เตรียมความพร้อมธุรกิจการเดินทางของคุณสําหรับผู้ช่วยปฏิบัติการครั้งแรก

ผู้ช่วยปฏิบัติการคนแรกของคุณ ต้องการส่วนที่ชัดเจนของธุรกิจเพื่อเป็นเจ้าของ หากทุกงานยังคงขึ้นอยู่กับเจ้าของที่ตีความข้อความเก่าหรืออนุมัติขั้นตอนต่อไปที่ไม่ชัดเจน การเพิ่มบุคคลอาจสร้างการหยุดชะงักมากขึ้นก่อนที่จะสร้างความโล่งใจ เตรียมงาน ข้อมูล และอํานาจร่วมกันเพื่อให้คณะผู้แทนกลายเป็นการส่งมอบที่เชื่อถือได้มากกว่าการทดสอบการอ่านใจ

ระบุงานที่คุณสามารถส่งมอบได้จริง

ดูสัปดาห์ปกติและแสดงรายการงานที่ขัดจังหวะเจ้าของซ้ํา ๆ แยกงานที่เป็นไปตามกระบวนการที่จัดตั้งขึ้นจากการทํางานที่ต้องใช้การตัดสินทางการค้าหรือการดําเนินงานของเจ้าของ . การตรวจสอบว่าบันทึกการจองมีสถานที่รับหรือไม่นั้นแตกต่างจากการตัดสินใจว่าสามารถเสนอการรับที่ผิดปกติได้หรือไม่ .

เลือกความรับผิดชอบเบื้องต้นด้วยผลลัพธ์ที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น: เตรียมข้อมูลการออกเดินทางในวันพรุ่งนี้เพื่อตรวจสอบและระบุรายการที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขทั้งหมดตามเวลาที่ตกลงกันไว้ นั่นทําให้ผู้ช่วยมีงานที่มีประโยชน์ โดยไม่บอกเป็นนัยถึงอํานาจในการยืนยันข้อมูลที่พวกเขาไม่สามารถตรวจสอบได้ ความรับผิดชอบในการเริ่มต้นที่เหมาะสมอีกประการหนึ่งอาจอยู่ที่การรักษาไฟล์ผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการอนุมัติหรือติดตามคําถามของซัพพลายเออร์ที่กําหนดไว้อย่างชัดเจน .

จดสิ่งที่เจ้าของจะเลิกทํา เมื่อผู้ช่วยพร้อม หากเจ้าของยังคงทํางานทุกงานควบคู่กันไป ไม่มีใครรู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบและธุรกิจมีกําลังการผลิตเพียงเล็กน้อย ระยะเวลาการดูแลสั้น ๆ มีประโยชน์ แต่ต้องการจุดเปลี่ยนและความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างการตรวจสอบงานและแอบทําซ้ํา

กําหนดบทบาทผ่านผลลัพธ์และขอบเขต

สร้างบทสรุปบทบาทหน้าเดียวด้วยผลลัพธ์หลัก จังหวะรายวัน แหล่งข้อมูลที่ใช้ การตัดสินใจที่ได้รับอนุญาตและเรื่องต่างๆ จะบานปลาย ใช้กริยาที่เป็นรูปธรรม: ตรวจสอบบันทึกเตรียมขออัปเดตหรืออนุมัติ วลีกว้าง ๆ เช่นการจัดการการจองสามารถซ่อนอํานาจหลายระดับที่ควรกล่าวถึงแยกต่างหาก

สําหรับแต่ละงานที่เกิดขึ้นประจํา ระบุหลักฐานการเสร็จสิ้น การแจ้งเตือนซัพพลายเออร์ที่ส่ง ไม่เหมือนกับคําตอบที่ขาดหายไป ข้อความของแขกที่ถูกร่างขึ้น ไม่เหมือนกับข้อเท็จจริงที่ได้รับการอนุมัติและข้อความที่ส่ง สภาพการเสร็จสิ้นที่ชัดเจน ป้องกันไม่ให้สถานะการมองโลกในแง่ดีปกปิดงานที่ยังไม่เสร็จ

