Un formulaire de demande de voyage devrait faciliter la prochaine conversation. Il devrait aider un membre du personnel à identifier ce que le voyageur veut, ce qui reste incertain et quel fournisseur doit répondre. Un formulaire long peut recueillir plus d'informations tout en produisant une enquête moins utile si personne n'a décidé ce qui se passe après la soumission.
Google Forms peut prendre en charge un flux de travail d'admission modeste, mais la conception d'exploitation est plus importante que la mise en page. Ce guide élabore un formulaire de demande pour une agence ou un voyagiste qui vend des expériences nécessitant un examen humain. Les champs et les règles de réponse suggérés sont une méthode de travail originale, plutôt qu'une promesse qu'une forme particulière améliorera les ventes.
Décidez ce que la forme est autorisée à faire
Écrivez son but en une phrase: recueillir suffisamment d'informations pour évaluer une demande et répondre avec une prochaine étape appropriée. Mettez la même limite dans la langue du client au-dessus de la première question. Par exemple: « Dites-nous vos plans afin que nous puissions vérifier les options appropriées. L’envoi de ce formulaire ne réserve pas de places et ne confirme pas une réservation. »
N'appelez pas le formulaire une confirmation de réservation s'il n'y a pas de chèque d'inventaire, de processus de paiement et de réservation acceptée derrière. De même, une heure de départ préférée est une demande jusqu'à ce que l'opérateur concerné la confirme. La dénomination claire empêche le personnel de traiter une ligne de feuille de calcul comme une permission de promettre la capacité.
Choisissez un propriétaire pour le processus d'admission et une sauvegarde. Définir quand ils examinent les réponses, qui gère les départs urgents et comment ils reconnaissent les doublons. Un formulaire sans ces arrangements déplace simplement les messages sans réponse dans un autre endroit. Si votre processus sous-jacent n'est toujours pas clair, commencez par le workflow de réservation pratique avant de concevoir des questions.
Commencez par les décisions que votre équipe doit prendre
Énumérer les décisions prises lors de la première réponse utile. Ceux-ci comprennent généralement la destination, le type de produit probable, la date de voyage ou la flexibilité, la mixité des participants, la méthode de contact et si la demande nécessite un examen par un spécialiste. Ensuite, connectez chaque question proposée à l'une de ces décisions.
Demandez une destination avant une adresse d'hôtel. Demandez si le groupe souhaite une excursion partagée ou un arrangement privé avant de demander un itinéraire détaillé. Un voyageur qui demande l'inspiration ne devrait pas avoir à inventer un nom de produit pour procéder. Inclure « J’aimerais des suggestions » le cas échéant, suivie d’une courte question d’intérêt.
Séparer les faits des préférences. « Nous arrivons le 12 décembre » est différent de « nous préférerions tourner le 13 décembre ». Votre équipe doit savoir quelles dates peuvent se déplacer. Demandez la date d'activité prévue et ajoutez un choix de flexibilité séparé. Évitez une boîte de texte libre indifférenciée qui combine les dates d'arrivée, les budgets, les demandes et les numéros de voyageurs.
Construisez un petit ensemble de questions avec un libellé utile
Une première section réalisable peut demander le nom du contact principal, l'e-mail de réponse, la destination, la date préférée, la flexibilité de la date et l'intérêt général de l'activité. Une deuxième section peut recueillir le nombre d'adultes, d'enfants et de nourrissons, tout âge pertinent de l'enfant et le format préféré. Une dernière section peut poser des questions sur l'emplacement, les priorités et les questions.
Utilisez des questions d'âge uniquement lorsqu'elles affectent l'adéquation, les règles du fournisseur ou les prix. Expliquez pourquoi ils sont nécessaires. Au stade de la demande, la zone approximative de l'hôtel peut être suffisante; l'emplacement de prise en charge final peut être collecté par le processus de réservation confirmé. Ne demandez pas d'images de passeport, de détails de carte ou d'informations de santé détaillées simplement parce que le formulaire peut les accepter.
Google documente les documents disponibles Types de questions, y compris les réponses courtes, les dates et le choix multiple. Correspondez à la contribution à la décision. Pour les comptes, utilisez les questions de réponse courte avec la validation de la réponse et les étiquettes claires. Testez que la règle du nombre entier choisi accepte les comptes zéro et ordinaires tout en rejetant les valeurs et les fractions négatives; une règle numérique générale peut encore permettre des décimales. Les préférences avec un ensemble limité de choix significatifs fonctionnent bien comme le choix multiple. Réservez des champs de paragraphe pour un contexte qui ne peut être anticipé de manière raisonnable.
Utilisez la branche pour supprimer les questions non pertinentes
Quelqu'un qui demande un cours de cuisine ne devrait pas répondre aux questions de location de bateau. Un concierge d'hôtel demandant un client ne doit pas être forcé par une séquence de contact directe avec le client. Regrouper les questions liées aux sections et acheminer les répondants selon un petit nombre de choix précoces.
