเฉพาะวันที่มีการเขียนข้อความ เนื่องจากแตกต่างจากวันที่เดินทาง
ค้นหาข้อความตามกําหนดเวลาจริง
บน Gmail สําหรับคอมพิวเตอร์ Google นําผู้ใช้ไปยังส่วนที่กําหนดเพื่อค้นหาข้อความที่เข้าคิว เปิดอีเมลที่เกี่ยวข้องและตรวจสอบ แทนที่จะสมมติว่าวัตถุที่คุ้นเคยมีข้อความปัจจุบัน บทวิจารณ์ของทีมจําเป็นต้องครอบคลุมหัวข้อ ผู้รับ ร่างกาย สิ่งที่แนบมา และคําแนะนําที่เชื่อมโยงกัน ย่อหน้าเปิดที่ถูกต้องไม่ได้แก้ไขจุดรับสินค้าเก่าซ้ํา ๆ ลดลงหรือพิมพ์ใน PDF ที่แนบมา
ตรวจสอบกล่องจดหมายที่เป็นเจ้าของข้อความตามกําหนดเวลาจริง ๆ หากตัวแทนสองคนใช้บัญชีแยกต่างหาก ให้กําหนดคิวที่ได้รับผลกระทบแต่ละรายการให้กับเจ้าของแทนการสมมติว่ามุมมองของบุคคลหนึ่งครอบคลุมการติดต่อทั้งหมด ใช้การจัดการการเข้าถึงที่ได้รับอนุมัติจากองค์กรของคุณ อย่าหมุนเวียนรหัสผ่านเป็นทางลัด คําถามเกี่ยวกับการดําเนินงานนั้นง่าย: ข้อความที่เข้าคิวใดที่ยังคงสามารถบอกแขกคนนี้ถึงข้อตกลงเก่าและใครสามารถหยุดหรือแก้ไขได้
หากการออกเดินทางมีกลุ่มแขกหลายกลุ่ม ให้พิจารณาแต่ละกลุ่ม กลุ่มรับของโรงแรม กลุ่มที่มาถึงด้วยตนเอง และกลุ่มโอนย้ายส่วนตัวอาจได้รับคําแนะนําที่แตกต่างกัน ระบุว่าเวอร์ชันใดได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง แทนที่จะแทนที่ทุกข้อความด้วยโน้ตทั่วไปเดียวกัน เก็บบันทึกสั้น ๆ ของข้อความที่ตรวจสอบ, เปลี่ยนข้อความและข้อความที่จงใจทิ้งไว้คนเดียวเพราะข้อเท็จจริงของพวกเขายังคงถูกต้อง.
ยกเลิกการส่งคิวก่อนการแก้ไข
Google 'เวิร์กโฟลว์คอมพิวเตอร์ที่มีเอกสารคือการเลือกอีเมลตามกําหนดเวลาและเลือกยกเลิกการส่ง ทําการเปลี่ยนแปลง และกําหนดเวลาอีกครั้งด้วยวันที่และเวลาใหม่ การยกเลิกอีเมลตามกําหนดการ ส่งคืนให้ดราฟท์ ถือว่าเป็นรัฐระดับกลาง: มันกําหนดว่าทั้งอีเมลที่แก้ไขจะถูกจัดคิวหรือที่ผู้เข้าพักได้รับอะไร เสร็จสิ้นการกระทําต่อไปที่เลือกและบันทึกผล
ก่อนที่จะเปลี่ยนข้อความ ให้เปรียบเทียบร่างกับข้อมูลการออกเดินทางที่ได้รับอนุมัติ เปลี่ยนแปลงทุกเหตุการณ์ของรายละเอียดเก่า, รวมทั้งป้ายแผนที่, ทิศทางคัดลอกและการอ้างอิงใด ๆ ในเรื่อง. อ่านข้อความในฐานะแขกที่มาถึง โดยที่ทีมไม่รู้ภูมิหลัง หากอาคารมีทางเข้าหลายทาง ชื่อที่รู้สึกว่าชัดเจนสําหรับไกด์อาจยังคงต้องการถนน สถานที่สําคัญ หรือคําแนะนําในการประชุมที่แม่นยําในอีเมล
