เทมเพลตช่วยให้ทีมทัวร์เล็ก ๆ ตอบอย่างสม่ําเสมอเมื่อแขกหลายคนต้องการความช่วยเหลือในคราวเดียว พวกเขาทํางานได้ดีที่สุดเมื่อถ้อยคําที่ทําซ้ําได้มีเสถียรภาพ และข้อเท็จจริงในการจองจะถูกตรวจสอบใหม่ การตอบกลับอย่างรวดเร็วด้วยวันที่ผิดหรือคําสัญญาที่ไม่ได้รับการอนุมัติ สร้างงานมากกว่าการตอบสนองอย่างระมัดระวัง
สร้างห้องสมุดสั้น ๆ ในสถานการณ์ที่ธุรกิจของคุณจัดการได้จริง ให้กฎที่ชัดเจนแก่พนักงานว่าเมื่อใดควรใช้แต่ละข้อความ สิ่งที่พวกเขาต้องตรวจสอบและใครสามารถอนุมัติข้อยกเว้นได้ ตัวอย่างด้านล่างเป็นจุดเริ่มต้นดั้งเดิมสําหรับการปรับตัว ไม่ใช่เงื่อนไขการจองคงที่
1. ใส่ข้อเท็จจริงและความเป็นเจ้าของก่อนคําพูด
เลือกคนคนหนึ่งที่จะเป็นเจ้าของการสนทนาแต่ละครั้ง รวมถึงเมื่อพวกเขาต้องการความช่วยเหลือจากไกด์ คนขับรถ หรือผู้จัดการ เจ้าของยังคงรับผิดชอบในการอัปเดตแขก จนกว่าเพื่อนร่วมงานจะยอมรับการส่งมอบ การส่งต่อข้อความ ไม่ได้ระบุว่ามีคนจัดการอยู่
ก่อนตอบกลับ ให้ตรวจสอบการอ้างอิงการจอง ตัวเลือกผลิตภัณฑ์ วันที่กิจกรรมในท้องถิ่น ขนาดปาร์ตี้ สถานะปัจจุบัน และข้อความสุดท้าย อ่านคําขอฉบับเต็ม แขกที่ถามเกี่ยวกับที่นั่งเด็กอาจรายงานการเปลี่ยนแปลงโรงแรมที่ส่งผลต่อการรับสินค้าด้วย อย่างไรก็ตาม
แยกการยอมรับออกจากการตัดสินใจ “เราได้รับคําขอของคุณ” แตกต่างจาก “การจองของคุณมีการเปลี่ยนแปลง” พนักงานควรรู้ว่าการตัดสินใจใดที่พวกเขาสามารถทําได้ และต้องได้รับการอนุมัติ
ใช้ภาษาของแขกที่ทีมของคุณ สามารถสื่อสารได้อย่างแม่นยํา เก็บวันที่ไม่คลุมเครือ, รวมถึงเวลาท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องและหลีกเลี่ยงคําย่อที่ไม่สามารถอธิบายได้. คําแนะนําภาษาที่ชัดเจนของ GOV.UK เขียนขึ้นสําหรับเนื้อหาของรัฐบาล แต่คําแนะนําเกี่ยวกับคําที่คุ้นเคยประโยคที่ใช้งานอยู่และย่อหน้าที่จัดการได้มีประโยชน์เมื่อตรวจสอบการตอบกลับบริการ
2. รับทราบข้อซักถามโดยไม่ต้องบอกเป็นนัยถึงการจอง
ใช้สิ่งนี้เมื่อแขกที่คาดหวังได้ถามเกี่ยวกับความพร้อมหรือความเหมาะสม และคุณยังคงต้องการข้อมูล ขอรายละเอียดที่เปลี่ยนคําตอบเท่านั้น ตรวจสอบความจุก่อนส่งข้อเสนอ การสอบถามไม่ใช่การจองที่ได้รับการยืนยันหรือการถือครองสินค้าคงคลัง
หัวข้อ: ของคุณ enquiry about {tour} วันที่ {date}
แทนที่คําถามด้วยคําถามที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ของคุณ อย่าขอสแกนหนังสือเดินทางหรือข้อมูลสุขภาพโดยละเอียดเป็นประจํา เพื่อตอบข้อซักถามเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานขั้นพื้นฐาน