กําหนดขอบเขตโดยไม่ทําให้บทบาทนี้ไร้อํานาจ ผู้ช่วยสามารถได้รับอนุญาตให้แก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบเอกสารหรือส่งคําแนะนํามาตรฐานที่ได้รับอนุมัติในขณะที่ยังคงยกระดับการออกเดินทางที่เปลี่ยนแปลงไป คําขอคืนเงิน หรือสัญญาที่ไม่สนับสนุน อธิบายว่าเหตุใดขอบเขตจึงมีอยู่ และการตัดสินใจจะดําเนินต่อไปที่ใด เป้าหมายคืออํานาจเพียงพอที่จะทํางานที่ได้รับมอบหมายให้สําเร็จ โดยความไม่แน่นอนจะถูกกําหนดเส้นทางไปยังบุคคลที่เหมาะสมแทนที่จะปล่อยให้รออย่างไม่มีกําหนด

เตรียมบัญชีและเครื่องมือก่อนกะแรก

แสดงรายการระบบที่บทบาทต้องการอย่างแท้จริง และสร้างการเข้าถึงที่เหมาะสมก่อนเริ่มงานสด ในกรณีที่รองรับให้ใช้บัญชีแต่ละบัญชีแทนที่จะแชร์การเข้าสู่ระบบของเจ้าของ ของ Google เอกสารการตั้งค่าผู้ใช้ใหม่↗ แสดงให้เห็นว่าการสร้างบัญชีธุรกิจมีข้อกําหนดด้านการบริหารและแผนของตนเอง . ตรวจสอบการจัดเรียงจริงสําหรับทุกบริการที่คุณใช้

ให้การเข้าถึงตามงาน ไม่ใช่เพียงเพราะการเชิญคนไปทุกที่นั้นง่ายกว่า ผู้ช่วยอาจต้องการข้อมูลผลิตภัณฑ์และข้อมูลการออกเดินทางในปัจจุบันโดยไม่สามารถเข้าถึงการตั้งค่าการชําระเงิน ประวัติลูกค้าทั้งหมด หรือการควบคุมการเป็นเจ้าของบัญชี ยืนยันการอนุญาตที่มีอยู่กับผู้ให้บริการแต่ละรายและบันทึกการเข้าถึงที่ได้รับ วัตถุประสงค์ และผู้ที่อนุมัติ

ทดสอบการตั้งค่าในฐานะผู้ช่วย บนอุปกรณ์ที่พวกเขาจะใช้ พวกเขาสามารถเปิดไฟล์ที่ถูกต้อง, ดูงานที่ได้รับมอบหมายและหาคําแนะนําปัจจุบันได้หรือไม่ การเข้าสู่ระบบเจ้าของที่ประสบความสําเร็จไม่ได้ตอบคําถามเหล่านั้น การแก้ไขการเข้าถึงที่ขาดหายไปก่อนที่การฝึกอบรมจะกลายเป็นลําดับของ ส่วนแบ่งหน้าจอชั่วคราวและคัดลอกเอกสารส่วนตัว เก็บกลับง่ายสําหรับปัญหาการบริการ, กับข้อ จํากัด ที่ระบุไว้อย่างชัดเจน.

ใส่แหล่งที่มาของความจริงที่อยู่ใกล้แค่เอื้อม

สําหรับทุกงาน ระบุบันทึกที่เชื่อถือได้ แพลตฟอร์มการจองอาจกําหนดการยืนยัน เอกสารผลิตภัณฑ์ที่ได้รับอนุมัติอาจกําหนดการรวมและบันทึกการดําเนินงานปัจจุบันอาจควบคุมคําแนะนําการรับสินค้า ผู้ช่วยควรรู้ว่าควรปรึกษาแหล่งใด และจะทําอย่างไรเมื่อแหล่งข่าวสองแหล่งไม่เห็นด้วย

สร้างดัชนีการทํางานสั้น ๆ พร้อมลิงก์ไปยังขั้นตอนที่ได้รับอนุมัติไฟล์ผลิตภัณฑ์ปัจจุบันการติดต่อและข้อมูลการยกระดับ หลีกเลี่ยงการให้โฟลเดอร์ขนาดใหญ่แก่บุคคลใหม่ และขอให้พวกเขาสํารวจจนกว่าธุรกิจจะสมเหตุสมผล การเรียนรู้บริบทมีความสําคัญ แต่งานที่จําเป็นควรมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจน

ใช้แบบฝึกหัดสมมติเพื่อทดสอบดัชนี ขอให้ผู้ช่วยค้นหาถ้อยคําในจุดนัดพบที่ได้รับอนุมัติ ระบุบันทึกที่ยืนยันการจองและค้นหาบุคคลที่สามารถตัดสินใจคําขอที่ผิดปกติได้ หากพวกเขาไม่สามารถทําเช่นนั้นได้ ให้ปรับปรุงดัชนีหรือคําอธิบายแทนที่จะสมมติว่าพวกเขาต้องจําให้มากขึ้น ระบบที่ดีทําให้ข้อมูลที่ถูกต้องสามารถค้นพบได้สําหรับเพื่อนร่วมงานคนต่อไป เช่นเดียวกับคนแรก

ใช้หนึ่งคิวที่ใช้ร่วมกันกับความเป็นเจ้าของที่ชัดเจน

เลือกคิวงานเจียมเนื้อเจียมตัว ที่ทั้งสองคนจะรักษาไว้ได้จริง แต่ละรายการต้องการตัวระบุ การจองที่เกี่ยวข้อง หรือการอ้างอิงผลิตภัณฑ์ การกระทํา เจ้าของ เวลาครบกําหนด สถานะ และลิงก์แหล่งที่มา ให้คิวมุ่งเน้นไปที่การทํางานที่ต้องการความสนใจมากกว่าการคัดลอกทุกรายละเอียดที่จัดขึ้นในระบบเผด็จการ .

ไมโครซอฟท์ คําแนะนําในการมอบหมายงานของ Planner↗ แสดงวิธีหนึ่งที่สนับสนุนในการมอบหมายงาน เครื่องมืออื่น ๆ สามารถตอบสนองวัตถุประสงค์เดียวกันหากพฤติกรรมของพวกเขาเหมาะกับทีม กฎการดําเนินงานที่สําคัญคือใครบางคนเป็นเจ้าของการกระทําต่อไปอย่างชัดเจน แม้ว่าหลายคนจะมีส่วนร่วมในงานโดยรวมก็ตาม

กําหนดคําศัพท์สถานะเล็ก ๆ ใหม่, อยู่ระหว่างดําเนินการ, รอสําหรับบุคคลที่มีชื่อ, พร้อมสําหรับการตรวจสอบและเสร็จสมบูรณ์อาจจะเพียงพอในขั้นต้น, ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทํางาน. อธิบายสิ่งที่ย้ายรายการระหว่างรัฐ การรอควรรวมถึงการดําเนินการครั้งสุดท้ายและเวลาทบทวนครั้งต่อไป ดังนั้นงานที่หยุดชะงักจึงไม่หายไปในหมวดหมู่ที่ทุกคนถือว่าคนอื่นกําลังตรวจสอบอยู่ ใช้คิวระหว่างการตรวจสอบรายวัน แทนที่จะเก็บรายการส่วนตัวที่สองไว้

ฝึกด้วยตัวอย่างก่อนมอบหมายการตัดสินใจสด

แสดงงานหนึ่งที่สมบูรณ์ อธิบายเหตุผลแล้วปล่อยให้ผู้ช่วยทําซ้ําโดยใช้ข้อมูลสมมติ รวมถึงคดีธรรมดา รายละเอียดที่ขาดหายไป แหล่งที่มาที่ขัดแย้งกัน และคําขอนอกอํานาจของพวกเขา ตัวอย่างเหล่านั้นสอนกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการแสดงให้เห็นถึงเส้นทางที่ง่ายที่สุดเท่านั้น และหวังว่าข้อยกเว้นจะชัดเจนในภายหลัง