รักษาสัดส่วนการแก้ไข จุดนัดพบที่เคลื่อนไหวไม่จําเป็นต้องเขียนคําแนะนําการบรรจุใหม่ ข้อมูลมื้ออาหาร และกําหนดการเดินทางทั้งหมด เก็บรักษาข้อมูลที่ยังคงได้รับการอนุมัติ และทําให้คําแนะนําที่เปลี่ยนแปลงหาได้ง่าย หากบุคคลที่สองตรวจสอบข้อความที่ออกเดินทาง แสดงข้อเท็จจริงเก่า ข้อเท็จจริงใหม่ และข้อความที่ได้รับผลกระทบ แทนที่จะขออ่านการสื่อสารทุกครั้งที่ส่งในฤดูกาลนี้โดยไม่โฟกัส
ทบทวนผู้รับก่อนที่จะกําหนดเวลาอีกครั้ง
ข้อความที่ถูกต้องที่ส่งไปยังที่อยู่ที่ล้าสมัย ยังคงเป็นการแก้ไขที่ไม่สมบูรณ์ เปรียบเทียบผู้รับกับผู้ติดต่อการจองที่ได้รับอนุมัติในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากเปลี่ยนผู้นํานักเดินทางหรือจองโอนไปยังบุคคลอื่น ตรวจสอบบทบาทของตัวแทนซัพพลายเออร์หรือคู่มือใด ๆ ที่คัดลอกเข้าไปในเธรด การติดต่อของพรรค และทุกคนที่เดินทางไม่ใช่รายชื่อผู้รับรายเดียวกันโดยอัตโนมัติ
สําหรับการออกเดินทางแบบกลุ่ม ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กําหนดของคุณสําหรับการแยกรายละเอียดการติดต่อของลูกค้า การแก้ไขอย่างเร่งรีบไม่ควรเปลี่ยนชุดการเตือนความจําส่วนบุคคลให้กลายเป็นรายชื่อแขกสาธารณะที่ไม่จําเป็น. ตรวจสอบช่องผู้รับที่มองเห็นได้อีกครั้งก่อนกําหนดเวลา วัตถุประสงค์ของบทความนี้คือการอัปเดตการออกเดินทางที่เชื่อถือได้ ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงนโยบายการสื่อสารหรือการจัดการข้อมูลขององค์กรของคุณ
พิจารณาว่าใครต้องการคําตอบ หากมัคคุเทศก์ต้องยืนยันการเปลี่ยนแปลงการรับ มอบหมายงานนั้นโดยตรงผ่านกระบวนการปกติของทีม แทนที่จะสมมติว่าสําเนาอีเมลของแขกจะได้รับคําตอบ หากผู้นํานักเดินทางต้องรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญ ให้ระบุการดําเนินการที่ร้องขออย่างชัดเจน การส่งข้อความและรับการยืนยันการปฏิบัติงานที่คุณต้องการ เป็นขั้นตอนแยกต่างหากในบันทึกการออกเดินทาง
แยกเวลาการเดินทางออกจากเวลาส่ง
การแจ้งเตือนอาจอธิบายการประชุมที่ 08:15 ในขณะที่มีกําหนดจะส่งที่ 18:00 วันก่อนหน้า. ทบทวนสองครั้งนั้นอย่างอิสระ เวลาการประชุมเป็นของการเตรียมการเดินทางที่ได้รับอนุมัติ เวลาส่งเป็นของแผนการสื่อสาร การย้ายคนหนึ่งไม่ควร ย้ายอีกอันอย่างเงียบ ๆ รวมวันที่และเวลาในท้องถิ่นของจุดหมายปลายทางไว้อย่างชัดเจน ซึ่งนักเดินทางสามารถตีความได้ในเขตเวลาบ้านของพวกเขา