ภายในบันทึกว่าใครจะตรวจสอบคําตอบและเมื่อใด หากเส้นตายใกล้เข้ามาโดยไม่มีการตัดสินใจ ให้ส่งการอัปเดตความคืบหน้าแทนที่จะพลาดไปอย่างเงียบ ๆ เสนอทางเลือกอื่นหลังจากตรวจสอบว่ามีอยู่จริง และตอบสนองความต้องการที่ระบุไว้ของแขก
3. ยืนยันการจองด้วยขั้นตอนการเตรียมการที่ชัดเจน
ส่งการยืนยันหลังจากการจองถึง สถานะการยืนยันที่ถูกต้องในระบบที่เกี่ยวข้องแล้วเท่านั้น ตรวจสอบข้อกําหนดการชําระเงินแยกต่างหาก ภาพหน้าจอการชําระเงินหรือข้อความสอบถามที่ไม่ได้รับการยืนยัน ไม่ควรเรียกใช้เทมเพลตการจองที่ได้รับการยืนยัน
หัวข้อ: Confirmed: {tour}, {date}, reference {reference}
ให้ขั้นตอนการเตรียมการโดดเด่น หากเวลารับครั้งสุดท้ายตามมาในภายหลัง ให้บอกว่าแขกจะได้รับเมื่อใดและอย่างไร อย่าทิ้งตัวยึดที่ว่างเปล่า ที่ดูเหมือนเวลาที่ได้รับการยืนยัน
คู่มือเวิร์กโฟลว์การจอง อธิบายวิธีเชื่อมต่อข้อความนี้กับบันทึกพื้นฐาน หลีกเลี่ยงการส่งการยืนยันครั้งที่สองที่ขัดแย้งกันจากสเปรดชีตของพนักงานแยกต่างหาก . หากจําเป็นต้องแก้ไข ให้ระบุรายละเอียดก่อนหน้านี้ที่แทนที่
4. ส่งคําแนะนําการมาถึงขั้นสุดท้ายที่สามารถปฏิบัติตามได้
ข้อความนี้ควรอธิบายการออกเดินทางที่แท้จริง ตรวจสอบสถานที่ เวลา การติดต่อของผู้เข้าพัก การจัดโอน และการติดต่อในการดําเนินงานก่อนใส่เทมเพลต หน้าต่างรถกระบะที่ใช้ร่วมกันต้องการคําพูดที่แตกต่างจากเวลามาถึงของจุดประชุมคงที่ .
หัวข้อ: มาถึง details สำหรับ {tour}, {date}, {reference}
ทดสอบสถานที่จากมุมมองของผู้เข้าพัก ชื่ออสังหาริมทรัพย์อาจหมายถึงอาคารหลายแห่ง และหมุดแผนที่อาจนําไปสู่ทางเข้าบริการ ส่งภาพถ่ายที่เกี่ยวข้องเฉพาะในกรณีที่แสดงจุดนัดพบปัจจุบัน และคุณได้รับอนุญาตให้ใช้
สอบถามการรับทราบเมื่อกระบวนการของคุณต้องการ จากนั้นจึงติดตามการตอบกลับที่ขาดหายไป การจัดส่งข้อความเพียงอย่างเดียวไม่ได้พิสูจน์ว่าแขกเข้าใจคําแนะนํา รักษาการย้อนกลับในทางปฏิบัติสําหรับแขกที่มีการเชื่อมต่อที่ไม่ดีหรือความยากลําบากในการใช้ลิงก์แผนที่ ลิงก์
5. จัดการคําขอเปลี่ยนแปลงเป็นการตัดสินใจที่รอดําเนินการ
คําขอย้ายออก การเพิ่มแขก หรือเปลี่ยนการรับสินค้าอาจส่งผลต่อทรัพยากรและราคา ยืนยันใบเสร็จรับเงิน อธิบายสิ่งที่คุณกําลังตรวจสอบและให้สถานะการจองที่มีอยู่ชัดเจน อย่าสัญญาว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะตรวจสอบความสามารถและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง .
หัวข้อ: Change คำขอ received: {reference}
เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ให้ส่งข้อความสุดท้ายแยกต่างหากพร้อมรายละเอียดใหม่และผลกระทบทางการเงินที่ตกลงกันไว้ อัปเดตการจอง ความจุ และข้อมูลการจัดส่งก่อนที่จะถือว่างานเสร็จสมบูรณ์
หากไม่สามารถยอมรับคําขอได้ ให้อธิบายเหตุผลที่แท้จริงในภาษาธรรมดาและให้ขั้นตอนต่อไปภายใต้เงื่อนไขที่บังคับใช้ หลีกเลี่ยงการแนะนําว่าทางเลือกอื่น ๆ จะเทียบเท่าเมื่อมันเปลี่ยนประสบการณ์อย่างมีนัยสําคัญ แขกต้องการข้อมูลมากพอ ที่จะตัดสินใจเองได้
6. สื่อสารการหยุดชะงักโดยไม่ต้องเก็งกําไร
สภาพอากาศ ปัญหาการขนส่ง และการปิดไซต์ต้องการข้อความที่เชื่อมโยงกับการตัดสินใจในการดําเนินงานจริง ตั้งชื่อผลิตภัณฑ์และการออกเดินทางที่ได้รับผลกระทบ ใช้การอัปเดตการตรวจสอบในขณะที่การตัดสินใจอยู่ระหว่างดําเนินการ และข้อความยกเลิกเมื่อผู้มีอํานาจอนุมัติได้ยกเลิกแล้ว
หัวข้อ: {Tour} วันที่ {date}: ออกเดินทาง ยกเลิก
อย่าใส่คํามั่นสัญญาคืนเงินเต็มจํานวนอัตโนมัติ เว้นแต่จะสะท้อนถึงการจองและการตัดสินใจที่ได้รับอนุญาตอย่างถูกต้อง อย่าขอให้แขกจัดประเภทการยกเลิกผู้ประกอบการเป็นคําขอของตนเองเพื่อลดความซับซ้อนของการบริหารของคุณ ��ษะ
สําหรับการตัดสินใจที่รอดําเนินการ ระบุเวลาทบทวนครั้งต่อไปและสิ่งที่แขกควรทําในขณะเดียวกัน เดอะ คู่มือการสื่อสารสภาพอากาศ กําหนดลําดับการตัดสินใจนั้น เก็บคําถามเชิงพาณิชย์ออกจากความช่วยเหลือทันทีสําหรับผู้เข้าพักที่อยู่ระหว่างการขนส่งหรือที่จุดประชุมแล้ว คําถามเชิงพาณิชย์แยกออกจากความช่วยเหลือทันทีสําหรับแขกที่อยู่ระหว่างการขนส่งหรือที่จุดนัดพบ
7. อธิบายความคืบหน้าการคืนเงินอย่างแม่นยํา
การสนทนาคืนเงินจะสับสนเมื่อ “ได้รับการอนุมัติ” “ร้องขอ” และ “รับ” ถูกนํามาใช้แทนกัน ตรวจสอบสถานะปัจจุบัน จํานวนเงิน สกุลเงิน การจองเดิม และบุคคลที่รับผิดชอบในการประมวลผลก่อนตอบกลับ ยืนยันว่าใครเป็นคนเก็บเงิน และช่องทางใดที่จัดการคืนเงิน
หัวข้อ: การคืนเงิน update สำหรับ การจอง {reference}
หากคุณรู้เพียงว่ามีการขอเงินคืนแล้ว ให้พูดอย่างนั้น อย่าบอกแขกว่าเงินได้ไปถึงธนาคารของพวกเขาแล้ว โดยไม่มีหลักฐาน การประมาณการการประมวลผลทั่วไปของผู้ให้บริการนั้นแตกต่างจากการรับประกันสําหรับการชําระเงินรายบุคคล อย่างไรก็ตาม
ใช้เส้นทางการชําระเงินที่ได้รับอนุญาตสําหรับการดําเนินการทางการเงิน ผู้เข้าพักไม่ควรต้องส่งรายละเอียดบัตรทั้งหมดในอีเมลธรรมดา ๆ เพื่อรับข้อมูลอัปเดต บันทึกการอ้างอิงและความคืบหน้าที่ตรวจสอบแล้วในประวัติการให้บริการของการจอง เพื่อให้พนักงานคนอื่นสามารถสนทนาต่อได้อย่างถูกต้อง
8. ตอบสนองต่อการร้องเรียนด้วยแผนการตรวจสอบเฉพาะ
เริ่มต้นด้วยการระบุปัญหาที่แขกรายงาน รับทราบประสบการณ์โดยไม่ต้องทําการค้นพบที่คุณยังไม่ได้ตรวจสอบ บัญชีของการรับที่พลาดต้องมีการตรวจสอบที่แตกต่างจากการร้องเรียนเกี่ยวกับคุณภาพอาหาร แม้ว่าทั้งคู่จะเกี่ยวข้องกับทัวร์เดียวกันก็ตาม
หัวข้อ: We are reviewing your concern about {reference}
ให้การสืบสวนเป็นสัดส่วนและยุติธรรม เก็บรักษาข้อความการจองที่เกี่ยวข้อง และสอบถามทีมจัดส่งสําหรับบัญชีข้อเท็จจริง หลีกเลี่ยงการส่งข้อกล่าวหาภายใน หรือข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เข้าพักรายอื่นไปยังผู้ร้องเรียน
เมื่อการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์, อธิบายผลการวิจัย, วิธีการรักษาที่มีอยู่และขั้นตอนต่อไปใด ๆ ที่ชัดเจน. พนักงานควรยกระดับความกังวลด้านความปลอดภัยที่ร้ายแรง หรือคําถามทางกฎหมายจากผู้เชี่ยวชาญผ่านกระบวนการที่จัดตั้งขึ้นของคุณ อย่าทําวิธีการรักษาตามเงื่อนไขในการลบบทวิจารณ์ที่ซื่อสัตย์หรือปิดปากแขกด้วยการตอบกลับส่งเสริมการขายทั่วไป .
