Un formulario de investigación de viaje debería facilitar la siguiente conversación. Debería ayudar a un miembro del personal a identificar lo que el viajero quiere, lo que sigue siendo incierto y qué proveedor debe responder. Un formulario largo puede recopilar más información mientras se produce una investigación menos útil si nadie ha decidido qué sucede después de la presentación.
Google Forms puede soportar un flujo de trabajo de admisión modesto, pero el diseño operativo es más importante que el diseño. Esta guía desarrolla un formulario de consulta para una agencia u operador turístico que vende experiencias que requieren alguna revisión humana. Los campos sugeridos y las reglas de respuesta son un método de trabajo original, en lugar de una promesa de que una forma en particular mejorará las ventas.
Decidir qué se permite hacer el formulario
Escriba su propósito en una oración: recopile suficiente información para evaluar una solicitud y responder con un siguiente paso apropiado. Ponga el mismo límite en el idioma del cliente por encima de la primera pregunta. Por ejemplo: “Díganos sus planes para que podamos comprobar las opciones adecuadas. Enviar este formulario no reserva plazas ni confirma una reserva.”
No llame al formulario con confirmación de reserva si no hay verificación de inventario, proceso de pago y reserva aceptada detrás de él. Del mismo modo, una hora de salida preferida es una solicitud hasta que el operador relevante lo confirme. La denominación clara impide que el personal trate una fila de hojas de cálculo como permiso para prometer capacidad.
Elija un propietario para el proceso de admisión y una copia de seguridad. Defina cuándo revisan las respuestas, quién maneja las salidas urgentes y cómo reconocen los duplicados. Un formulario sin estas disposiciones simplemente mueve mensajes sin respuesta a otra ubicación. Si su proceso subyacente aún no está claro, comience con el Flujo práctico de reservas Antes de diseñar las preguntas.
Empieza con las decisiones que tu equipo debe tomar
Enumere las decisiones tomadas durante la primera respuesta útil. Estos generalmente incluyen destino, tipo de producto probable, fecha de viaje o flexibilidad, mezcla de participantes, método de contacto y si la solicitud necesita revisión especializada. Luego conecte cada pregunta propuesta con una de esas decisiones.
Solicite un destino antes de la dirección del hotel. Pregunte si el grupo quiere una excursión compartida o un arreglo privado antes de solicitar un itinerario detallado. Un viajero que pide inspiración no debería tener que inventar un nombre de producto para proceder. Incluir “Me gustaría sugerencias” cuando proceda, seguida de una pregunta de intereses breves.
Separar los hechos de las preferencias. “Alcanzamos el 12 de diciembre” es diferente de “preferiríamos hacer una gira el 13 de diciembre”. Tu equipo necesita saber qué fechas se pueden mover. Solicite la fecha de actividad prevista y agregue una opción de flexibilidad separada. Evite una caja de texto libre indiferenciada que combina fechas de llegada, presupuestos, solicitudes y números de viajero.
Construye un pequeño conjunto de preguntas con una redacción útil
Una primera sección viable puede solicitar el nombre de contacto principal, correo electrónico de respuesta, destino, fecha preferida, flexibilidad de fecha e interés de actividad amplio. Una segunda sección puede recolectar recuentos de adultos, niños y bebés, cualquier edad relevante para el niño y el formato preferido. Una sección final puede preguntar sobre la ubicación, prioridades y preguntas.
Utilice preguntas sobre la edad solo cuando afecten la idoneidad, las reglas del proveedor o los precios. Explique por qué son necesarios. En la etapa de consulta, el área aproximada del hotel puede ser suficiente; la ubicación final de la recogida se puede recoger a través del proceso de reserva confirmado. No solicite imágenes de pasaporte, detalles de la tarjeta o información de salud extensa simplemente porque el formulario puede aceptarlos.
Google documenta la disponibilidad Tipos de preguntas, incluyendo respuestas cortas, fechas y opción múltiple. Coincidir con la entrada con la decisión. Para los recuentos, utilice preguntas de respuesta corta con validación de respuesta y etiquetas claras. Pruebe que la regla de número entero elegida acepta recuentos cero y ordinarios mientras rechaza valores y fracciones negativos; una regla numérica general aún puede permitir decimales. Las preferencias con un conjunto limitado de elecciones significativas funcionan bien como opción múltiple. Reservar los campos de párrafo para el contexto que no se puede anticipar con sensatez.
Utilice la ramificación para eliminar preguntas irrelevantes
Alguien que solicita una clase de cocina no debe responder a las preguntas sobre el alquiler de barcos. Un conserje del hotel que indague a un huésped no debe ser forzado a través de una secuencia de contacto directa con el cliente. Preguntas relacionadas con el grupo en secciones y en la ruta de los encuestados de acuerdo con un pequeño número de opciones tempranas.