Google ระบุว่าอีเมลที่ตั้งเวลาส่งจะใช้เขตเวลาที่กำหนดขณะตั้งเวลา อ่านหน้าต่างตั้งเวลาส่งและตรวจสอบวันที่กับเวลาที่ต้องการก่อนยืนยัน โดยเฉพาะเมื่อเจ้าหน้าที่ทำงานอยู่นอกพื้นที่จุดหมายปลายทาง อย่าสันนิษฐานว่าการพิมพ์ชื่อเมืองในเนื้อหาอีเมลจะเปลี่ยนการตั้งค่าเวลาส่ง ให้เพื่อนร่วมงานช่วยตรวจกรณีข้ามเขตเวลาที่เข้าใจยาก ก่อนปล่อยข้อความที่แก้ไขแล้วให้ส่งตามกำหนด
ใช้บันทึกภายในที่ชัดเจนเมื่อเที่ยงคืนหรือการเดินทางข้ามคืน ทําให้วันที่สับสนได้ง่าย “ส่งเย็นวันอังคารสําหรับการเดินทางในเช้าวันพุธ” เป็นเรื่องง่ายที่จะตรวจสอบกว่า “ส่งคืนก่อน” ในบันทึกอ่านหลายวันต่อมา ข้อความที่หันหน้าไปทางแขกสามารถรักษาความรัดกุมได้ ในขณะที่บันทึกการปฏิบัติงานระบุว่าวันท้องถิ่นใดที่ควบคุมการจัดการ ตรวจสอบวันที่อีกครั้งหลังจากกําหนดการใหม่
ตัดสินใจว่าการรอคอยยังคงให้บริการแขกหรือไม่
การจัดตารางเวลาจะมีประโยชน์เฉพาะในขณะที่ความล่าช้าเหมาะสม หากการเปลี่ยนแปลงส่งผลกระทบต่อแขกที่เดินทางไปยังจุดนัดพบเก่าแล้ว ทีมงานอาจต้องการวิธีการติดต่อเร่งด่วนที่จัดตั้งขึ้นในขณะนี้ อย่าทิ้งการแก้ไขที่สําคัญไว้จนกว่าอีเมลที่วางแผนไว้ครั้งต่อไป เพียงเพราะมีข้อความตามกําหนดการแล้ว ตัดสินใจเวลาการสื่อสารจากสถานการณ์จริง จากนั้นอัปเดตหรือยกเลิกการแจ้งเตือนที่เข้าคิวเพื่อไม่ให้ขัดแย้งกับการติดต่อทันที
Google บันทึกว่าอีเมลตามกําหนดเวลาอาจส่งไม่กี่นาทีหลังจากเวลาที่เลือกไว้ นั่นทําให้อีเมลตามกําหนดเวลาเป็นกลไกเดียวที่ไม่ดีสําหรับคําแนะนําที่ต้องมาถึงในทันทีที่แน่นอน. แจ้งให้แขกทราบที่เป็นประโยชน์ และรักษากระบวนการติดต่อการปฏิบัติงานที่เหมาะสมสําหรับการเปลี่ยนแปลงทันที นี่เป็นหลักการวางแผนที่แนะนํา แทนที่จะเป็นคํามั่นสัญญาเกี่ยวกับว่าผู้รับรายบุคคลจะได้รับหรืออ่านอีเมลได้เร็วเพียงใด
หากมีคนติดต่อแขกทางโทรศัพท์หรือช่องทางอื่นที่ตกลงกันไว้แล้ว ให้ยอมรับอีเมลติดตามผลด้วยการสนทนานั้น บันทึกสิ่งที่ได้รับการยืนยันและหลีกเลี่ยงการส่งเวอร์ชันที่สองที่ดูเหมือนการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ การเปิดที่ชัดเจนเช่นการอ้างอิงถึงจุดนัดพบที่กล่าวถึงแล้วสามารถช่วยได้ หากเป็นจริงสําหรับผู้รับนั้น อย่าอ้างว่าการสนทนาเกิดขึ้นเพียงเพราะเทมเพลตเดียวกันนี้ใช้สําหรับการจองอื่น ๆ