Dans Google documentation de section-routage, le routage est disponible à partir de questions à choix multiples et déroulants. Construisez d'abord les chemins les plus simples. Un itinéraire peut couvrir une activité existante, une autre une demande privée et un troisième conseil général. Rejoignez-les à la section contact et notes finales.
Tracez ces itinéraires sur papier avant de les construire. Vérifiez où un répondant se rend après chaque section, y compris la mesure de soumission finale. Une forme de branchement devient difficile à maintenir lorsque chaque produit a son propre chemin. Utilisez des formulaires spécifiques au produit distincts uniquement lorsqu'il y a une réelle différence de fonctionnement et que quelqu'un gardera chaque version précise.
Valider les entrées sans rejeter les vrais voyageurs
Une règle de validation devrait prévenir un problème de données évident, et non obliger les gens à deviner. Définir le nombre de participants sur des nombres entiers sensibles non négatifs et s'assurer que le champ de messagerie utilise la validation du format de courrier électronique. Inclure un message d’erreur intelligible qui explique la correction, comme « Entrez le nombre d’adultes, par exemple 2 ».
Guide de Google sur Validation de réponse explique les règles disponibles. Les vérifications de format ne peuvent pas vous dire si une adresse e-mail appartient au voyageur ou si une date saisie est possible sur le plan opérationnel. Traiter les réponses proprement formatées comme des demandes nécessitant une évaluation.
Soyez prudent avec les règles du téléphone. Les voyageurs peuvent utiliser des préfixes internationaux, des espaces et des longueurs de nombres différentes. Une règle étroite conçue autour du format de votre propre pays peut exclure les contacts légitimes. Si un numéro de téléphone est facultatif, par exemple quand il vous aide, comme la gestion d'un départ qui est proche. Testez le formulaire en utilisant des exemples internationaux réalistes plutôt que seulement vos propres détails.
Faites de la confidentialité et de l'accès une partie de la construction
Décidez qui a vraiment besoin d'avoir accès aux réponses brutes. Un concepteur de brochure n'a pas besoin de coordonnées de renseignements. Un fournisseur a généralement besoin de la demande d'exploitation pertinente, pas de la réponse complète du formulaire. Partagez le plus petit mémoire utile grâce à votre processus approuvé et gardez les informations de suivi sensibles à partir d'une feuille de calcul largement partagée.
Évaluer Google l'actuel Paramètres de publication et de réponse avant le lancement. Accordez une attention particulière aux résumés de réponse: un cadre destiné aux sondages peut exposer les informations soumises aux répondants. Testez l'expérience publique en utilisant un compte qui n'a pas de privilèges d'édition.
Choisissez délibérément si les répondants doivent avoir besoin d'un compte Google . Les questions de téléchargement de fichiers introduisent des exigences de connexion, ce qui peut être inutile pour une simple demande. Décidez également ce que l'écran de confirmation dit, combien de temps les dossiers de demande sont conservés selon vos propres exigences et où votre explication de confidentialité apparaît. Il s’agit de décisions d’affaires exigeant les règles pertinentes pour votre marché, plutôt qu’une garantie fournie par un outil de formulaire.
Transformez chaque réponse en une action détenue
Utilisez la zone Réponses aux formulaires pour examiner les soumissions entrantes. Google décrit Gestion de la réponse, y compris le lien vers les feuilles, le téléchargement des réponses et l'activation des notifications. Si vous utilisez une feuille de calcul liée, distinguez les réponses originales de vos champs de travail.
Ajouter des champs opérationnels à côté ou dans un registre de travail distinct: demander la référence, le temps reçu, le propriétaire assigné, l'état actuel, l'action suivante, la date limite de prochaine action et le résultat. Protégez la soumission originale contre les modifications accidentelles. Le texte original est une preuve de ce qui a été demandé; l'interprétation de votre équipe appartient au dossier de travail.
Les statuts utiles décrivent les travaux: nouveaux, clarification des besoins, vérification des fournisseurs, proposition envoyée, en attente de voyage et fermée. « Urgent » peut être un drapeau séparé avec une raison. Consultez la zone de réponse réelle aux heures prévues, même si les notifications sont activées. Les alertes par courriel sont une commodité, et non la preuve que toutes les demandes ont été reçues et traitées. Définissez un itinéraire de sauvegarde pour les requêtes de quasi-départ dans l'introduction du formulaire.
Une hypothétique requête à travers le système
Imaginez une agence reçoit une demande pour six adultes et deux enfants pour une journée privée sur l'île. Le voyageur sélectionne une date préférée mais dit que le lendemain est possible. Ils nomment une zone d'hôtel approximative et expliquent qu'un transfert plus court compte plus que de visiter de nombreux arrêts.
Le propriétaire de l'admission attribue la demande ENQ-104 à un conseiller. Le conseiller voit que les âges de l'enfant sont manquants, de sorte que la prochaine action est une clarification ciblée plutôt qu'un vaste argumentaire de vente. Une fois l'âge fourni, le conseiller envoie un mémoire fournisseur avec des dates, un mix de groupe, une zone hôtelière, le rythme souhaité et la question de transfert en suspens.