En Google's Documentación de enrutamiento de secciones, el enrutamiento está disponible a partir de preguntas de opción múltiple y desplegable. Construya los caminos más simples primero. Una ruta podría cubrir una actividad existente, otra una solicitud privada y un tercer consejo general. Reúnase a ellos en la sección de contacto y notas finales.
Dibuje estas rutas en papel antes de construirlas. Compruebe a dónde va un encuestado después de cada sección, incluyendo la acción final de envío. Una forma de ramificación se vuelve difícil de mantener cuando cada producto tiene su propio camino. Utilice formularios separados específicos del producto solo cuando haya una diferencia operativa real y alguien mantendrá cada versión precisa.
Validar la entrada sin rechazar a los viajeros reales
Una regla de validación debería evitar un problema de datos obvio, no forzar a la gente a adivinar. Establezca los recuentos de participantes en números enteros no negativos razonables y asegúrese de que el campo de correo electrónico utilice la validación del formato de correo electrónico. Incluya un mensaje de error inteligible que explique la corrección, como “Ingrese el número de adultos, por ejemplo 2”.
La guía de Google sobre Validación de respuesta Explica las reglas disponibles. Los comprobaciones de formato no pueden indicarle si una dirección de correo electrónico pertenece al viajero o si una fecha de entrada es operativamente posible. Tratar las respuestas con formato limpio como peticiones que necesitan evaluación.
Tenga cuidado con las reglas del teléfono. Los viajeros pueden utilizar prefijos internacionales, espacios y diferentes longitudes de números. Una regla estrecha diseñada en torno al formato de su propio país puede excluir los contactos legítimos. Si un número de teléfono es opcional, digamos cuándo ayuda, como manejar una salida que está cerca. Pruebe el formulario utilizando ejemplos internacionales realistas en lugar de solo sus propios detalles.
Haga que la privacidad y el acceso sean parte de la construcción
Decidir quién necesita realmente acceso a respuestas crudas. Un diseñador de folletos no necesita datos de contacto de consulta. Un proveedor generalmente necesita la solicitud de operación relevante, no la respuesta completa del formulario. Comparta el resumen más pequeño y útil a través de su proceso aprobado y mantenga la información de seguimiento confidencial fuera de una hoja de cálculo ampliamente compartida.
Valoración Google de la corriente Configuración de publicación y respuesta Antes del lanzamiento. Preste especial atención a los resúmenes de respuesta: un entorno destinado a encuestas puede exponer la información enviada a los encuestados. Pruebe la experiencia pública utilizando una cuenta que no tiene privilegios de edición.
Elija deliberadamente si los encuestados deben necesitar una Google cuenta. Las preguntas de carga de archivos introducen los requisitos de inicio de sesión, lo que puede ser innecesario para una simple consulta. También decida lo que dice la pantalla de confirmación, cuánto tiempo se mantienen los registros de consulta bajo sus propios requisitos y dónde aparece su explicación de privacidad. Estas son decisiones de negocio que requieren las reglas relevantes para su mercado, en lugar de una garantía suministrada por una herramienta de formulario.
Convierta cada respuesta en una acción propia
Utilice el área de Respuestas de formularios para revisar las presentaciones entrantes. Google describe Gestión de la respuesta, incluyendo el enlace a Hojas de cálculo, descarga de respuestas y activar notificaciones. Si utiliza una hoja de cálculo vinculada, distinga las respuestas originales de los campos de trabajo.
Agregue campos operativos al lado o en un registro de trabajo separado: referencia de solicitud, hora recibida, propietario asignado, estado actual, siguiente acción, fecha límite de próxima acción y resultado. Proteja la presentación original contra ediciones accidentales. El texto original es evidencia de lo que se solicitó; la interpretación de su equipo pertenece al registro de trabajo.
Los estados útiles describen el trabajo: nuevo, necesidad de aclaración, cheque de proveedor, propuesta enviada, esperando viajero y cerrado. “Urgente” puede ser una bandera separada con una razón. Revise el área de Respuestas real en los horarios programados incluso si las notificaciones están habilitadas. Las alertas por correo electrónico son una conveniencia, no prueba de que todas las solicitudes fueron recibidas y procesadas. Defina una ruta de respaldo para solicitudes cercanas a la salida en la introducción del formulario.
Una hipotética petición a través del sistema
Imagine que una agencia recibe una solicitud para seis adultos y dos niños para un día privado en la isla. El viajero selecciona una fecha preferida, pero dice que el día siguiente es posible. Nombran una zona hotelera aproximada y explican que un traslado más corto importa más que visitar muchas paradas.
El propietario de la admisión asigna la solicitud ENQ-104 a un asesor. El asesor ve que faltan las edades de los niños, por lo que la próxima acción es una aclaración específica en lugar de un amplio argumento de venta. Una vez que se suministran las edades, el asesor envía un informe de proveedor con fechas, mezcla de grupo, área de hotel, ritmo deseado y la pregunta de traslado pendiente.
