บริษัท ท่องเที่ยวอ้างเวิร์กโฟลว์จากการสอบถามไปยังการจองที่ได้รับการยืนยัน

คําพูดคือข้อเสนอที่ควบคุมได้ ไม่ใช่การจองที่เกือบจะเกิดขึ้น ความแตกต่างนั้นเป็นเรื่องง่ายที่จะสูญเสียเมื่อลูกค้าชอบกําหนดการเดินทาง ตัวแทนได้ตรวจสอบการออกเดินทางและลิงก์การชําระเงินพร้อมแล้ว หน่วยงานขนาดเล็กต้องการเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้คําแนะนําเคลื่อนไหวในขณะที่แสดงสิ่งที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน .

เวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้ทํางานร่วมกับตัวติดตามที่เจียมเนื้อเจียมตัว และเอกสารที่ใช้ร่วมกัน ซอฟต์แวร์สามารถทําให้ง่ายขึ้น แต่การปรับปรุงที่เป็นประโยชน์คือการตัดสินใจที่ชัดเจนในแต่ละขั้นตอน เลือกกระบวนการสั้น ๆ ที่ทีมของคุณสามารถติดตามได้ในช่วงบ่ายที่วุ่นวายไม่ใช่ท่อที่ซับซ้อนซึ่งมีเพียงผู้จัดการเท่านั้นที่เข้าใจ

จับภาพการสอบถามที่ใช้งานได้ก่อนค้นหา

เริ่มต้นด้วยข้อมูลเพียงพอที่จะให้คําแนะนํา: วันที่เดินทาง, ปลายทาง, จํานวนผู้เดินทาง, งบประมาณโดยประมาณ, ภาษา, จังหวะที่ต้องการและประสบการณ์ที่พวกเขาต้องการ ถามว่าอะไรได้รับการแก้ไขและอะไรสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ลูกค้าที่ต้องการเช้าวันพิเศษเพราะเที่ยวบินมีปัญหาที่แตกต่างจากคนที่ชอบตอนเช้า ๆ

แยกข้อ จํากัด ที่จําเป็นจากการตั้งค่า บันทึกวิธีการที่เข้าถึงได้ที่จําเป็นเป็นสิ่งที่ต้องการการยืนยันที่เฉพาะเจาะจง ไม่ใช่โน้ตสบาย ๆ ข้างมุมมองที่ดี หากกิจกรรมเกี่ยวข้องกับอายุความสูงหรือเงื่อนไขการมีส่วนร่วมอื่น ๆ ให้ขอเฉพาะข้อมูลที่จําเป็นในการประเมินผลิตภัณฑ์และตรวจสอบกับข้อมูลซัพพลายเออร์ปัจจุบัน หลีกเลี่ยงการรวบรวมเอกสารประจําตัวฉบับเต็มในระหว่างการสอบถามเชิงสํารวจ เว้นแต่กระบวนการที่สมเหตุสมผลจะกําหนดให้มีจริง

สร้างการอ้างอิงการสอบถามและมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบคนหนึ่ง บันทึกควรแสดงการกระทําครั้งต่อไปและเวลาอันควร ไม่ใช่แค่ข้อความสุดท้ายที่ได้รับ โน้ตเปิดที่มีประโยชน์คือ: ผู้ใหญ่สี่คน วันที่เป็นไปได้สองวัน การโอนส่วนตัวที่ต้องการ ลูกค้าจะยืนยันโรงแรมในคืนนี้ ตัวแทนเพื่อส่งสองตัวเลือกในวันพรุ่งนี้ นั่นบอกเพื่อนร่วมงานว่าต้องทําอย่างไร การสนทนาที่คัดลอกมาอย่างยาวนานโดยไม่มีการสรุปการตัดสินใจ ทําให้การสอบถามขึ้นอยู่กับความทรงจําของคนคนหนึ่ง

ใช้สถานะที่อธิบายหลักฐาน

รักษาสถานะหลักให้น้อยและชัดเจน สอบถามหมายความว่าคุณมีคําขอ การเตรียมคําพูดหมายความว่ามีคนกําลังรวบรวมมันอย่างแข็งขัน ใบเสนอราคาที่ส่งหมายถึงเวอร์ชันเฉพาะที่เข้าถึงลูกค้า การรอการตัดสินใจของลูกค้าหมายความว่าจะไม่มีการดําเนินการของหน่วยงานใด ๆ เพิ่มเติมจนกว่าจะมีการติดตามผลที่ตกลงกันไว้ การจองที่อยู่ระหว่างดําเนินการหมายความว่าลูกค้าได้อนุมัติขั้นตอนต่อไป แต่การยืนยันยังคงโดดเด่น

