WhatsApp สามารถเป็นสถานที่ที่สะดวกสําหรับนักเดินทางในการถามคําถาม † WhatsApp เทศ เป็นสถานที่ที่ยากในการดําเนินธุรกิจ หากทุกข้อความขึ้นอยู่กับความทรงจําของคนคนหนึ่ง การสนทนาเกี่ยวกับการเดินทางส่วนตัวในเดือนหน้าสามารถนั่งข้างการชี้แจงการรับสินค้าอย่างเร่งด่วนและ “ใช่นั่นน่าจะดี” ที่เป็นมิตรอาจกลายเป็นคําสัญญาที่ไม่ได้ตั้งใจ
WhatsApp Business มีคุณสมบัติองค์กรและการส่งข้อความที่เป็นประโยชน์ แต่ทีมงานยังคงต้องการกฎการดําเนินงาน คู่มือนี้สร้างเวิร์กโฟลว์กล่องจดหมายที่เจียมเนื้อเจียมตัวรอบ ๆ แอปธุรกิจ ไม่ถือว่าแพลตฟอร์มธุรกิจแยกต่างหาก ผู้ให้บริการกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน หรือการเชื่อมต่อแบบเนทีฟกับ Tripnatic ตรวจสอบความสามารถที่มีอยู่ในอุปกรณ์และบัญชีจริงของคุณก่อนที่จะออกแบบรอบ ๆ
กําหนดสิ่งที่อยู่ในการสนทนา
ใช้กล่องจดหมายเพื่อทําความเข้าใจคําขอ ชี้แจงรายละเอียดในทางปฏิบัติ และนําผู้เดินทางไปสู่การดําเนินการต่อไปที่เหมาะสม สํารองห้องพัก การชําระเงิน สถานะการยกเลิกปัจจุบัน และคําแนะนําในการดําเนินงานขั้นสุดท้ายในระบบที่รับผิดชอบการจอง การแชทสามารถรองรับงานได้ โดยไม่ต้องกลายเป็นบันทึกเดียว
เขียนขอบเขตง่าย ๆ สําหรับพนักงาน: “ข้อความไม่สํารองสถานที่เว้นแต่กระบวนการจองที่ได้รับอนุมัติจะจัดทําการจองที่ได้รับการยืนยันแล้ว” สิ่งนี้ใช้ได้แม้ในขณะที่ซัพพลายเออร์กล่าวว่ามีตัวเลือกในปัจจุบัน ความพร้อมใช้งานในขณะที่ตอบกลับสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ก่อนที่ผู้เดินทางจะทําตามขั้นตอนที่จําเป็น
ระบุการสนทนาที่ต้องการเส้นทางอื่น นักเดินทางที่รายงานปัญหาการดําเนินงานที่ไวต่อเวลา ควรติดต่อเจ้าหน้าที่ คําขอที่เกี่ยวข้องกับเอกสารส่วนตัวหรือข้อมูลการชําระเงิน ควรใช้กระบวนการรักษาความปลอดภัยที่ได้รับอนุมัติ สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทั่วไปสามารถรอหน้าต่างการตอบสนองปกติ กล่องจดหมายทํางานได้ดีขึ้นเมื่อพนักงานรู้วิธีกําหนดเส้นทางแต่ละประเภท แทนที่จะพยายามแก้ปัญหาทุกอย่างภายในแชทเดียว
มอบหมายความรับผิดชอบก่อนเพิ่มอุปกรณ์
เลือกเจ้าของกล่องจดหมายที่รับผิดชอบในแต่ละระยะเวลาการทํางาน โดยมีการสํารองข้อมูลชื่อ เจ้าของตรวจสอบการสนทนาใหม่มอบหมายงานติดตามผลผ่านวิธีการที่ตกลงกันของทีม และยืนยันว่ารายการเร่งด่วนได้มาถึงบุคคลที่เหมาะสมแล้ว การเข้าถึงร่วมกันด้วยตัวเองไม่ได้จัดสรรความรับผิดชอบ