9. เทมเพลตร้านค้าที่พนักงานสามารถใช้เวอร์ชันปัจจุบันได้
เริ่มต้นด้วยห้องสมุดขนาดเล็กที่ได้รับอนุมัติ จัดโดยสถานการณ์มากกว่าชื่อพนักงาน แต่ละรายการควรรวมถึงวัตถุประสงค์การตรวจสอบที่จําเป็นตัวยึดที่แก้ไขได้ขีด จํากัด การอนุมัติเจ้าของและวันที่ตรวจสอบ เก็บคําแนะนําภายในไว้ แยกจากข้อความที่มีไว้สําหรับแขกอย่างเห็นได้ชัด
เครื่องมืออีเมลสามารถทําให้การแทรกง่ายขึ้น อย่างเป็นทางการของ Google คําแนะนําแม่แบบ Gmail อธิบายการบันทึกและนําข้อความกลับมาใช้ใหม่บนคอมพิวเตอร์ ไมโครซอฟท์ คําแนะนําแม่แบบ Outlook ครอบคลุมวิธีการแม่แบบที่แตกต่างกันและความต้องการบัญชี ตรวจสอบเวอร์ชันและพฤติกรรมการแชร์ที่ทีมของคุณใช้จริง ๆ ก่อนเลือกวิธีการ
เทมเพลตที่บันทึกไว้ไม่ได้ตรวจสอบข้อเท็จจริงการจองสด เก็บรายละเอียดแขกตัวแปรออกจากต้นฉบับที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้และตรวจสอบผู้รับหรือไฟล์แนบที่บันทึกไว้ก่อนส่ง
สําหรับทีมที่ใช้การตั้งค่าพื้นที่ทํางานที่เหมาะสม Google แล้ว คําแนะนํากล่องจดหมายความร่วมมือ อธิบายการกําหนดและแก้ไขการสนทนาโดยได้รับอนุญาตอย่างเหมาะสม นั่นคือเวิร์กโฟลว์บริการที่เป็นไปได้อย่างหนึ่ง ไม่ใช่การรวมที่สัญญา Tripnatic ไว้ การลงทะเบียนงานง่าย ๆ ยังสามารถระบุเจ้าของและอัปเดตครั้งต่อไปเมื่อแยกช่องข้อความ
10. ทบทวนการตอบกลับและปิดงานปฏิบัติการ
ก่อนส่งให้ตรวจสอบผู้รับการอ้างอิงการจองวันที่และเวลาในท้องถิ่นสถานะปัจจุบันลิงก์และการดําเนินการต่อไป ค้นหาตัวยึดตําแหน่งที่เหลือ อ่านข้อความครั้งหนึ่งในฐานะแขก: พวกเขาสามารถบอกได้ว่าพวกเขาจําเป็นต้องทําอะไรตอนนี้หรือไม่
สําหรับการเปลี่ยนแปลง การยกเลิก และการคืนเงิน ยืนยันว่าการดําเนินการนั้นเกิดขึ้นจริง การส่งข้อความไม่ปล่อยความจุ อัปเดตไดรเวอร์ หรือดําเนินการทางการเงินให้เสร็จสิ้น เก็บงานเหล่านั้นไว้ในเวิร์กโฟรมของคุณ จนกว่าผู้รับผิดชอบจะตรวจสอบ
ทบทวนการสนทนาจริงสองสามอย่างเป็นประจํา มองหาข้อมูลที่ขาดหายไปซ้ํา ๆ สัญญาการอัปเดตที่พลาดการตอบกลับที่ขัดแย้งกันและเทมเพลตที่พนักงานเขียนใหม่ทุกครั้ง ปรับปรุงรายการอ้างอิงหรือขั้นตอนการจอง ทําให้เกิดการสอบถาม เกษียณรุ่นเก่าแทนการรักษาข้อความที่เกือบจะเหมือนกันหลายข้อความ
ผู้ประกอบการที่พิจารณา Tripnatic สามารถสํารวจ หน้าพันธมิตรผู้ประกอบการ. เครื่องมือของผู้ประกอบการรวมถึงการจองและข้อความของผู้เข้าพัก จําเป็นต้องมีการอนุมัติบัญชีและการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องก่อนเปิดใช้งาน ใช้ผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้องและข้อมูลการจองเป็นรากฐานสําหรับการตอบกลับใด ๆ ไม่ว่าการสนทนาจะเกิดขึ้นที่ใด เทมเพลตที่ดีบันทึกการพิมพ์ในขณะที่ออกจากการตัดสินใจ ข้อเท็จจริง และความรับผิดชอบกับทีมของคุณ