ได้รับการยืนยันควรต้องมีหลักฐานการจองที่จําเป็น ไม่พร้อมใช้งาน ลดลง และหมดอายุควรเป็นผลลัพธ์ที่แยกจากกัน เนื่องจากพวกเขาอธิบายการสูญเสียที่แตกต่างกัน ลูกค้าที่ปฏิเสธราคา ไม่เหมือนกับซัพพลายเออร์ที่ไม่สามารถรองรับวันที่ร้องขอได้ คุณจะปรับปรุงให้ดีขึ้น หากตัวติดตามรักษาความแตกต่างนั้นไว้

ถ้าคุณใช้สเปรดชีต การดรอปดาวน์ Google Sheets↗ สามารถรักษาสถานะการสะกดให้สอดคล้องกัน กําหนดค่าตัวเลือกเพื่อให้ตรงกับเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง แทนที่จะใช้ทุกป้ายกํากับที่แนะนํา คุณลักษณะซอฟต์แวร์ไม่ได้ตัดสินใจว่าการจองได้รับการยืนยันหรือไม่ กฎหลักฐานของคุณทํา เพิ่มฟิลด์สําหรับเจ้าของ, การติดต่อที่มีความหมายครั้งสุดท้าย, การดําเนินการต่อไปและกําหนดเวลา แถวที่ทําเครื่องหมายคําพูดที่ส่ง แต่ขาดวันที่ติดตามผลเป็นบันทึกการทํางานที่ไม่สมบูรณ์แม้ในขณะที่เอกสารคําพูดดูขัดเกลา

ตัวเลือกรายการสั้น ๆ รอบการตัดสินใจจริงของลูกค้า

นําเสนอตัวเลือกที่มีความหมายสองหรือสามรายการเมื่อการเปรียบเทียบช่วยได้ แทนที่จะเป็นรายการที่แตกต่างกันอย่างผิวเผินสิบรายการ อธิบายว่าเหตุใดแต่ละตัวเลือกจึงเหมาะสมและข้อแลกเปลี่ยนใดที่แนะนํา ทัวร์ที่แชร์สั้นลงอาจเหลือเวลาว่างมากขึ้น แต่ให้ความยืดหยุ่นตามกําหนดเวลาน้อยลง การจัดส่วนตัวอาจเหมาะกับกลุ่ม ดีกว่าในขณะที่มีค่าใช้จ่ายรวมมากขึ้น

ตรวจสอบการออกเดินทางภาษาพื้นที่รับสินค้าระยะเวลาการรวมและข้อ จํากัด การมีส่วนร่วมสําหรับผลิตภัณฑ์และวันที่จริง เก็บแหล่งที่มาและตรวจสอบเวลาในบันทึกภายใน อย่าแปลงคําถามที่ยังไม่ได้ตอบเป็นข้อเรียกร้องเชิงบวก เนื่องจากรูปถ่ายรายการดูเหมาะสม ระบุว่าเป็นการรอดําเนินการ และตัดสินใจว่าตัวเลือกยังสามารถเสนอได้อย่างมีความรับผิดชอบหรือไม่

หมายเหตุสั้น ๆ ที่มีประโยชน์อาจพูดว่า: ตัวเลือก A เหมาะกับวันที่ที่ต้องการและพื้นที่โรงแรม แต่ภาษาคู่มือที่ร้องขอยังคงต้องการการยืนยัน ตัวเลือก B มีภาษาที่ได้รับการยืนยัน แต่ต้องการจุดนัดพบที่แตกต่างกัน จากนั้นลูกค้าก็สามารถ ตัดสินใจเลือกได้อย่างแท้จริง หลีกเลี่ยงการสร้างความเร่งด่วนที่ผิดพลาดด้วยข้อความเกี่ยวกับพื้นที่ จํากัด เว้นแต่หลักฐานปัจจุบันจะสนับสนุน แม้แต่การตรวจสอบความจุสดก็เป็นการสังเกตแบบจุดต่อเวลา การไม่อนุญาตให้สัญญาสินค้าคงคลังจะยังคงมีอยู่ตลอดระยะเวลาการตัดสินใจของลูกค้า

สร้างคําพูดที่สามารถอยู่รอดได้ ส่งต่อ

คําพูดที่หันหน้าไปทางลูกค้าควรสมเหตุสมผล โดยไม่มีคําอธิบายทางโทรศัพท์ประกอบของตัวแทน รวมถึงการอ้างอิงลูกค้าหรือกลุ่ม, เวอร์ชัน, วันที่เตรียม, วันที่เดินทางที่เลือก, สมมติฐานของนักเดินทาง, ชื่อผลิตภัณฑ์และยอดรวมในสกุลเงินที่ระบุอย่างชัดเจน แสดงให้เห็นว่ายอดรวมรวมถึงอะไรและการยกเว้นใด ๆ ที่ทราบซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจอย่างมีนัยสําคัญ