อย่างเป็นทางการของ WhatsApp คําแนะนําการเชื่อมโยงอุปกรณ์ อธิบายคุณสมบัติอุปกรณ์ อย่าทึกทักเอาเองว่าอุปกรณ์ที่เชื่อมโยงจะมอบงานมอบหมายงาน คําเตือนการชนกัน หรือการควบคุมเช่นเดียวกับกล่องจดหมายของทีมผู้เชี่ยวชาญ ทดสอบสิ่งที่การตั้งค่าของคุณจริงสนับสนุน
สําหรับทีมที่เล็กมากกฎการเป็นเจ้าของกะอาจเพียงพอ: คนหนึ่งส่งการตอบกลับตามปกติในขณะที่คนอื่น ๆ ผ่านช่องทางการทํางานภายใน สําหรับการครอบคลุมที่ทับซ้อนกัน ให้กําหนดวิธีที่เพื่อนร่วมงานอ้างสิทธิ์ในการสนทนาและบันทึกที่อ้างสิทธิ์ หลีกเลี่ยงการส่งบันทึกความเป็นเจ้าของภายในไปยังผู้เดินทางโดยไม่ได้ตั้งใจ หากปริมาณต้องการการควบคุมอย่างเป็นทางการมากขึ้น, ประเมินความต้องการก่อนที่จะซื้อเครื่องมืออื่น, ใช้ คู่มือการเลือกซอฟต์แวร์ เป็นจุดเริ่มต้น
ใช้ฉลากเพื่อเปิดเผยการกระทําต่อไป
ฉลากควรช่วยให้ทีมหางานได้ ไม่เพียงแต่จัดหมวดหมู่ผู้คนเท่านั้น ชุดเล็ก ๆ อาจรวมถึงการสอบถามใหม่ข้อมูลความต้องการการตรวจสอบซัพพลายเออร์ข้อเสนอที่ส่งและการสนับสนุนการจอง กําหนดความหมายของแต่ละอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ตรวจสอบปัจจุบันของแอป คําแนะนําฉลาก สําหรับการควบคุมที่มีอยู่
แยกความเร่งด่วนออกจากขั้นตอนหลักที่ใช้งานได้จริง “ออกเดินทางวันนี้” ระบุเวลาผลที่ตามมา ในขณะที่ “เช็คผู้จัดหา” ระบุงาน การสนทนาอาจต้องการแนวคิดทั้งสอง แต่การสร้างป้ายกํากับที่ทับซ้อนกันจํานวนมากทําให้กล่องจดหมายยากที่จะตีความ เริ่มต้นด้วยชุดขั้นต่ําที่สนับสนุนกิจวัตรการตรวจสอบจริงของคุณ
ตัดสินใจเมื่อฉลากเปลี่ยนและใครเป็นคนเปลี่ยน หลังจากถามคําถามกับนักเดินทางแล้ว ให้ย้ายการสนทนาไปยังขั้นตอนการรอที่เหมาะสมและบันทึกกําหนดเวลาติดตามผลที่อื่นหากแอปไม่ได้ให้การควบคุมงานที่คุณต้องการ ฉลากเพียงอย่างเดียวไม่มีเหตุผล เจ้าของหรือเวลาสําหรับการดําเนินการครั้งต่อไป เพิ่มผู้ที่ผ่านการลงทะเบียนการทํางานที่ได้รับอนุมัติของคุณ แทนที่จะพึ่งพาสีเพื่อสื่อสารทุกอย่าง
รวบรวมบทสรุปที่เป็นประโยชน์โดยไม่ต้องดําเนินการสอบสวน
หากต้องการสอบถามกิจกรรม ให้สอบถามถึงจุดหมายปลายทาง วันที่ หรือความยืดหยุ่นก่อน ผู้เข้าร่วมกิจกรรมและลําดับความสําคัญหลักของนักเดินทาง ถามเฉพาะข้อเท็จจริงเพิ่มเติมที่จําเป็นสําหรับการตัดสินใจครั้งต่อไป คําขอส่วนตัวอาจต้องการพื้นที่โรงแรมและการตั้งค่าเส้นทาง คําถามเกี่ยวกับการจองที่มีอยู่ต้องการการอ้างอิงการจอง
