ปฏิทินมีประโยชน์สําหรับการแสดงการออกเดินทาง การมอบหมายมัคคุเทศก์ หรือการประชุมที่ตกลงกันไว้ ปัญหาเริ่มต้นเมื่อทีมงานปฏิบัติต่อทุก ๆ การดําเนินการตามปฏิทินเป็นการสื่อสารที่เสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดงานเห็นตําแหน่งใหม่บนหน้าจอ และถือว่าแขกก็มีเช่นกัน เพื่อนร่วมงานเพิ่มการเตือนความจํา และเชื่อว่ามันจะแจ้งเตือนทุกคน คําเชิญที่ยอมรับจากสัปดาห์ที่แล้ว อ่านว่าเป็นการยืนยัน แผนการเปลี่ยนแปลงของวันนี้
Google ปฏิทินมีเครื่องมือที่แตกต่างกันหลายอย่างสําหรับคําเชิญการแจ้งเตือนและการตอบสนองของผู้เข้าพัก พวกเขาทําหน้าที่ วัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน คู่มือนี้อธิบายว่าผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงกิจกรรมของแขกโดยเจตนาได้อย่างไร และให้เชื่อมต่อกับการจองและการส่งมอบการออกเดินทางที่แท้จริง
ตัดสินใจว่าเหตุการณ์นี้แสดงถึงอะไร
ขั้นแรกให้กําหนดว่านี่เป็นกิจกรรมการดําเนินงานภายในหรือไม่ การนัดหมายที่ลูกค้าต้องเผชิญ หรือกิจกรรมออกเดินทางที่นักเดินทางได้รับเชิญ รายการปฏิทินที่มีพนักงานเท่านั้น ไม่ใช่ช่องทางการปรับปรุงแขก ในทางกลับกัน กิจกรรมที่แบ่งปันกับนักเดินทางไม่ควรพกบันทึกภายในที่ไม่เหมาะสมสําหรับพวกเขาที่จะได้รับ
เขียนวัตถุประสงค์ของเหตุการณ์ในขั้นตอนการดําเนินงาน ตัวอย่างเช่น อาจช่วยให้ลูกค้าเก็บการประชุมที่ได้รับการยืนยันไว้ในไดอารี่ของพวกเขาในขณะที่ระบบการจองยังคงเป็นบันทึกการจองที่เชื่อถือได้ การแบ่งความรับผิดชอบนั้นควรชัดเจน ก่อนที่พนักงานจะใช้เหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงเพื่อสื่อสารการแก้ไขเนื้อหา
ทบทวนรายชื่อแขกจริง แทนที่จะอาศัยชื่อกิจกรรม ชื่อที่มีชื่อกลุ่มไม่ได้ระบุว่านักเดินทาง ตัวแทน หรือฝ่ายที่รับผิดชอบทุกคนได้รับเชิญ ที่อยู่อีเมลของผู้จองนําอาจเป็นผู้ติดต่อที่ตกลงกันไว้สําหรับงานปาร์ตี้ แต่ทีมงานควรทราบการจัดการนั้นจากบันทึกการจองแทนที่จะอนุมานจากปฏิทิน
เก็บการเปลี่ยนแปลงความจุ การรวม หรือข้อกําหนดทางการค้าในกระบวนการจองที่ได้รับอนุมัติตามปกติ ปฏิทินสามารถช่วยสื่อสารการจัดเรียงเมื่อได้รับอนุญาต ไม่รักษาข้อตกลงของซัพพลายเออร์ แก้ไขตั๋ว หรือยืนยันว่าลูกค้ายอมรับบริการทดแทน
ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงก่อนแก้ไขเหตุการณ์
ระบุสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป และใครอนุมัติ เวลาออกเดินทาง ทางเข้าประชุม และการติดต่อไกด์แต่ละคนอาจส่งผลกระทบต่อแขกที่แตกต่างกัน เก็บการยืนยันหรือคําแนะนําการดําเนินงานของซัพพลายเออร์ในปัจจุบันไว้ในบันทึกที่เหมาะสม และใช้หลักฐานนั้นเมื่อแก้ไขเหตุการณ์
เปรียบเทียบเหตุการณ์ที่มีอยู่กับข้อตกลงใหม่ที่ได้รับอนุมัติ ตรวจสอบวันที่, เขตเวลา, ฟิลด์สถานที่, คําอธิบายและการเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้อง สถานที่สามารถแก้ไขได้ในขณะที่คําแนะนําทางเข้าเก่า ๆ ยังคงต่ํากว่าในคําอธิบาย เวลาเริ่มต้นที่เปลี่ยนไปอาจขัดแย้งกับบันทึกที่คัดลอกมา ขอให้แขกมาถึงสําหรับการออกเดินทางก่อนหน้านี้
ทําให้เหตุการณ์ที่แก้ไขสอดคล้องกันเป็นคําแนะนําที่สมบูรณ์ แยกเวลาที่จะพบกันจากเวลาที่กิจกรรมเริ่มต้น หากกิจกรรมเหล่านั้นแตกต่างออกไป ใช้ถ้อยคําที่จัดตั้งขึ้นของผู้ปฏิบัติงานสําหรับตําแหน่งและเส้นทางการติดต่อ อย่าเพิ่มพินแผนที่ที่ไม่ได้รับการยืนยันหรือคําแนะนําการเข้าถึงชั่วคราว เพียงเพราะดูสะดวกกว่าในอินเทอร์เฟซปฏิทิน
สําหรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซ้ํา ๆ ให้ยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงที่ตั้งใจไว้เกิดขึ้นหรือเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นก่อนการประหยัด ข้อยกเว้นสถานที่หนึ่งวันไม่ควรเปลี่ยนการจัดประชุมอย่างเงียบ ๆ สําหรับการออกเดินทางในภายหลังทุกครั้ง ทบทวนขอบเขตที่เลือกไว้อย่างรอบคอบ และเก็บรักษาหลักฐานการปฏิบัติงานสําหรับการตัดสินใจนั้น
แยกแยะอีเมลอัปเดตจากการแจ้งเตือนส่วนบุคคล
คําแนะนําคําเชิญปัจจุบันของ Google อธิบายว่าผู้จัดงานที่อัปเดตกิจกรรมกับแขกสามารถเลือกรับคําเชิญทางอีเมลหรือการอัปเดตได้ แนะนําให้ส่งอีเมลเหล่านั้นเพื่อให้แขกทราบถึงการเปลี่ยนแปลง ในขณะที่สังเกตว่าการตั้งค่าของแขกและบริการปฏิทินส่งผลต่อสิ่งที่พวกเขาได้รับ ใช้พรอมต์ปัจจุบันโดยเจตนา แทนที่จะคลิกผ่านมันด้วยนิสัย
การแจ้งเตือนที่กําหนดค่าในบัญชีของคุณเอง เป็นกลไกที่แตกต่างกัน คําแนะนําการแจ้งเตือนของ Google ระบุว่าการตั้งค่าการแจ้งเตือนของคุณเป็นส่วนตัวและไม่ได้ควบคุมการตั้งค่าของผู้อื่น การเพิ่มการแจ้งเตือนเพื่อช่วยให้ผู้จัดการหน้าที่เตรียมการไม่ได้ระบุว่าแขกของ Google Calendar ทุกคนได้รับการแจ้งเตือนแบบเดียวกัน
ให้การกระทําเหล่านี้โดดเด่นในการส่งมอบ:
| การกระทํา | สิ่งที่ทีมสามารถสร้างได้ | สิ่งที่ยังคงต้องการหลักฐานแยกต่างหาก | | --- | --- | --- | | การแก้ไขกิจกรรม | เหตุการณ์ที่บันทึกไว้มีการจัดใหม่ | ผู้เข้าพักได้รับและเข้าใจแล้ว | | อัปเดตอีเมลที่เลือก | ผู้จัดงานเลือกการดําเนินการอัปเดตอีเมลที่สนับสนุน | ผู้รับที่ตั้งใจทุกคนเห็นข้อความ | | เพิ่มการเตือนความจําส่วนบุคคล | ผู้จัดงานได้กําหนดค่าการแจ้งเตือนของตนเอง | ผู้เข้าพักรายอื่นมีการแจ้งเตือนที่เทียบเท่า | | การตอบสนองของผู้เข้าพักที่แสดง | บันทึกปฏิทินที่ตอบสนองในบริบทที่รองรับ | เงื่อนไขการจองที่เปลี่ยนแปลงจะได้รับการยอมรับผ่านกระบวนการที่จําเป็น |
ความแตกต่างนี้ช่วยให้พนักงานรายงานอย่างถูกต้อง หมายเหตุบอกว่าการปรับปรุงเหตุการณ์มีประโยชน์ แต่อธิบายขั้นตอนที่แตกต่างจากจุดนัดพบใหม่ที่ได้รับการยอมรับจาก Guest รักษาทั้งสองขั้นตอนที่การดําเนินการต้องการ แทนที่จะบีบอัดการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดลงในฉลากที่เสร็จสมบูรณ์เพียงฉลากเดียว
อย่าสัญญาพฤติกรรมที่เหมือนกันในบริการปฏิทินของผู้เข้าพักทุกคน ความช่วยเหลือของ Google อธิบายถึงความแตกต่างสําหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ Google และคําเชิญจากภายนอก ใช้เส้นทางการสื่อสารโดยตรงที่ตกลงกันไว้สําหรับการเปลี่ยนแปลงการเดินทางทางวัตถุเมื่อการรับทราบมีความสําคัญ โดยปฏิทินสนับสนุนเส้นทางนั้นแทนที่จะแทนที่ด้วยสมมติฐาน
ตรวจสอบรายชื่อผู้รับก่อนส่ง
เปิดส่วนกิจกรรมของผู้เข้าพัก และเปรียบเทียบที่อยู่กับรายชื่อผู้ติดต่อที่ได้รับอนุมัติ มองหาที่อยู่พนักงานเก่า ซัพพลายเออร์ที่ไม่เข้าร่วมหรือนักเดินทางที่คําเชิญถูกส่งไปยังผู้ติดต่อที่ไม่ถูกต้องอีกต่อไป การแก้ไขเนื้อหาจะไม่ช่วยให้ใครบางคนถูกละเว้นจากเหตุการณ์
พิจารณาสิ่งที่ผู้รับแต่ละรายควรได้รับ กิจกรรมที่มีการจัดประชุมที่หันหน้าเข้าหาลูกค้าอาจเหมาะสําหรับนักเดินทาง ในขณะที่กิจกรรมภายในแยกต่างหากสามารถเก็บรายละเอียดพนักงานได้ หลีกเลี่ยงการแก้ไขความไม่แน่นอนของผู้รับ โดยเชิญทุกคนในกลุ่มผู้ติดต่อที่ดําเนินงานในวงกว้าง ผู้รับมากขึ้นไม่เหมือนกับ แผนการสื่อสารที่ถูกต้อง
ตรวจสอบว่าคําอธิบายหรือสิ่งที่แนบมามีข้อมูลที่มีไว้สําหรับพนักงานเท่านั้นหรือไม่ บทวิจารณ์เกี่ยวกับทั้งการเข้าถึงคนที่เหมาะสม และส่งเนื้อหาที่เหมาะสม การอัปเดตเนื้อหาสําหรับแขกควรอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจนโดยไม่ต้องเปิดเผยรายละเอียดการจองที่ไม่เกี่ยวข้องหรือการสนทนาภายใน.