ตรวจสอบสิ่งที่แนบมาและทิศทางที่เชื่อมโยงเป็นรายการแยกต่างหาก
อ่านสิ่งที่แนบมาจริงที่จะเดินทางด้วยอีเมล ชื่อไฟล์ที่มี "ขั้นสุดท้าย" ไม่มีหลักฐานเพียงพอว่าเนื้อหาตรงกับข้อตกลงล่าสุด เปิดและตรวจสอบจุดนัดพบวันที่และรายละเอียดอื่น ๆ ที่ได้รับผลกระทบ หากเอกสารต้องเปลี่ยน ให้ยืนยันการเปลี่ยนที่ได้รับอนุมัติก่อนแนบ หลีกเลี่ยงการทิ้งทั้งสองเวอร์ชันไว้ เว้นแต่ความแตกต่างและวัตถุประสงค์จะตั้งใจและชัดเจนต่อแขก
ทําตามลิงก์สําคัญแต่ละลิงก์โดยใช้เส้นทางการเข้าถึงที่ลูกค้าจะใช้ เอกสารภายในที่เปิดขึ้นสําหรับพนักงาน อาจยังคงต้องได้รับอนุญาตจากผู้เข้าพัก ลิงก์แผนที่สามารถนําไปสู่สถานที่ที่ถูกต้อง แต่ทางเข้าที่ไม่เหมาะสม บันทึกปลายทางจริงของลิงก์ และตรวจสอบว่ารองรับคําแนะนําใหม่หรือไม่ อย่าถือว่าการมีอยู่ของข้อความขีดเส้นใต้สีน้ําเงินเป็นหลักฐานของเส้นทางที่ใช้งานได้
การตรวจสอบนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่ออีเมลมีการรวมกันของหน้าทัวร์สาธารณะ แผนการเดินทางส่วนตัว และแผนที่จุดนัดพบ แต่ละรายการสามารถรักษาได้โดยบุคคลที่แตกต่างกัน บอกเจ้าของที่เกี่ยวข้องว่าอะไรล้าสมัย และการออกเดินทางใดได้รับผลกระทบ การแก้ไขสําเนาหนึ่งฉบับไม่ได้ระบุว่าทุกเวอร์ชันที่เชื่อมโยงหรือแนบมามีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นให้ปิดแต่ละรายการที่ได้รับผลกระทบอย่างชัดเจน
กําหนดเวลาใหม่และตรวจสอบรายการคิวสุดท้าย
เมื่อข้อเท็จจริง ผู้รับ และเนื้อหาสนับสนุนได้รับการอนุมัติแล้ว ให้ใช้ Schedule send เพื่อเลือกวันที่และเวลาที่ตั้งใจไว้อีกครั้ง จากนั้นกลับไปที่กําหนดการและตรวจสอบรายการที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น การตรวจสอบขั้นสุดท้ายนี้ควรระบุว่าข้อความที่แก้ไขแล้วถูกจัดคิวไว้สําหรับโอกาสที่เหมาะสม และข้อความที่ซ้ํากันเก่าไม่ได้ถูกทิ้งไว้เบื้องหลัง ให้การตรวจสอบแคบและเฉพาะเจาะจงกับการสื่อสารที่เปลี่ยนแปลงไป
บันทึกบันทึกการเสร็จสิ้นโดยย่อในบันทึกการออกเดินทางของทีม: ข้อความที่ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเวลาส่งตามแผนและผู้รับผิดชอบ หากอีเมลถูกจัดขึ้นโดยเจตนาเป็นร่างที่รอคําตอบของซัพพลายเออร์ ให้พูดอย่างนั้นและมอบหมายการดําเนินการต่อไป ร่างที่ไม่มีเจ้าของหรือกําหนดเวลาสามารถเข้าใจผิดได้ว่าเป็นการแจ้งเตือนที่เสร็จสมบูรณ์ในระหว่างการส่งมอบ แม้ว่าตัวการแก้ไขเองจะระมัดระวังก็ตาม