หลีกเลี่ยงการส่งคําถามสิบข้อในข้อความที่หนาแน่น จัดกลุ่มพวกเขาเป็นคําขอสั้น ๆ ที่เข้าใจได้และอธิบายว่าเหตุใดคําตอบจึงมีความสําคัญ หากเด็ก ๆ มีผลต่อความเหมาะสมของซัพพลายเออร์หรือการกําหนดราคาให้ขออายุที่เกี่ยวข้อง หากความคุ้มครองการรับรถไม่แน่นอน ให้ขอชื่อโรงแรมหรือพื้นที่โดยประมาณในขั้นตอนที่เหมาะสม
สรุปคําขอก่อนที่คุณจะขอคําตอบจากซัพพลายเออร์ สิ่งนี้จับความเข้าใจผิดที่เกิดจากข้อความย่อ ภาพหน้าจอที่ส่งต่อ หรือวันที่หลายวันที่กล่าวถึงในเธรดเดียวกัน มาร์ค ไม่ทราบรายละเอียดอย่างชัดเจน อย่าอนุมานว่า “เด็กสองคน” หมายถึงวงดนตรีอายุเฉพาะหรือที่หมุดแผนที่ระบุทางเข้าที่ถูกต้อง บทสรุปที่ดีจะกลายเป็นพื้นฐานของบทสรุปของซัพพลายเออร์ และลดความจําเป็นในการสร้างการสนทนาขึ้นใหม่ในภายหลัง
สร้างการตอบกลับอย่างรวดเร็วตามจุดเริ่มต้นที่ตรวจสอบแล้ว
เอกสาร WhatsApp ตอบกลับอย่างรวดเร็ว สําหรับข้อความทางธุรกิจที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ พวกเขาสามารถบันทึกการพิมพ์ซ้ําได้ แต่ทางลัดไม่ควรแทนที่การตรวจสอบกรณีปัจจุบัน ใช้พวกเขาสําหรับโครงสร้างที่มั่นคง เช่น การขออ้างอิงการจองหรืออธิบายขั้นตอนต่อไปในการสอบถาม
เขียนตัวยึดตําแหน่งอย่างชัดเจน: กิจกรรมวันที่เวลาท้องถิ่นการอ้างอิงและการดําเนินการต่อไป ฝึกอบรมพนักงานเพื่อเปลี่ยนและตรวจสอบก่อนส่ง เก็บราคาที่เปลี่ยนแปลงได้, หน้าต่างรับ, เงื่อนไขการยกเลิกและการเรียกร้องความพร้อมใช้งานจากการตอบกลับทั่วไปเว้นแต่บุคคลที่ส่งพวกเขาได้ตรวจสอบรายละเอียดปัจจุบันที่เฉพาะเจาะจง
รักษาการลงทะเบียนตอบกลับขนาดเล็กโดยมีวัตถุประสงค์ เจ้าของ แหล่งที่มา และทริกเกอร์การตรวจสอบ เมื่อนโยบายเปลี่ยนแปลง ให้ระบุทางลัดที่ได้รับผลกระทบเช่นเดียวกับหน้าสาธารณะ การตอบกลับที่ถูกต้องในฤดูกาลที่แล้วสามารถอยู่รอดได้โดยไม่มีใครสังเกตเห็นบนโทรศัพท์นาน ๆ หลังจากอัปเดตเว็บไซต์ ขอให้เพื่อนร่วมงานอ่านแต่ละเทมเพลตในฐานะนักเดินทาง และอธิบายสิ่งที่สัญญาไว้ แก้ไขถ้อยคําที่ฟังดูเหมือนการยืนยัน เมื่อธุรกิจเสนอเพียงเพื่อตรวจสอบตัวเลือก
ทําให้ระยะเวลารอคอยเป็นที่เข้าใจได้
ตั้งหน้าต่างบริการที่สมจริง และบอกนักเดินทางว่าเกิดอะไรขึ้นนอกนั้น ของ WhatsApp เอกสารข้อความที่ออกไป อธิบายตัวเลือกการจัดตารางเวลา และสังเกตถึงความจําเป็นในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานอยู่ ถือว่าการยอมรับอัตโนมัติเป็นความสะดวกสบายมากกว่าการรับประกันว่าบุคคลนั้นได้ประเมินคําขอแล้ว อย่างไรก็ตาม