หากกิจกรรมใช้คําเชิญแบบกลุ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบเข้าใจพฤติกรรมการเป็นสมาชิกและคําเชิญที่แท้จริง อย่าทึกทักเอาเองว่าชื่อกลุ่มที่คุ้นเคยยังคงมีผู้เข้าร่วมปัจจุบันที่ตั้งใจไว้ อย่างไรก็ตาม รักษาการเข้าถึงตามปกติของธุรกิจและการตรวจสอบผู้รับให้เข้าที่ เมื่อเหตุการณ์กลายเป็นช่องทางการสื่อสาร
ทบทวนการตอบสนองโดยไม่ต้องพูดเกินจริง
ความช่วยเหลือในการติดตามการตอบสนองของ Google อธิบายการตรวจสอบแขกและคําตอบของพวกเขาภายในกิจกรรม นอกจากนี้ยังอธิบายการตั้งค่าที่ส่งผลต่ออีเมลตอบสนองและการมองเห็นสําหรับผู้ใช้ปฏิทินต่าง ๆ ตรวจสอบเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องและการตั้งค่าปัจจุบันก่อนที่จะสรุปว่าความเงียบหมายถึงแขกปฏิเสธหรือไม่เคยได้รับคําเชิญ.
RSVP มีความหมายจํากัด มันบันทึกการตอบสนองปฏิทินในบริบทที่สนับสนุน ไม่ควรถือว่าเป็นการทดแทนการอนุมัติที่จําเป็นโดยกระบวนการเปลี่ยนแปลงการจองของผู้ประกอบการโดยอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หรือเงื่อนไขของซัพพลายเออร์
ตรวจสอบเวลาเช่นเดียวกับฉลากการตอบสนอง แขกอาจยอมรับงานเดิม ก่อนที่จุดนัดพบจะเปลี่ยนไป ทีมงานต้องการการรับทราบที่เหมาะสมเกี่ยวกับคําแนะนําปัจจุบันที่เกี่ยวข้อง ซึ่งกระบวนการดําเนินการต้องการ รักษาการยอมรับนั้นไว้ในบันทึกการสื่อสารหรือการจองที่จัดตั้งขึ้น แทนที่จะพึ่งพารัฐที่ยอมรับเก่ากว่าเท่านั้น
เวลาใหม่ที่เสนอก็เป็นคําขอให้ทบทวนเช่นกัน อย่าย้ายการออกเดินทางที่ได้รับการยืนยันของทัศนมาตร เพียงเพราะแขกเสนอเวลาตามปฏิทินที่สะดวก ตรวจสอบความพร้อมใช้งานและข้อ จํากัด ในการดําเนินงานผ่านเจ้าของที่เหมาะสมจากนั้นสื่อสารการตัดสินใจอย่างชัดเจน อินเทอร์เฟซปฏิทินไม่สามารถระบุได้ว่า การจัดที่ร้องขอนั้นเป็นไปได้หรือไม่
เลือกเครื่องมือติดต่อแขกที่เหมาะสม
คําแนะนําการทํางานร่วมกันในปัจจุบันของ Google อธิบายการส่งอีเมลเชิญแขกจากกิจกรรม นอกจากนี้ยังแยกแยะคุณสมบัติการแชทตามองค์กรของ Calendar ซึ่งไม่รวมแขกภายนอก สิ่งนี้สําคัญเมื่อทีมภายในของผู้ประกอบการและนักเดินทางใช้บัญชีต่าง ๆ การแชทกลุ่มพนักงานไม่ใช่ข้อความโดยอัตโนมัติ ไปยังงานปาร์ตี้ที่รอที่สถานที่จัดงาน
ก่อนที่จะใช้ตัวเลือกการติดต่อกับแขก ให้ตรวจสอบผู้รับที่ตั้งใจไว้และข้อความที่เกิดขึ้น ทําให้การเปลี่ยนแปลงเนื้อหาง่ายต่อการรับรู้: ระบุบริบทการจองที่เกี่ยวข้องระบุการจัดเรียงใหม่และอธิบายสิ่งที่ผู้รับต้องทํา ใช้ช่องทางการสื่อสารที่ได้รับอนุมัติและหลีกเลี่ยงการส่งคําแนะนําที่ไม่สอดคล้องกันผ่านสําเนาที่ควบคุมไม่ได้หลาย ๆ ฉบับ