ในการส่งมอบครั้งต่อไป ให้ทํารายการที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขให้สั้นและเป็นรูปธรรม ตัวแทนขาออกควรระบุว่าการออกเดินทางใดที่ยังคงต้องการการตัดสินใจ แทนที่จะขอให้เพื่อนร่วมงานตรวจสอบร่างทุกฉบับ จากนั้นตัวแทนที่เข้ามาสามารถทํางานจากบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เฉพาะเจาะจง และข้อตกลงที่ได้รับอนุมัติ กิจวัตรนี้ปรับขนาดได้ดีกว่าการค้นหากล่องจดหมายในวงกว้างซ้ํา ๆ เพราะมันเชื่อมต่อคิวกับเหตุการณ์จริงที่ต้องตรวจสอบ
ทบทวนกระบวนการหลังจากการออกเดินทางจริงหนึ่งครั้ง
หลังจากใช้กิจวัตรนี้แล้ว ให้ตรวจสอบว่าคําแนะนําที่แขกหันหน้าไปทางและข้อมูลการทํางานของไกด์ตกลงกันในวันนั้นหรือไม่ มองหาช่องว่างในทางปฏิบัติ: สิ่งที่แนบมาที่ไม่ได้รับการตรวจสอบเจ้าของที่ไม่ชัดเจนหรือการแจ้งเตือนในกล่องจดหมายที่สอง แก้ไขช่องว่างนั้นในขั้นตอนของทีม โดยไม่ต้องเขียนอีเมลที่ประสบความสําเร็จทุกครั้ง จุดมุ่งหมายคือความเชื่อมโยงที่เชื่อถือได้ระหว่างข้อเท็จจริงการเดินทางที่เปลี่ยนแปลงไป และการสื่อสารที่อธิบายพวกเขา
กําหนดเวลาส่งต่อไป เพื่อความสะดวกภายในกระบวนการนั้น คุณลักษณะนี้สามารถลบงานส่งซ้ํา ๆ ในขณะที่การตรวจสอบของมนุษย์ช่วยให้ข้อความเชื่อมต่อกับการออกเดินทางในปัจจุบัน เมื่อการจัดการที่ได้รับอนุมัติเปลี่ยนแปลง ระบุคิวที่ได้รับผลกระทบ หยุดข้อความที่ล้าสมัย ทําและทบทวนการแก้ไข จากนั้นจงใจกําหนดเวลาหรือส่งเวอร์ชันที่ถูกต้อง บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่สั้นและสมบูรณ์ ทําให้ตัวแทนคนต่อไป มีบางอย่างที่เป็นรูปธรรมที่จะไว้วางใจ
คําแนะนําพันธมิตรที่เกี่ยวข้อง
หากอีเมลขาออกเชื่อมโยงไปยังแผนการเดินทางของลูกค้า ให้ตรวจสอบการเข้าถึงผู้ชมจริงของเอกสารรวมถึงเนื้อหา คู่มือไดรฟ์ครอบคลุมการตรวจสอบแยกต่างหาก การจัดตารางอีเมลและแชร์ไฟล์ที่เชื่อมโยงยังคงเป็นการกระทําที่แตกต่างกัน
Google คู่มือการเดินทางของลูกค้าไดรฟ์ผู้ชมการเข้าถึง
แหล่งที่มาและการวางแผนเพิ่มเติม
Google Gmail ความช่วยเหลือ: กําหนดการเปลี่ยนแปลงและยกเลิกอีเมลบนคอมพิวเตอร์
Google Gmail ความช่วยเหลือ: การเขียนผู้รับร่างและตัวเลือกการจัดส่ง