ขอให้ผู้ช่วยอธิบายสิ่งที่พวกเขาตรวจสอบและทําไม ผลลัพธ์ที่ถูกต้องผ่านการคาดเดาที่ไม่น่าเชื่อถือ ยังไม่ใช่ทักษะที่เชื่อถือได้ ในทางกลับกัน การยกระดับที่เหมาะสมเป็นผลลัพธ์ที่ประสบความสําเร็จเมื่องานต้องการการตัดสินใจที่พวกเขาไม่สามารถทําได้อย่างแท้จริง หลีกเลี่ยงการให้รางวัลความเร็ว ในลักษณะที่สนับสนุนสมมติฐานที่ไม่สนับสนุน

NIST ของ คําแนะนําของทีมธุรกิจขนาดเล็ก↗ เน้นการช่วยให้พนักงานเข้าใจความรับผิดชอบด้านความปลอดภัยของพวกเขา รวมถึงข้อความที่น่าสงสัย การเปลี่ยนแปลงรายละเอียดการชําระเงินที่ผิดปกติ และคําขอที่ไม่เหมาะสมสําหรับข้อมูลแขกในการฝึกอบรม ปฏิบัติจริงนี้: แสดงให้เห็นว่าจะรายงานปัญหาได้ที่ไหนใครจะตอบและงานยังคงมองเห็นได้ในขณะที่การตรวจสอบเกิดขึ้น การฝึกอบรมควรให้ผู้ช่วยขั้นตอนต่อไปที่ใช้งานได้ ไม่เพียงแต่เตือนให้ระมัดระวังเท่านั้น

ให้เทมเพลตการสื่อสารมีขอบเขตการตัดสินใจ

เตรียมชุดข้อความที่ได้รับการอนุมัติเล็กน้อยสําหรับสถานการณ์ทั่วไป: ขอรายละเอียดที่ขาดหายไปรับทราบการสอบถามอธิบายขั้นตอนต่อไปและยืนยันคําแนะนําในการประชุมที่ตรวจสอบแล้ว เก็บฟิลด์ตัวแปรให้ชัดเจนและระบุแหล่งที่มาสําหรับแต่ละ เทมเพลตควรลดการเขียนซ้ํา ๆ ในขณะที่ยังคงกําหนดให้ผู้ส่งตรวจสอบบันทึกจริง

อธิบายว่าข้อความใดสามารถส่งได้อย่างอิสระ และข้อความใดต้องการการตรวจสอบ คําขอมาตรฐานสําหรับสถานที่รับรถอาจเป็นกิจวัตร คํามั่นสัญญาที่ยอมรับการรับพิเศษอาจต้องได้รับการอนุมัติ อย่าฝังความแตกต่างนั้น ด้วยน้ําเสียงของข้อความ ระบุในขั้นตอน พร้อมกับการติดต่อที่ทวีความรุนแรงขึ้นและเส้นทางการตอบสนองที่คาดหวัง

บันทึกการส่งมอบที่สมมติขึ้นอาจอ่าน: ตัวระบุการจองสถานที่หายไปแขกถามวันนี้การตอบสนองที่ครบกําหนดก่อนการตรวจสอบในวันพรุ่งนี้ไม่มีข้อยกเว้นการรับที่ได้รับการอนุมัติ นั่นทําให้คนต่อไปมีจุดยืนที่ชัดเจน เปรียบเทียบกับข้อความที่คลุมเครือว่าแขกติดต่อซึ่งไม่ได้กําหนดสิ่งที่ถูกถาม สิ่งที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขหรือมีใครให้คํามั่นสัญญาหรือไม่ บันทึกภายในที่ดีกว่ามักจะปรับปรุงการบริการลูกค้ามากกว่าการเพิ่มเทมเพลตภายนอกที่ขัดเกลาอื่น ๆ

ใช้การส่งมอบแบบเริ่มต้นสั้น ๆ และสิ้นสุดการเปลี่ยน

ในตอนเริ่มต้น ทบทวนงานที่ไวต่อเวลา เปลี่ยนข้อมูล ข้อยกเว้นที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข และลําดับความสําคัญของผู้ช่วย เก็บรายการให้สั้นพอที่รายการที่สําคัญที่สุดนั้นชัดเจน † การออกเดินทางที่เกิดขึ้นในวันนี้ไม่ควรซ่อนเร้นอยู่ท่ามกลางงานเนื้อหาเล็ก ๆ น้อย ๆ หลายสิบงานเพียงเพราะทุกอย่างมีป้ายกํากับลําดับความสําคัญสีแดงเดียวกัน