รักษาคําพูดให้เป็นสัดส่วน การแก้ไขลิงก์แผนที่อาจต้องการการเปลี่ยนที่ชัดเจน ในขณะที่การออกเดินทางที่เปลี่ยนแปลงไปอาจต้องมีการร้องขอการยอมรับอย่างชัดเจน ข้อความควรแยกแยะข้อตกลงที่ได้รับการยืนยัน จากข้อเสนอที่ยังคงรอข้อตกลง อย่าปล่อยให้รูปลักษณ์ที่ขัดเงาของงาน ทําให้ตัวเลือกที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขดูเป็นที่สิ้นสุด
มอบหมายให้ติดตามผล บุคคลที่มีชื่อ หากแขกไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญโดยจุดตรวจที่กําหนดของผู้ปฏิบัติงาน ทีมหน้าที่ต้องการการดําเนินการต่อไปอย่างเป็นรูปธรรม อีเมลอัปเดตอาจเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ แต่ปฏิทินไม่ได้แทนที่การตัดสินเกี่ยวกับการออกเดินทางที่ใกล้เข้ามา
ทํางานผ่านตัวอย่างทางเข้าที่เปลี่ยนแปลงไป
ลองนึกภาพการเยี่ยมชมตลาดแบบมีไกด์ ซึ่งทางเข้าการประชุมตามปกติจะไม่พร้อมใช้งาน นี่เป็นตัวอย่างของผู้ประกอบการสมมติ การดําเนินการนําตรวจสอบทางเข้าทางเลือกด้วยการติดต่อในท้องถิ่นที่รับผิดชอบ และยืนยันว่าการออกเดินทางใดได้รับผลกระทบ บรรณาธิการเปลี่ยนตําแหน่งและคําอธิบายของเหตุการณ์นั้น ลบคําแนะนําทางเข้าที่ล้าสมัย
ก่อนบันทึก บรรณาธิการจะตรวจสอบผู้รับจริงของงานและเหตุการณ์ที่เลือกไว้ พวกเขาเลือกการดําเนินการอัปเดตอีเมลที่เหมาะสม และใช้เส้นทางติดต่อแขกที่ได้รับอนุมัติเพื่ออธิบายทางเข้าใหม่ การสื่อสารระบุวันที่ที่เกี่ยวข้อง คําแนะนําในการประชุมทดแทน และวิธีการติดต่อหากแขกไม่พบ
จากนั้นเพื่อนร่วมงานที่ปฏิบัติหน้าที่จะตรวจสอบ การรับทราบที่จําเป็นตามขั้นตอนการดําเนินงาน นักเดินทางที่ตอบรับคําเชิญเดิมก่อนหน้านี้ จะไม่ถูกนับโดยอัตโนมัติว่ารับทราบทางเข้าใหม่ ทีมงานบันทึกการติดตามที่จําเป็นใด ๆ เทียบกับการจองและให้คําแนะนําในการจัดเรียงปัจจุบัน
บันทึกการเสร็จสิ้นมีความเฉพาะเจาะจง: ทางเข้าได้รับการยืนยันการเปลี่ยนแปลงเหตุการณ์ที่ได้รับผลกระทบการอัปเดตของแขกที่ส่งผ่านเส้นทางที่เลือกการตรวจสอบการรับทราบและการส่งมอบคู่มือเสร็จสมบูรณ์ แต่ละรายการอธิบายงานจริง ไม่มีใครถูกแทนที่ด้วยข้อความที่คลุมเครือว่า ปฏิทินได้รับการปรับปรุงแล้ว
ทดสอบเวิร์กโฟลว์ด้วยตัวอย่างที่เหมาะสม
ก่อนที่จะอาศัยขั้นตอนการอัปเดตกิจกรรมใหม่ ให้ใช้กิจกรรมทดสอบที่ได้รับอนุมัติกับผู้เข้าร่วมภายในและเนื้อหาการทดสอบที่มีป้ายกํากับอย่างชัดเจน ตรวจสอบการแก้ไขเหตุการณ์, อัปเดตพรอมต์, รายชื่อผู้รับและพฤติกรรมการติดตามการตอบสนองในบัญชีและบริการที่สําคัญต่อการดําเนินงาน หลีกเลี่ยงการทดลองในกิจกรรมของแขกรับเชิญสด โดยไม่จําเป็นต้องสื่อสารอย่างแท้จริง