ข้อความต่างประเทศที่มีประโยชน์สามารถระบุเวลาทําการ อธิบายว่าสมาชิกในทีมจะตรวจสอบการสอบถามในช่วงเวลาการทํางานถัดไปและนําแขกที่มีอยู่ที่มีปัญหาการเดินทางเร่งด่วนไปยังเส้นทางหน้าที่ที่ถูกต้อง ใช้เพียงเส้นทางหน้าที่ของธุรกิจของคุณจริงพนักงาน อย่าบอกเป็นนัยถึงการสนับสนุนตลอดเวลา เพราะแอปสามารถส่งข้อความในเวลากลางคืนได้
ในช่วงเวลาทํางาน รับทราบการตรวจสอบซัพพลายเออร์ด้วยขั้นตอนต่อไปที่เป็นรูปธรรม “เรากําลังตรวจสอบวันที่และกลุ่มที่ร้องขอกับผู้ให้บริการ เราจะอัปเดตคุณภายในหน้าต่างบริการที่ระบุไว้ของเรา” ชัดเจนกว่า “ได้รับการยืนยันเร็ว ๆ นี้” หากการตรวจสอบใช้เวลานานขึ้นให้ส่งการอัปเดตสถานะสั้น ๆ และตั้งเวลาการกระทําที่สมจริงใหม่ นักเดินทางควรรู้ว่าสิ่งที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข โดยไม่ได้รับคําตอบที่ประดิษฐ์ขึ้น
การสนทนาสมมติกับสองวันที่
ลองนึกภาพนักเดินทางถามเกี่ยวกับประสบการณ์ส่วนตัวสําหรับวันศุกร์ จากนั้นเสริมว่าวันเสาร์อาจได้ผล ต่อมาพวกเขาส่งต่อภาพหน้าจอของกิจกรรมที่ใช้ร่วมกัน และถามว่ารวมค่ารับโรงแรมหรือไม่ ที่ปรึกษาที่อ่านเฉพาะข้อความล่าสุดเท่านั้น สามารถอ้างผลิตภัณฑ์หรือวันที่ผิดได้อย่างง่ายดาย
เจ้าของกล่องจดหมายสรุป: ตัวเลือกส่วนตัวที่ร้องขอสําหรับวันศุกร์วันเสาร์เป็นการถอยกลับผู้ใหญ่สี่คนและเด็กหนึ่งคนรับจากพื้นที่โรงแรมที่มีชื่อโดยที่อายุของเด็กยังคงต้องการ นักเดินทางยืนยันบทสรุป จากนั้นที่ปรึกษาจะส่งบทสรุปของซัพพลายเออร์ที่ถูกต้อง ระบุการตรวจสอบการสนทนาของซัพพลายเออร์ และบันทึกเวลาติดตามผลในคิวงานของทีม
เมื่อมีการส่งคืนตัวเลือก ที่ปรึกษาจะระบุขอบเขตและขั้นตอนการจองถัดไป พวกเขาไม่ได้อธิบายการตอบสนองในปัจจุบันของซัพพลายเออร์ว่าเป็นการจอง หลังจากมีการจองที่ได้รับการยืนยันแล้ว ที่ปรึกษาจะบันทึกการอ้างอิงและรับรองว่าการสื่อสารการรับขั้นสุดท้ายจะอยู่กับการจอง ตัวอย่างสมมตินี้แสดงให้เห็นว่าเหตุใดบทสรุปการสนทนาและสถานะที่ชัดเจนจึงมีประโยชน์มากกว่าด้ายยาวที่เต็มไปด้วยการตอบกลับที่ยืนยันอย่างเห็นได้ชัด .
โอนการตัดสินใจลงในบันทึกการจอง
กําหนดว่าข้อมูลใดจะต้องดําเนินการข้าม: ผลิตภัณฑ์และวันที่ที่ตกลงกัน, ผู้เข้าร่วมผสม, สถานที่รับที่เกี่ยวข้อง, การเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติ, ข้อกําหนดที่โดดเด่นและแหล่งที่มาของข้อยกเว้นใด ๆ รวมบริบทที่เพียงพอสําหรับผู้ประกอบการหรือที่ปรึกษาที่ครอบคลุมเพื่อดําเนินการโดยไม่ต้องอ่านทุกข้อความแชท .
