เริ่มต้นด้วยการตัดสินใจบริการ
ลูกค้าที่เดินทางอาจส่งอีเมลขณะเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ รอการยืนยันจากซัพพลายเออร์ หรือเตรียมออกเดินทาง ข้อความที่ขาดหายไปซึ่งเพียงแค่บอกว่ามีคนไม่อยู่ไม่ได้อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นกับคําขอต่าง ๆ เหล่านั้น ตัดสินใจว่าธุรกิจจะจัดการกับพวกเขาอย่างไรก่อนที่จะเปิดการตั้งค่าของ Gmail
ระบุว่าเรื่องใดสามารถรอได้ เพื่อนร่วมงานคนใดเป็นเจ้าของการจองปัจจุบันและเส้นทางการติดต่อใดที่ใช้กับแขกที่เดินทางอยู่แล้ว ยืนยันว่าบุคคลหรือทีมที่มีชื่อสามารถให้ความคุ้มครองตามสัญญาได้ อย่าใส่รายละเอียดของเพื่อนร่วมงานลงในการตอบสนองอัตโนมัติต่อสาธารณะ และถือว่าการส่งมอบเสร็จสมบูรณ์
รักษาสัญญาภายในข้อตกลงจริง หากกล่องจดหมายจะถูกตรวจสอบหนึ่งครั้งในแต่ละวันทําการ ให้อธิบายอย่างถูกต้องว่ามีความเกี่ยวข้องที่ไหน หากการสอบถามใหม่จะรอจนกว่าเจ้าของจะกลับมา ให้ความคาดหวังที่สมจริง การรับทราบโดยอัตโนมัติไม่ควรบอกเป็นนัยถึงการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องว่าธุรกิจไม่มีพนักงาน .
แยกข้อความออกจากงานเบื้องหลัง
ผู้ตอบแบบสอบถามวันหยุดของ Gmail ส่งการตอบกลับที่กําหนดค่าไปยังผู้ส่งที่เข้ามาตามการตั้งค่า ไม่ได้ตัดสินใจว่าลูกค้ารายใดมีการเดินทางเร่งด่วน ยืนยันการเปลี่ยนแปลงซัพพลายเออร์หรือมอบหมายให้เพื่อนร่วมงานแก้ไขคําขอ
เอกสารของ Google การส่งต่อและการเข้าถึงกล่องจดหมายที่ได้รับมอบหมายเป็นคุณสมบัติแยกต่างหาก การส่งต่อสามารถส่งข้อความขาเข้าไปยังที่อยู่อื่นได้ ภายใต้การจัดเรียงที่กําหนดค่าไว้ ผู้แทนอนุญาตให้บุคคลที่ได้รับอนุญาตจัดการอีเมลในบัญชีได้ ความสามารถเหล่านั้นมีนัยยะที่แตกต่างกัน และควรได้รับการตรวจสอบโดยผู้ที่รับผิดชอบการตั้งค่าอีเมลของธุรกิจ
เลือกกระบวนการครอบคลุมที่แท้จริงโดยเจตนา ข้อความที่ตั้งชื่อกล่องจดหมายของทีมจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อทีมได้รับหรือถูกนําไปยังคําขอที่เกี่ยวข้อง และรู้ว่าใครจะทําหน้าที่ หลีกเลี่ยงการอธิบายการตอบกลับอัตโนมัติเป็นการส่งมอบ เมื่อความรับผิดชอบในการทํางานยังไม่ได้รับการแก้ไข
ระบุกล่องจดหมายที่คุณกําลังกําหนด
ธุรกิจท่องเที่ยวมักใช้ส่วนผสมของบัญชีชื่อ ที่อยู่ที่ใช้ร่วมกัน และนามแฝง ยืนยันว่าข้อความที่ส่งไปยังที่อยู่สาธารณะมาถึงที่ใดจริง ๆ และผู้ตอบบัญชีจะสมัคร อย่าทึกทักเอาเองว่าที่อยู่ที่แสดงบนโบรชัวร์เป็นกล่องจดหมายแยกต่างหาก .