หมดอายุของรัฐและขั้นตอนการชําระเงินแยกต่างหาก อธิบายว่าหมดอายุหมายความว่าราคาจะถูกตรวจสอบอีกครั้งหรือไม่ หน่วยงานจะปิดข้อเสนอ หรือตัวเลือกซัพพลายเออร์ที่มีเอกสารจะหมดอายุ อย่าบอกเป็นนัยว่ามีการถือครองอยู่ เว้นแต่คุณจะมีข้อกําหนดและการยืนยัน เขียนวันที่อย่างชัดเจน และระบุเขตเวลาที่เกี่ยวข้องสําหรับกําหนดเวลา

สหภาพยุโรป คําแนะนําเกี่ยวกับสัญญาและข้อมูลผู้บริโภค↗ อธิบายความสําคัญของข้อมูลก่อนการซื้อ รวมถึงราคารวมภายในขอบเขตกฎหมายผู้บริโภคที่เกี่ยวข้อง ใช้คําแนะนําเพื่อระบุคําถามสําหรับเขตอํานาจศาลและรูปแบบการขายของคุณเอง แทนที่จะสมมติว่าธุรกรรมของหน่วยงานทุกรายเป็นไปตามกฎที่เหมือนกัน การดําเนินงาน, คําพูดควรระบุด้วยว่าใครให้บริการ, สิ่งที่ต้องตรวจสอบและข้อกําหนดที่เกี่ยวข้องสามารถอ่านได้ที่ไหน. การนําเสนอที่ชัดเจนสนับสนุนการขาย และลดโอกาสของความขัดแย้งในภายหลัง

ทําให้รุ่นที่มองเห็นได้และเกษียณข้อเสนอเก่า

ให้แต่ละเนื้อหาแก้ไขหมายเลขเวอร์ชันใหม่ การเปลี่ยนวันที่ จํานวนผู้เดินทาง ผลิตภัณฑ์ สกุลเงิน หรือยอดรวมเป็นวัสดุ การแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกดคําอาจไม่จําเป็นต้องมีเวอร์ชันเชิงพาณิชย์ใหม่เต็มรูปแบบ แต่ทีมงานควรยังคงรู้ว่าเอกสารใดถูกส่งไป อย่าเขียนทับบันทึกข้อเสนอเดียว หลังจากที่ลูกค้าได้รับข้อเสนอ

จดบันทึกการแก้ไขสั้น ๆ : เวอร์ชันที่สองเปลี่ยนวันออกเดินทางและลบการรับโรงแรม รุ่นที่หนึ่งถูกแทนที่ เมื่อส่งการแก้ไข ให้บอกลูกค้าให้ใช้เวอร์ชันใหม่และระบุจุดที่เปลี่ยนแปลง ลูกค้าไม่ควรต้องเปรียบเทียบไฟล์แนบยาวสองไฟล์ เพื่อพบว่าการลดราคาก็ลบการรวมออกเช่นกัน

คําแนะนําเกี่ยวกับประวัติศาสตร์เวอร์ชันของ Google↗ อธิบายว่าเอกสารที่สนับสนุนสามารถแสดงการเปลี่ยนแปลงและเวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างไร ที่สามารถสนับสนุนงานภายในของคุณได้ แต่ไม่เหมือนกับระบบเวอร์ชันเชิงพาณิชย์ที่หันหน้าไปทางลูกค้า บันทึกการอ้างอิงคําพูดที่ออกและรุ่นที่ลูกค้ายอมรับ เอกสารสดที่ใช้ร่วมกันซึ่งเปลี่ยนแปลงอย่างเงียบ ๆ หลังจากได้รับการอนุมัติเป็นบันทึกที่อ่อนแอโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานหลายคนสามารถแก้ไขได้หรือลูกค้าได้ส่งต่อไปยังนักเดินทางคนอื่น ๆ

ได้รับการอนุมัติแล้วเสร็จสิ้นประตูการจอง

ขอให้ลูกค้าอนุมัติเวอร์ชันปัจจุบัน และสมมติฐานที่ระบุไว้ คําขออนุมัติควรระบุวันที่ จํานวนผู้เดินทาง ตัวเลือกที่เลือก และยอดรวม พร้อมลิงก์ไปยังข้อกําหนดและคําแนะนําการชําระเงินที่เกี่ยวข้อง อย่าปฏิบัติต่อข้อความที่เป็นมิตรเช่น ดูดีเป็นการอนุญาตให้ซื้อที่ไม่สามารถย้อนกลับได้หากรายละเอียดเนื้อหายังไม่ชัดเจน