อย่าคัดลอกทุกอย่างอย่างไม่เลือกปฏิบัติ การถอดเสียงที่ยาวสามารถฝังการตัดสินใจทางวัตถุ และทําซ้ําข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จําเป็น บทสรุปที่รัดกุมและแม่นยําพร้อมการอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง มักจะดีกว่า ในกรณีที่สัญญาหรือคําแนะนําที่สําคัญต้องการการรักษา ให้ปฏิบัติตามกระบวนการบันทึกที่เหมาะสมกับธุรกิจและช่องทางของคุณ
ตรวจสอบว่าการจองและการแชทไม่ได้ไม่เห็นด้วยในขณะนี้ หากวันที่มีการเปลี่ยนแปลง ให้อัปเดตกระบวนการจองที่รับผิดชอบและสื่อสารผลลัพธ์ที่ยอมรับได้ ที่ปรึกษาที่พิมพ์ว่า “วันเสาร์แทน” ไม่ได้เปลี่ยนการจองด้วยตัวเอง เดอะ การเปลี่ยนแปลงและการยกเลิกเวิร์กโฟลว์ อธิบายความสําคัญของการแยกแยะคําขอ การเปลี่ยนแปลงที่ยอมรับได้ และการอัปเดตผู้เดินทาง แยกขั้นตอนเหล่านั้นออกจากกัน แม้ว่าการสนทนาจะรู้สึกไม่เป็นทางการก็ตาม
ปฏิบัติต่อข้อความทางการตลาดและบริการที่แตกต่างกัน
นักเดินทางที่ถามเกี่ยวกับรถกระบะ ได้เริ่มการสนทนาบริการ นั่นไม่ใช่เหตุผลที่จะเพิ่มโดยอัตโนมัติ ในทุกโปรโมชั่นในอนาคต ตัดสินใจว่าธุรกิจของคุณได้รับและบันทึกการอนุญาตที่จําเป็นสําหรับการตลาดภายใต้กฎที่เกี่ยวข้องกับผู้ชมและช่องทางของตนอย่างไร
เก็บรายการส่งเสริมการขายแยกต่างหากจากงานบริการแบบเปิด ข้อความที่มีไว้สําหรับลูกค้าใหม่ที่มีศักยภาพไม่ควรไปที่แขกที่รอคําอธิบายการคืนเงินเพียงเพราะผู้ติดต่อทั้งสองมีป้าย "ลูกค้า" กว้าง ๆ ตรวจสอบนโยบายแพลตฟอร์มปัจจุบันและข้อกําหนดที่เกี่ยวข้องก่อนแนะนําแคมเปญ วิธีการดําเนินงานของคู่มือนี้ไม่ใช่การประเมินทางกฎหมายหรือคํามั่นสัญญาที่วลียินยอมหนึ่งประโยคครอบคลุมทุกเขตอํานาจศาล อย่างไรก็ตาม
ตรวจสอบเนื้อหาของข้อเสนอที่ส่งต่อด้วย ภาพของโบรชัวร์เก่าสามารถหมุนเวียนต่อไปได้หลังจากการเปลี่ยนแปลงราคาหรือจุดนัดพบ †คุณศัพท์ ให้เส้นทางแก่พนักงานไปยังวัสดุที่ได้รับอนุมัติในปัจจุบัน และลบการตอบกลับหรือไฟล์แนบที่ล้าสมัยออกจากคอลเลกชันการทํางานของพวกเขา หากความผิดพลาดทางวัตถุถึงผู้เดินทาง ให้แก้ไขข้อเรียกร้องเฉพาะและบันทึกการแก้ไขในบันทึกการจองหรือสอบถามที่เหมาะสม
ใช้การตรวจสอบกะที่ตรวจสอบงานที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
เมื่อส่งมอบ เจ้าของที่ออกไปควรระบุการสนทนาเร่งด่วนแบบเปิด การพึ่งพาซัพพลายเออร์ คําถามเกี่ยวกับนักเดินทางที่รอการตอบกลับและการดําเนินการที่ครบกําหนดในช่วงกะถัดไป ระบุการกระทําต่อไปและเจ้าของสําหรับแต่ละคน “กรุณาตรวจสอบ WhatsApp” ไม่ใช่การส่งมอบที่มีประโยชน์