คําแนะนําของคณะผู้แทนของ Google ระบุว่านามแฝงไม่ใช่บัญชี Google ที่สามารถเพิ่มคณะผู้แทนได้ นี่เป็นเหตุผลที่มีประโยชน์ในการเกี่ยวข้องกับผู้ดูแลระบบบัญชี เมื่อความเข้าใจของทีมเกี่ยวกับที่อยู่ไม่ชัดเจน การตอบกลับอัตโนมัติควรตรงกับบัญชีและเวิร์กโฟลว์ที่รับจดหมายลูกค้าจริง ๆ
เขียนบันทึกภายในสั้น ๆ ระบุที่อยู่สาธารณะรับบัญชีเจ้าของความคุ้มครองและข้อตกลงที่ตกลงกันไว้ รักษาการเข้าถึงบัญชีและการอนุญาตภายในกระบวนการที่จัดตั้งขึ้นของธุรกิจ บุคคลที่ร่างคําไม่ควรด้นสดการจัดการทางเทคนิคใหม่เพียงเพราะการขาดงานจะเริ่มในวันพรุ่งนี้ .
ให้วันที่ลูกค้าที่เดินทางสามารถเข้าใจได้
ระบุระยะเวลาที่เป็นประโยชน์และคาดว่าจะกลับมา ให้ความสนใจตามปกติ พิจารณาตําแหน่งของลูกค้าและความจริงที่ว่าสามารถอ่านข้อความข้ามเขตเวลาได้ อย่างไรก็ตาม วลีเช่นย้อนหลังวันจันทร์อาจกลายเป็นเรื่องคลุมเครือเมื่อผู้ส่งไม่มีบริบทวันที่หรือสถานที่ .
ใช้รูปแบบวันที่ไม่คลุมเครือในข้อความ ในกรณีที่หน้าต่างตอบกลับแสดงในวันทําการหรือเวลาทําการของสํานักงานท้องถิ่น ให้ความหมายที่ตั้งใจไว้ชัดเจนพอที่ลูกค้าสามารถใช้งานได้ อย่าสัญญาว่าจะมีเวลาตอบกลับที่แน่นอน เว้นแต่ทีมที่ครอบคลุมจะสามารถรองรับได้
ตรวจสอบช่วงวันที่ใน Gmail แยกต่างหากจากถ้อยคํา คําแนะนําของ Google อธิบายว่าผู้ตอบแบบสอบถามเริ่มต้นในช่วงเริ่มต้นของวันแรกและดําเนินไปจนถึงสิ้นวันสุดท้ายเว้นแต่จะสิ้นสุดก่อนหน้านี้ วันที่ส่งคืนที่เขียนอย่างถูกต้องไม่ได้แก้ไขผู้ตอบแบบสอบถามที่กําหนดค่าให้หยุดก่อนที่การขาดงานจะสิ้นสุดลง อย่างไรก็ตาม
เขียนสําหรับคนที่ต้องการขั้นตอนต่อไป
นําไปสู่ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง สิ่งที่ผู้ส่งควรทํา พวกเขาจําเป็นต้องรู้ว่าคําขอจะรอหรือไม่ คนอื่นกําลังจัดการหรือไม่ และจะเข้าถึงบริการนั้นได้อย่างไร คําอธิบายยาว ๆ ของการเดินทางของเจ้าของไม่ค่อยช่วยให้พวกเขาตัดสินใจ
ใช้ชื่อสามัญของธุรกิจสําหรับบริการที่เกี่ยวข้อง แยกแยะการสอบถามทัวร์ใหม่จากคําถามเกี่ยวกับการจองที่มีอยู่ หากคําขอเหล่านั้นมีเส้นทางที่แตกต่างกัน รักษาคําแนะนําให้สั้นพอที่จะติดตามบนโทรศัพท์
รวมเฉพาะผู้ติดต่อที่ธุรกิจตกลงที่จะเผยแพร่ผ่านการตอบกลับนี้เท่านั้น ที่อยู่ของทีมอาจเหมาะสมกว่าการติดต่อส่วนตัวของเพื่อนร่วมงาน ขึ้นอยู่กับการจัดการจริง ตรวจสอบการสะกดคําและทดสอบลิงก์หรือหมายเลข ในรูปแบบที่ลูกค้าจะได้รับ