บันทึกสิ่งที่การทดสอบแสดงให้เห็นและสิ่งที่ไม่ได้ บัญชี Google ภายในที่ได้รับการอัปเดตไม่ได้สร้างพฤติกรรมที่เหมือนกันสําหรับทุกบริการปฏิทินภายนอก หากความเข้ากันได้ภายนอกเป็นสิ่งสําคัญ ให้เจ้าของทางเทคนิคที่รับผิดชอบจัดการทดสอบการควบคุมที่เหมาะสมมากกว่าการสรุปจากตัวอย่างที่ประสบความสําเร็จอย่างหนึ่ง
เก็บการทดสอบให้ จํากัด เมื่อเส้นทางที่กําหนดไว้ทํางานและเข้าใจการส่งมอบหน้าที่แล้ว ให้บันทึกผลลัพธ์ ทําซ้ําการตรวจสอบที่ได้รับผลกระทบเมื่อองค์กรเปลี่ยนบริการปฏิทิน เวิร์กโฟลว์คําเชิญ หรือกระบวนการสื่อสารของแขก การแก้ไขถ้อยคําตามปกติไม่ได้พิสูจน์การรีสตาร์ทการตรวจสอบทางเทคนิคที่ไม่เกี่ยวข้อง.
หลังจากการเปลี่ยนแปลงวัสดุจริง, ตรวจสอบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นตัวเองเช่นเดียวกับการสื่อสารขาออก. การอัปเดตที่แก้ไขอย่างถูกต้องยังคงมีคําอธิบายที่ค้างคาหรือเกิดขึ้นผิด ๆ ผู้เข้าพักควรได้รับการจัดการที่สอดคล้องกันซึ่งตรงกับคําแนะนําที่ได้รับอนุมัติจากมัคคุเทศก์และซัพพลายเออร์
ทิ้งบันทึกที่ชัดเจนสําหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งต่อไป
เสร็จสิ้นโดยการบันทึกเจ้าของการเปลี่ยนแปลง, การเดินทางที่ได้รับผลกระทบ, หลักฐาน, เส้นทางการสื่อสารและการรับรู้ที่โดดเด่นใด ๆ. เก็บลิงก์เหตุการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องไว้ในการส่งมอบพนักงานตามความเหมาะสม โชเฟอร์ เพื่อนร่วมงานคนต่อไปควรจะสามารถแยกแยะการสื่อสารที่เสร็จสมบูรณ์ออกจากงานที่ยังคงต้องการความสนใจ.
ใช้ Calendar สำหรับงานที่รองรับได้ดี คือช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องเห็นและดูแลข้อมูลกิจกรรมที่ตกลงกันไว้ เชื่อมการอนุมัติการจอง การยืนยันจากผู้ให้บริการ และการรับทราบการเปลี่ยนแปลงสำคัญเข้ากับบันทึกปฏิบัติงานที่กำหนดเรื่องเหล่านั้นไว้ การทำเช่นนี้ช่วยให้การอัปเดตกิจกรรมมีประโยชน์ โดยไม่ใช้การตั้งค่าการแจ้งเตือนแทนหน้าที่ของผู้ประกอบการในการสื่อสารให้ชัดเจน
แหล่งที่มาและคู่มือที่เกี่ยวข้อง
- Google ปฏิทิน: เชิญชวนผู้คนและส่งการอัปเดตกิจกรรม
- Google ปฏิทิน: เปลี่ยนการตั้งค่าการแจ้งเตือน
- Google ปฏิทิน: ติดตามการตอบสนองต่อเหตุการณ์
- ศูนย์การเรียนรู้พื้นที่ทํางานของ Google: ทํางานร่วมกันในปฏิทิน
- การประสานงานปฏิทินธุรกิจการเดินทาง
- การแปลข้อความของแขกทัวร์: ชื่อเวลาและจุดนัดพบ
- ส่งมอบทีมตัวแทนการท่องเที่ยว