ในตอนท้ายบันทึกสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์สิ่งที่ยังคงเปิดอยู่แหล่งข่าวล่าสุดตรวจสอบว่าใครเป็นเจ้าของการกระทําต่อไปและเมื่อต้องการความสนใจ แยกการอัปเดตข้อเท็จจริงออกจากสมมติฐาน ซัพพลายเออร์ไม่ได้ตอบกลับเป็นข้อเท็จจริง ซัพพลายเออร์อาจยอมรับเป็นการคาดการณ์ที่ไม่ควรกลายเป็นพื้นฐานสําหรับสัญญาของแขก

ใช้การส่งมอบเป็นลายลักษณ์อักษรแม้ในขณะที่คุณยังพูด มันรักษารัฐสําหรับการหยุดชะงัก, ขาดหรือตอบกลับล่าช้า. เจ้าของควรรับทราบถึงเหตุการณ์สําคัญ ๆ และทําให้การตัดสินใจปรากฏให้เห็นในบันทึกการทํางานเดียวกัน มิฉะนั้น ผู้ช่วยจะได้เรียนรู้ว่าคําตอบที่แท้จริงอาศัยอยู่ในการสนทนาส่วนตัวและคิวที่ใช้ร่วมกันจะหยุดแสดงว่าธุรกิจดําเนินไปอย่างไร

ทบทวนคุณภาพโดยไม่ต้องกลายเป็นคอขวดถาวร

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบอย่างใกล้ชิดของชุดที่ผูกพันของงานสด, แล้วลดการตรวจสอบเป็นผู้ช่วยแสดงให้เห็นถึงการทํางานที่เชื่อถือได้. เลือกความเข้มของการตรวจสอบตามผลที่ตามมา การแก้ไขการจัดรูปแบบและข้อความที่เกี่ยวข้องกับการออกเดินทาง ไม่จําเป็นต้องมีการกํากับดูแลที่เหมือนกัน อธิบายเงื่อนไขความพร้อมก่อนการเปลี่ยนแปลงเพื่อไม่ให้ความเป็นอิสระขึ้นอยู่กับเจ้าของเพียงแค่รู้สึกยุ่งน้อยลง .

ใช้รายการตรวจสอบคุณภาพสั้น ๆ : บันทึกที่ถูกต้องแหล่งที่มาปัจจุบันการกระทําที่ได้รับอนุญาตบันทึกที่สมบูรณ์และขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน เมื่อเกิดข้อผิดพลาด ให้ตรวจสอบว่ามาจากข้อมูลที่ขาดหายไป อํานาจที่ไม่ชัดเจน การเข้าถึงที่ไม่เหมาะสม คําแนะนําที่สับสน หรือช่องว่างของทักษะ สาเหตุเหล่านั้นต้องการการเยียวยาที่แตกต่างกัน การทําซ้ําให้ระมัดระวังมากขึ้น ไม่ได้แก้ไขขั้นตอนที่ชี้ไปที่เอกสารที่ขัดแย้งกันสองฉบับ

ติดตามการหยุดชะงักเช่นเดียวกับการทํางานที่เสร็จสมบูรณ์ หากเจ้าของได้รับคําถามเดียวกันซ้ํา ๆ ปรับปรุงขั้นตอนหรือตัดสินใจว่าบทบาทขาดอํานาจที่ต้องการอย่างสมเหตุสมผลหรือไม่ หากคําถามใหม่เผยให้เห็นกรณีที่ผิดปกติอย่างแท้จริง ให้เส้นทางที่บานปลายทํางานต่อไป วัตถุประสงค์คือความเป็นอิสระที่เชื่อถือได้สําหรับงานประจํา ไม่ใช่กฎที่ผู้ช่วยต้องแก้ไขทุกสถานการณ์ที่ไม่คุ้นเคยเพียงอย่างเดียว