สร้างข้อความรอบสามสถานการณ์ทั่วไป
สําหรับคําถามทั่วไปที่สามารถรอได้ ให้อธิบายว่าจะได้รับความสนใจเมื่อใดและผู้ส่งจําเป็นต้องทําอย่างอื่นหรือไม่ อย่าบอกให้ทุกคนส่งข้อความใหม่ หากกล่องจดหมายกําลังรวบรวมเพื่อตรวจสอบแล้ว
สําหรับการจองที่มีอยู่ซึ่งจัดการโดยเพื่อนร่วมงานที่ครอบคลุม ระบุผู้ติดต่อที่ตกลงกันไว้และข้อมูลประเภทที่ช่วยให้ทีมค้นหากรณี ขอให้ลูกค้าใช้ช่องทางส่วนตัวที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการขอเอกสารหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จําเป็น ในคําแนะนําทั่วไป
สําหรับแขกที่มีการเดินทางที่ใกล้เข้ามา ให้นําพวกเขาไปยังเส้นทางการติดต่อปัจจุบันที่จัดไว้สําหรับการจองนั้นเมื่อนั่นคือกระบวนการจริงของธุรกิจ ข้อความอัตโนมัติควรเสริมการจัดเรียงที่ได้รับการยืนยัน ไม่ใช่แทนที่ด้วยหมายเลขที่ไม่มีพนักงานหรือคําแนะนําที่คลุมเครือในการติดต่อซัพพลายเออร์
สถานการณ์เหล่านี้อาจพอดีกับย่อหน้าที่กระชับไม่กี่ย่อหน้า หากการตอบกลับกลายเป็นไดเรกทอรียาวของทุกคําขอที่เป็นไปได้ ให้ลดความซับซ้อนของเส้นทางกับทีมที่ครอบคลุม ลูกค้าควรสามารถระบุขั้นตอนต่อไปได้ โดยไม่ต้องตีความแผนภูมิองค์กรภายใน
ทํางานผ่านแผนความคุ้มครองภาพประกอบ
ลองนึกภาพหน่วยงานเล็ก ๆ ที่มีชื่อที่ปรึกษาไม่อยู่เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ จะมีการทบทวนการสอบถามการเดินทางใหม่ หลังจากที่ปรึกษากลับมา ทีมบริการที่มีพนักงานจะจัดการคําถามเกี่ยวกับการจองที่ได้รับการยืนยันผ่านที่อยู่ของทีมที่มีอยู่ . ลูกค้าที่เดินทางมีการติดต่อขาออกเฉพาะการจองแล้ว
การตอบกลับอัตโนมัติควรสะท้อนถึงการตัดสินใจทั้งสามนั้น ไม่ควรแนะนําว่าที่ปรึกษาชื่อกําลังอ่านข้อความทุกวันว่าทีมบริการจะจัดทําแบบเดินทางใหม่หรือให้ซัพพลายเออร์ทุกรายสามารถเข้าถึงได้ผ่านเส้นทางเดียวกัน การอ้างสิทธิ์แต่ละครั้งต้องตรงกับความคุ้มครองที่ตกลงกันไว้
ก่อนการขาดงาน ให้ให้ทีมบริการทราบปัญหาการจองแบบเปิดที่ยอมรับและที่ตั้งของบันทึกที่ได้รับอนุมัติที่เกี่ยวข้อง การตอบกลับสามารถบอกลูกค้าถึงวิธีการเข้าถึงบริการจริง ๆ หากไม่มีการส่งมอบนั้น แม้แต่การกําหนดเส้นทางที่เขียนอย่างดีก็ย้ายความสับสนไปยังกล่องจดหมายอื่น
กําหนดค่าผู้ตอบแบบสอบถามโดยใช้การควบคุม Gmail ในปัจจุบัน