การตรวจสอบการสิ้นสุดของกะในทางปฏิบัติประกอบด้วย:
- การสนทนาใหม่ได้รับการประเมินหรือส่งมอบอย่างชัดเจน
- ปัญหาการออกเดินทางที่ไวต่อเวลาได้มาถึงการติดต่อตามหน้าที่แล้ว
- รายการรอมีชื่อการพึ่งพาและเวลาทบทวน
- การตัดสินใจด้านวัสดุอยู่ในบันทึกการจองหรือสอบถามที่เหมาะสม
- มีการตรวจสอบตัวยึดตําแหน่งและร่างการตอบกลับที่ไม่ได้ส่งแล้ว
- เจ้าของคนต่อไปรู้ว่าเทมเพลตที่ได้รับอนุมัติในปัจจุบันอาศัยอยู่ที่ใด
- การเข้าถึงอุปกรณ์และบัญชียังคง จํากัด เฉพาะผู้ที่ต้องการ
ทบทวนการตอบกลับที่พลาดหรือซ้ําซ้อนโดยไม่ถือว่าพนักงานประมาท . สาเหตุอาจรวมถึงการเข้าถึงอุปกรณ์ที่ทับซ้อนกัน ไม่มีกฎการอ้างสิทธิ์ ฉลากที่ไม่ชัดเจน หรือการแจ้งเตือนที่ไม่มีใครเป็นเจ้าของ แก้ไขกระบวนการที่อนุญาตให้มีช่องว่าง ติดตามรูปแบบที่เกิดขึ้นซ้ํา ๆ แทนที่จะนับทุกข้อความเป็นการดําเนินการบริการที่ประสบความสําเร็จ
เชื่อมต่อกล่องจดหมายเข้ากับเวิร์กโฟลว์พันธมิตรที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
สําหรับหน่วยงานที่ได้รับอนุมัติ Tripnatic ของ พื้นที่ทํางานตัวแทน รองรับโปรไฟล์ลูกค้าใบเสนอราคาส่วนตัวและการจอง การลงทะเบียนจะตามด้วยการตรวจสอบและอนุมัติที่เกี่ยวข้องก่อนเปิดใช้งาน การสนทนาทางข้อความสามารถช่วยชี้แจงบทสรุปของลูกค้าในขณะที่พื้นที่ทํางานถือธุรกรรมและสถานะปัจจุบันได้ . ใบเสนอราคาหรือสอบถามไม่ได้สํารองความจุ
ผู้ประกอบการสามารถใช้ขอบเขตเดียวกันกับคําถามของผู้เข้าพักรอบ ๆ การจองที่ได้รับการยืนยัน ปฏิบัติตามคําแนะนําและการเปลี่ยนแปลงขั้นสุดท้าย สอดคล้องกับบันทึกการดําเนินงานที่รับผิดชอบ ไม่จําเป็นต้องอ้างสิทธิ์ในความเชื่อมโยงของชนพื้นเมือง WhatsApp เพื่อดําเนินการส่งมอบมนุษย์อย่างมีระเบียบวินัย
นําร่องวิธีการด้วยกะการทํางานหนึ่งและชุดแม่แบบเล็ก ๆ ทดสอบการสอบถามใหม่ คําถามการจองด่วน ความล่าช้าของซัพพลายเออร์ และเพื่อนร่วมงานที่เข้ารับตําแหน่งกลางคัน ถามว่าแต่ละกรณีมีเจ้าของที่ชัดเจนหรือไม่ การดําเนินการครั้งต่อไป และบันทึกที่เชื่อถือได้ กล่องจดหมายที่มีประโยชน์ไม่ใช่กล่องที่มีป้ายกํากับมากที่สุดหรือตอบกลับอัตโนมัติที่เร็วที่สุด ��อ เป็นข้อความที่คําขอของนักเดินทาง สามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้องจนถึงผลลัพธ์