พรอมต์การดําเนินงานที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้คือ: โปรดยืนยันใบเสนอราคา Q-104 เวอร์ชันสามสําหรับวันที่ที่ระบุไว้และผู้ใหญ่สี่คนที่ยอดรวมและสกุลเงินที่ระบุไว้ ความพร้อมใช้งานจะถูกตรวจสอบอีกครั้งในระหว่างการจอง เราจะยืนยันบริการหลังจากขั้นตอนการจองและการชําระเงินที่จําเป็นแล้ว เสร็จสิ้น ปรับถ้อยคําให้เข้ากับกระบวนการและข้อกําหนดที่แท้จริงของคุณ แทนที่จะถือว่าเป็นสูตรทางกฎหมาย

ตรวจสอบตําแหน่งสดอีกครั้งก่อนลงมือทํา หากความสามารถในการรับส่งหรือราคามีการเปลี่ยนแปลง ให้หยุดที่ขอบเขตของการอนุญาตของลูกค้าและรับการตัดสินใจใหม่หากจําเป็น อย่าเปลี่ยนผลิตภัณฑ์อย่างเงียบ ๆ หรือดูดซับความแตกต่างที่ไม่สามารถอธิบายได้ลงในบรรทัดอื่น ใน Tripnatic ตัวแทนสามารถเตรียมลูกค้าส่วนตัวหรือใบเสนอราคาแบบกลุ่มด้วยขั้นตอนรวม หมดอายุ และการชําระเงิน แต่ความสามารถในการถ่ายทอดสดจะถูกตรวจสอบอีกครั้งในระหว่างการจอง เวิร์กโฟลว์ควรรักษาความแตกต่างนั้นไว้ ระหว่างข้อเสนอที่เป็นประโยชน์ และสินค้าคงคลังที่ได้รับการยืนยัน

ยืนยันการให้บริการและส่งมอบรายละเอียดที่เป็นประโยชน์

เมื่อการจองได้รับการยืนยันอย่างแท้จริงแล้ว ให้ส่งการยืนยันที่รัดกุมซึ่งระบุบริการที่จองไว้ วันที่ จํานวนผู้เดินทาง การอ้างอิงการจอง และขั้นตอนปฏิบัติต่อไป รวมการประชุมหรือการจัดรับที่ถูกต้องและข้อมูลใด ๆ ที่โดดเด่นที่ลูกค้าต้องจัดหา อย่าทําอีเมลยืนยัน ทํางานของคู่มือปลายทางยาว

ตรวจสอบความไม่ตรงกันระหว่างใบเสนอราคา การชําระเงิน และบันทึกการจอง ลูกค้าอาจชําระเงินกับใบเสนอราคาที่ถูกต้อง ในขณะที่เลือกวันที่ผิดในระบบซัพพลายเออร์ การปรองดอง ณ จุดนี้ถูกกว่าการค้นพบข้อผิดพลาดเมื่อออกเดินทาง ที่ซึ่งการสื่อสารการรับขั้นสุดท้ายยังคงค้างอยู่ ให้พูดให้ชัดเจนและระบุว่าลูกค้าควรคาดหวังการอัปเดตครั้งต่อไปเมื่อใด

ย้ายคดีเข้าสู่ขั้นตอนการบริการ กับเจ้าของและการดําเนินการที่ครบกําหนด การจองที่ได้รับการยืนยันยังคงต้องการชื่อนักเดินทาง การชี้แจงการเข้าถึง หรือข้อความจุดนัดพบสุดท้าย งานของพนักงานขายยังไม่เสร็จ จนกว่าความรับผิดชอบเหล่านั้นจะมีบ้าน หากเพื่อนร่วมงานคนอื่นเข้ามาแทนที่ให้มอบการส่งมอบสั้น ๆ : สิ่งที่จองไว้สิ่งที่สัญญาไว้สิ่งที่ยังคงไม่ได้รับการแก้ไขและใครจะต้องดําเนินการต่อไป แนบบันทึกสนับสนุน แทนที่จะพึ่งพาคําอธิบายอย่างไม่เป็นทางการที่หายไปในการแชท