คําแนะนําเดสก์ท็อปของ Google วางผู้ตอบแบบสอบถามวันหยุดในการตั้งค่าเต็มรูปแบบของ Gmail ภายใต้ General ผู้ใช้เปิดเครื่อง ตั้งค่าช่วงวันที่ จัดหาหัวเรื่องและข้อความ เลือกตัวเลือกผู้ชมที่เกี่ยวข้อง และบันทึกการเปลี่ยนแปลง ปฏิบัติตามคําแนะนําอย่างเป็นทางการปัจจุบันสําหรับบัญชีและอุปกรณ์ที่กําลังใช้อยู่
ให้ความสนใจกับตัวเลือกเฉพาะผู้ติดต่อที่มีให้ การ จํากัด การตอบกลับผู้ติดต่อที่รู้จักอาจไม่รวมนักเดินทางใหม่ที่สอบถาม การส่งคําตอบอัตโนมัติที่กว้างขึ้นอาจเปิดเผยข้อมูลนอกเหนือจากที่ลูกค้าที่รู้จักกับธุรกิจอยู่แล้ว . เลือกผู้ชมที่เหมาะกับแผนการสื่อสารที่ได้รับอนุมัติ
ตรวจสอบลายเซ็นที่ปรากฏใต้การตอบกลับ ประกาศสํานักงานเก่า, หมายเลขโทรศัพท์ที่ล้าสมัยหรือสายส่งเสริมการขายที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถขัดแย้งกับข้อความข้างต้น. ตรวจสอบอีเมลที่ได้รับมาอย่างสมบูรณ์ แทนที่จะอนุมัติข้อความผู้ตอบแบบสอบถามโดยแยก
ทดสอบการติดต่อครั้งแรกและการติดต่อซ้ํา ๆ แยกกัน
Gmail ไม่จําเป็นต้องส่งการตอบสนองการขาดงานใหม่ทุกครั้งที่อีเมลของบุคคลเดียวกัน คําแนะนําของ Google อธิบายการตอบสนองข้อความแรกตามปกติโดยมีสถานการณ์ที่ผู้ส่งสามารถรับข้อความอื่นได้รวมถึงหลังจากระยะเวลาหลายวันหรือหลังจากแก้ไขข้อความ
ใช้พฤติกรรมนั้น ออกแบบการทดสอบที่สมเหตุสมผล ส่งข้อความที่ไม่เป็นพิษเป็นภัยจากบัญชีภายนอกที่เหมาะสมซึ่งแสดงถึงผู้ชมที่ตั้งใจไว้ และตรวจสอบการตอบกลับที่ได้รับ อย่าสรุปว่าคุณลักษณะนี้ถูกทําลายเพียงเพราะข้อความทันทีที่สองจากบัญชีทดสอบเดียวกันให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน .
ตรวจสอบหัวเรื่อง วันที่ ลายเซ็น การจัดรูปแบบที่อ่านได้ และเส้นทางการติดต่อ หากธุรกิจใช้นามแฝงหรือแบบฟอร์มสาธารณะที่ส่งอีเมล ให้ทดสอบเส้นทางการเข้าจริงนั้นผ่านกระบวนการที่ได้รับอนุมัติจากทีม การทดสอบบัญชีโดยตรงหนึ่งบัญชีไม่ได้พิสูจน์ว่าที่อยู่สาธารณะทุกแห่งมีพฤติกรรมเดียวกัน อย่างไรก็ตาม
อย่าพึ่งพาผู้ตอบแบบสอบถามเป็นประกาศฉบับเดียว
ลูกค้าอาจใช้ช่องทางอื่น นอกเหนือจากกล่องจดหมายชื่อ ธุรกิจควรตัดสินใจว่าข้อเสนอแบบเปิด การออกเดินทางที่จองไว้ หรือปัญหาซัพพลายเออร์ที่ใช้งานอยู่จําเป็นต้องส่งมอบโดยตรงก่อนที่จะไม่มี การตอบกลับอัตโนมัติจะช่วยเฉพาะคนที่ส่งข้อความผ่านเส้นทางที่กระตุ้นมันเท่านั้น .