La respuesta del proveedor pertenece al registro de trabajo con un tiempo y un alcance: opción disponible marcada para el grupo especificado, aún sujeta al proceso de reserva. El asesor crea una propuesta y establece una fecha de seguimiento. Si el viajero reserva más tarde, registre la referencia de reserva confirmada contra la consulta. No renombre la propia consulta “confirmada” sin la evidencia de reserva. Si declinan, captura la razón donde se ofreció voluntariamente, en lugar de inventar uno.
Pruebe el formulario con un breve resumen de lanzamiento
Dale a un colega una tarea realista sin explicar qué respuestas esperas. Pídales que pregunten por una familia con una cita flexible usando un teléfono. Luego, pídale a otra persona que solicite una experiencia de grupo privado fuera de su organización. Vea dónde la redacción causa duda y si ambas presentaciones llegan a la persona responsable.
Utilice esta lista de verificación de lanzamiento como un resumen de aceptación:
- Un viajero puede explicar lo que hace la presentación y lo que sucede a continuación.
- Todas las rutas llegan a la sección final correcta y al mensaje de confirmación.
- Los campos de fecha, participante y contacto aceptan respuestas internacionales realistas.
- Las preguntas requeridas son realmente necesarias para la primera decisión.
- Los encuestados públicos no pueden ver otras consultas o editar el formulario.
- El propietario y la copia de seguridad pueden encontrar y asignar cada respuesta de prueba.
- El plazo de la siguiente acción sigue siendo visible después de la primera respuesta.
- Las presentaciones de prueba se pueden distinguir de las solicitudes genuinas.
La redacción del recibo de prueba también. “Su solicitud ha sido recibida” es apropiada cuando sea preciso. “Su tour está reservado” no es adecuado para este flujo de trabajo. Mantenga un método de contacto de reserva separado para un viajero que no puede completar el formulario.
Conecte la entrada al espacio de trabajo de reserva apropiado
Una vez que la solicitud sea clara, mueva el trabajo de venta y reserva al sistema responsable de la misma. Tripnatic's Espacio de trabajo de la agencia Apoya la búsqueda de actividades, la preparación de presupuestos privados y la gestión de reservas de clientes. El registro es seguido por la verificación y aprobación aplicable antes de la activación. Una respuesta de formulario no evita esos pasos ni convierte una cotización en capacidad reservada.
Un operador puede utilizar la misma disciplina de admisión para solicitudes privadas inusuales mientras mantiene la disponibilidad publicada y las reservas confirmadas en el flujo de trabajo apropiado del operador. No hay necesidad de reclamar una conexión nativa Google Forms para beneficiarse de una transferencia clara. Una referencia de solicitud y un informe cuidadosamente comprobado pueden conectar el proceso humano.
Revise el formulario después del primer lote significativo de consultas. Cuente con qué frecuencia el equipo debe pedir un hecho perdido, que cuestiona a los encuestados malinterpretar y cuántas solicitudes no tienen próxima acción. Cambie una cosa útil a la vez y anote la fecha de revisión. La forma tiene éxito cuando la siguiente persona puede tomar una mejor decisión con menos reconstrucción, no cuando se ha agregado cada pregunta posible.
Dar la primera respuesta una estructura repetible
Prepare un esquema de respuesta que utilice las respuestas enviadas sin hacerse eco de toda la forma. Comience por reflejar la solicitud: destino, fecha propuesta, grupo y la principal prioridad. Indique lo que puede evaluar ahora y lo que requiere una respuesta del proveedor. Haga solo las preguntas que faltan que podrían cambiar la recomendación. Termina con la siguiente acción y la ventana de respuesta que tu equipo puede cumplir de manera realista.
Para la hipotética solicitud familiar, una respuesta adecuada podría explicar que el asesor está verificando las opciones privadas para la fecha preferida y necesita que los niños tengan la edad para evaluar la idoneidad. No debe enumerar un precio antes de que se hayan establecido el producto, el grupo y las inclusiones. Si una solicitud llegó fuera del horario laboral, el reconocimiento puede explicar cuándo lo revisará el equipo. No prometa un monitoreo continuo a menos que exista ese servicio.
Crear una regla de cierre también. Una solicitud puede cerrarse porque existe una reserva confirmada, el viajero rechazado, la empresa no puede ayudar o el período de seguimiento acordado terminó sin una respuesta. Preservar esos resultados distintos. El silencio no es una prueba de que el precio fuera demasiado alto, y una investigación sin respuesta no debería desaparecer simplemente porque alguien respondió una vez.
Por último, definir quién puede modificar el formulario. Una nueva pregunta obligatoria puede afectar la hoja de cálculo de la respuesta y la interpretación del equipo de las respuestas más antiguas. Antes de lanzar una revisión, envíe otra prueba, confirme que el registro de trabajo todavía tiene sentido y dígale al propietario de la admisión exactamente qué cambió. Esta pequeña disciplina de liberación protege la entrega que la forma fue diseñada para mejorar.