ติดตามโดยไม่สร้างแรงกดดันหรือการทําสําเนา

ตกลงจุดติดตามที่มีประโยชน์เมื่อส่งใบเสนอราคา ลูกค้าที่จัดการเดินทางที่เหลืออาจต้องใช้เวลาหลายวัน การออกเดินทางในระยะใกล้อาจต้องตัดสินใจเร็วกว่ามาก ตามระยะเวลาเกี่ยวกับสถานการณ์ของพวกเขาและขีด จํากัด ที่แท้จริงของข้อเสนอไม่ใช่ลําดับสากลของการเตือนความจํา

การติดตามผลที่เป็นประโยชน์จะถามว่าลูกค้าต้องการการเปรียบเทียบ วันที่เปลี่ยนแปลง หรือคําชี้แจงของยอดรวมหรือไม่ ไม่ควรบอกเป็นนัยซ้ํา ๆ ว่าช่องว่างจะถูกเก็บไว้เมื่อไม่เป็นเช่นนั้น หากใบเสนอราคาหมดอายุ ให้บันทึกผลลัพธ์และอธิบายว่าจําเป็นต้องมีการเพิ่มความพร้อมใช้งานและการตรวจสอบราคาใหม่ก่อนดําเนินการต่อ ปิดเคสที่สงบเงียบเพื่อไม่ให้เกะกะคิวที่ใช้งานอยู่

เก็บเอกสารที่ใช้ร่วมกันอย่างเหมาะสม จํากัด การควบคุมการแบ่งปันของ Google Drive↗ แยกแยะการดู แสดงความคิดเห็น และแก้ไขสิทธิ์ ให้ลูกค้าเข้าถึงที่จําเป็นสําหรับข้อเสนอ และเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายภายในหรือข้อมูลนักเดินทางที่ไม่เกี่ยวข้องไว้ที่อื่น อย่าแชร์โฟลเดอร์การทํางานทั้งหมดเพียงเพราะ คําพูดเดียวอยู่ภายใน ทบทวนการเข้าถึงเมื่อผู้จัดงานกลุ่มส่งต่อข้อเสนอหรือเมื่อเพื่อนร่วมงานออกไป เนื่องจากลิงก์เก่าสามารถมีอายุยืนยาวกว่าการสอบถามทันที

ทบทวนเวิร์กโฟลว์ผ่านตัวอย่างรายสัปดาห์ขนาดเล็ก

ในแต่ละสัปดาห์ ให้ตรวจสอบบางกรณีตั้งแต่การสอบถามไปจนถึงผลลัพธ์ มองหาข้อ จํากัด ที่ขาดหายไปการเปลี่ยนแปลงราคาที่ไม่สามารถอธิบายได้การอนุมัติที่ไม่ชัดเจนและความล่าช้าในการยืนยัน วัดเวลาเพื่อเสนอราคาแรกที่มีประโยชน์มากกว่าเวลาในการตอบสนองใด ๆ และลูกค้าแยกต่างหากที่รอจากซัพพลายเออร์ที่รอ มิฉะนั้น หน่วยงานสามารถปรากฏได้อย่างรวดเร็วในขณะที่ส่งข้อเสนอที่ไม่สมบูรณ์ซึ่งสร้างงานมากขึ้น

ใช้รายการตรวจสอบสั้น ๆ ที่ประตูการจอง:

• ลูกค้าอนุมัติเวอร์ชันปัจจุบันและสมมติฐานที่เกี่ยวข้อง
• ความพร้อมใช้งานและรายละเอียดเชิงพาณิชย์ถูกตรวจสอบในขั้นตอนที่จําเป็น
• ขั้นตอนการชําระเงินและหลักฐานการจองเห็นด้วย
• การยืนยันระบุบริการจริงและการดําเนินการที่เหลือ
• เจ้าของคนต่อไปและกําหนดเส้นตายจะถูกบันทึกไว้

อย่าเพิ่มฟิลด์ใหม่สําหรับความผิดพลาดที่แยกได้ทุกครั้ง เพิ่มฟิลด์เมื่อมันเปลี่ยนการตัดสินใจที่เกิดขึ้นซ้ํา ๆ และลบฟิลด์ที่ไม่มีใครใช้ สําหรับหน่วยงานที่พิจารณาพื้นที่ทํางานเฉพาะ, หน้าตัวแทน Tripnatic อธิบายบทบาทของมันในขณะที่ เส้นทางการลงทะเบียนตัวแทน เริ่มกระบวนการบัญชี การอนุมัติและการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องยังคงมาก่อนการเปิดใช้งาน ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบใด การปรับปรุงที่ยั่งยืนจะเหมือนกัน: ใบเสนอราคาจะกลายเป็นการจองผ่านการตรวจสอบที่ชัดเจน การตัดสินใจของลูกค้าที่ชัดเจน และหลักฐานที่เพื่อนร่วมงานสามารถเข้าใจได้