วางแผนสําหรับการขาดงานเปลี่ยนหน้าที่และการออกเดินทาง

บันทึกว่างานเปิด ย้ายไปยังบุคคลอื่นอย่างไรในช่วงที่ขาดงาน เก็บไฟล์ธุรกิจและการสื่อสารที่จําเป็นในสถานที่ควบคุม ดังนั้นความต่อเนื่องจึงไม่ขึ้นอยู่กับกล่องจดหมายส่วนตัวหรืออุปกรณ์ส่วนตัวของผู้ช่วย ตรวจสอบว่าใครเป็นเจ้าของวัสดุที่สร้างขึ้นใหม่ รวมถึงผู้ที่สามารถดูได้ในปัจจุบัน

ของ Google คําแนะนําการระงับบัญชี↗ และ ตัวเลือกข้อมูลอดีตพนักงาน↗ แสดงให้เห็นว่าเหตุใดการลบการเข้าถึงและการรักษาข้อมูลทางธุรกิจจึงเป็นการกระทําที่แยกจากกัน † ปฏิบัติตามขั้นตอนปัจจุบันของผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้องสําหรับประเภทบัญชีจริง โดยรับคําแนะนําที่เหมาะสมสําหรับข้อกําหนดการจ้างงานและการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เก็บรายการตรวจสอบนอกระบบตั้งแต่ต้น: ทบทวนงานเปิดทําการ โอนกรรมสิทธิ์ที่จําเป็น ลบหรือปรับการเข้าถึง กู้คืนอุปกรณ์ทางธุรกิจ และอัปเดตการติดต่อและการกู้คืน อย่ารอจนกว่าจะออกเดินทางอย่างเร่งด่วนเพื่อค้นพบว่าไฟล์สําคัญ ๆ อยู่ในบัญชีส่วนตัวเท่านั้น การเตรียมการเดียวกันนี้ช่วยเมื่อบุคคลได้รับการเลื่อนตําแหน่งหรือเปลี่ยนหน้าที่ เพราะธุรกิจสามารถเปลี่ยนแปลงการเข้าถึงได้โดยไม่สูญเสียความรู้และบันทึกเบื้องหลังงาน

ทบทวนบทบาทหลังจากระยะเวลาการทํางานครั้งแรก

ตั้งค่าการตรวจสอบเบื้องต้นเกี่ยวกับจังหวะการทํางานจริง แทนที่จะกําหนดการออนบอร์ดสากลที่สัญญาไว้ ถามว่าตอนนี้ผู้ช่วยทําอะไรให้สําเร็จอย่างอิสระ ที่ซึ่งเจ้าของยังคงแทรกแซงและข้อมูลใดที่ยังคงหายาก เปรียบเทียบผลลัพธ์กับผลลัพธ์เดิม จากนั้นปรับบทบาทโดยเจตนา

การทบทวนที่เป็นประโยชน์อาจเปิดเผยว่าความรับผิดชอบเล็ก ๆ ควรขยายงานควรอยู่กับเจ้าของหรือขั้นตอนที่ต้องเขียนใหม่ก่อนที่จะมอบหมายงานมากขึ้น บันทึกการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตการอนุญาตและการฝึกอบรมตามนั้น การเพิ่มความรับผิดชอบโดยไม่ต้องอัปเดตผู้มีอํานาจสร้างเวอร์ชันใหม่ของปัญหาเดิม: บุคคลที่คาดว่าจะส่งมอบผลลัพธ์โดยไม่มีวิธีการทําเช่นนั้น

ใช้ คู่มือความปลอดภัยแบบดิจิตอล และ คู่มือแฟ้มห้องสมุด เพื่อเสริมสร้างระบบสนับสนุน หน่วยงานที่ใช้ การไหลของ Tripnatic การทํางานของหน่วยงาน สามารถตรวจสอบทีมงานที่มีอยู่และการควบคุมบทบาทควบคู่ไปกับความรับผิดชอบภายในของพวกเขา † † ผู้ช่วยคนแรกจะมีค่ามากที่สุดเมื่อธุรกิจให้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน ข้อมูลที่ถูกต้อง และการอนุญาตให้ดําเนินการ ด้วยการตัดสินใจของมนุษย์ที่เชื่อถือได้เมื่อกิจวัตรถึงขีดจํากัด