La réponse du fournisseur appartient à l'enregistrement de travail avec un temps et une portée: option disponible cochée pour le groupe spécifié, toujours soumis au processus de réservation. Le conseiller crée une proposition et fixe une date de suivi. Si le voyageur réserve plus tard, consignez la référence de réservation confirmée par rapport à la demande. Ne renommez pas l’enquête elle-même « confirmée » sans la preuve de réservation. S'ils déclinent, capturez la raison pour laquelle ils se sont portés volontaires, plutôt que d'en inventer un.
Testez le formulaire avec un court mémoire de lancement
Donnez à un collègue une tâche réaliste sans expliquer les réponses que vous attendez. Demandez-leur de demander une famille avec une date flexible à l'aide d'un téléphone. Ensuite, demandez à une autre personne de demander une expérience de groupe privée à l'extérieur de votre organisation. Regardez où le libellé provoque l'hésitation et si les deux soumissions atteignent la personne responsable.
Utilisez cette liste de contrôle de lancement comme un mémoire d'acceptation:
- Un voyageur peut expliquer ce que fait la soumission et ce qui se passe ensuite.
- Tous les itinéraires atteignent la section finale correcte et le message de confirmation.
- Les champs Date, participant et contact acceptent des réponses internationales réalistes.
- Les questions requises sont vraiment nécessaires pour la première décision.
- Les répondants du public ne peuvent pas consulter d'autres demandes ou modifier le formulaire.
- Le propriétaire et la sauvegarde peuvent trouver et attribuer chaque réponse de test.
- Le délai d'action suivant reste visible après la première réponse.
- Les soumissions de tests peuvent être distinguées des demandes authentiques.
Le libellé du reçu de test aussi. « Votre demande a été reçue » est appropriée lorsque cela est exact. « Votre visite est réservée » n’est pas adaptée à ce flux de travail. Gardez une méthode de contact de repli séparée pour un voyageur qui ne peut pas remplir le formulaire.
Connectez l'admission à l'espace de travail de réservation approprié
Une fois la demande claire, déplacez le travail de vente et de réservation vers le système qui en est responsable. Tripnatic's espace de travail d'agence soutient les activités de recherche, la préparation de devis privés et la gestion des réservations de clients. L'enregistrement est suivi d'une vérification et d'une approbation applicables avant l'activation. Une réponse de formulaire ne contourne pas ces étapes ou ne transforme pas un devis en capacité réservée.
Un opérateur peut utiliser la même discipline d'admission pour les demandes privées inhabituelles tout en conservant la disponibilité publiée et les réservations confirmées dans le flux de travail approprié de l'opérateur. Il n'est pas nécessaire de revendiquer une connexion native Google Forms pour bénéficier d'un transfert clair. Une référence de demande et un brief soigneusement vérifié peuvent relier le processus humain.
Passez en revue le formulaire après le premier lot de demandes de renseignements. Comptez la fréquence à laquelle l'équipe doit demander un fait manquant, ce qui remet en question les répondants qui comprennent mal et combien de demandes n'ont pas d'action suivante. Changez une chose utile à la fois et notez la date de révision. La forme réussit lorsque la prochaine personne peut prendre une meilleure décision avec moins de reconstruction, pas quand toutes les questions possibles ont été ajoutées.
Donnez à la première réponse une structure répétable
Préparer un plan de réponse qui utilise les réponses soumises sans faire écho à la forme entière. Commencez par refléter la demande: destination, date proposée, groupe et la priorité principale. Indiquez ce que vous pouvez évaluer maintenant et ce qui nécessite une réponse des fournisseurs. Ne posez que les questions manquantes qui pourraient changer la recommandation. Terminez par la prochaine action et la fenêtre de réponse que votre équipe peut rencontrer de manière réaliste.
Pour la demande hypothétique de la famille, une réponse appropriée pourrait expliquer que le conseiller vérifie les options privées pour la date préférée et a besoin de l'âge des enfants pour évaluer l'adéquation. Il ne doit pas énumérer de prix avant que le produit, le groupe et les inclusions n'aient été établis. Si une demande est arrivée en dehors des heures de travail, la reconnaissance peut expliquer quand l'équipe l'examinera. Ne promettez pas une surveillance continue à moins que ce service n'existe.
Créez également une règle de fermeture. Une demande peut se terminer parce qu'une réservation confirmée existe, le voyageur a refusé, l'entreprise ne peut pas aider, ou la période de suivi convenue terminée sans réponse. Préserver ces résultats distincts. Le silence n’est pas la preuve que le prix était trop élevé, et une enquête sans réponse ne devrait pas disparaître simplement parce que quelqu’un a répondu une fois.
Enfin, définir qui peut modifier la forme. Une nouvelle question obligatoire peut affecter la feuille de calcul de la réponse et l'interprétation de l'équipe des réponses plus anciennes. Avant de publier une révision, soumettez un autre test, confirmez que le registre de travail a toujours du sens et dites au propriétaire de l'admission exactement ce qui a changé. Cette petite discipline de libération protège la remise que la forme a été conçue pour améliorer.