คําแนะนําของ Google ยังระบุข้อความที่ไม่ได้รับผู้ตอบแบบสอบถาม รวมถึงจดหมายที่ส่งไปยังสแปมและข้อความที่จ่าหน้าถึงรายชื่อผู้รับจดหมายที่สมัครรับข้อมูล นั่นเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่จะทําให้การเป็นเจ้าของบริการเป็นอิสระ ไม่ว่าผู้ส่งจะได้รับการรับทราบหรือไม่
สําหรับลูกค้าที่มีปัญหาการใช้งาน การอัปเดตโดยตรงสั้นๆ อาจเหมาะสมผ่านกระบวนการบริการปกติ รัฐที่ยอมรับเรื่องนี้ และจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป อย่าให้ลูกค้าค้นพบการส่งมอบเป็นครั้งแรกโดยส่งอีเมลถึงที่ปรึกษาที่ขาดงานในวันเดินทาง .
ให้เพื่อนร่วมงานที่ครอบคลุมบันทึกการทํางานที่ถูกผูกมัด
เตรียมกรณีเปิดจริง การตัดสินใจในปัจจุบัน และการดําเนินการต่อไป แยกการจองที่ได้รับการยืนยันจากข้อเสนอที่ไม่ยอมรับ และการสอบถามรอข้อมูล เพื่อนร่วมงานที่ครอบคลุมต้องเข้าใจ สิ่งที่สัญญาไว้ และสิ่งที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
ระบุเอกสารที่ได้รับอนุมัติหรือแหล่งการจอง แทนที่จะคัดลอกเวอร์ชันที่ขัดแย้งกันหลายเวอร์ชันเป็นข้อความ บันทึกว่าเพื่อนร่วมงานสามารถตัดสินใจอะไรได้ และต้องการคนอื่น การส่งมอบที่มีประโยชน์ช่วยลดงานการตีความ ในขณะนี้ลูกค้าขอความช่วยเหลือ
ยอมรับว่าความคืบหน้าจะถูกบันทึกอย่างไร ในขณะที่เจ้าของไม่อยู่ ที่ปรึกษาที่กลับมาควรจะสามารถดูได้ว่าเรื่องใดได้รับการแก้ไขแล้ว และเรื่องใดที่ยังคงต้องการความสนใจ การตอบกลับอัตโนมัติไม่ได้สร้างบันทึกนี้ ดังนั้นให้รวมอยู่ในแผนความคุ้มครองโดยเจตนา
สิ้นสุดการจัดเตรียมการขาดงานอย่างหมดจด
เมื่อบริการปกติกลับมาตรวจสอบว่าผู้ตอบแบบสอบถามได้สิ้นสุดลงและทบทวนการกําหนดเส้นทางชั่วคราวหรือการจัดการเข้าถึงใด ๆ แยกต่างหากกับเจ้าของบัญชีที่รับผิดชอบ การยุติข้อความและยุติกฎการส่งต่อหรือบทบาทที่ได้รับมอบหมาย เป็นการกระทําที่แตกต่างกัน
อ่านบันทึกการรายงานข่าวก่อนที่จะตอบกลับข้อความที่สะสม แขกอาจได้รับความช่วยเหลือ จากทีมบริการแล้ว การส่งคําตอบที่สองโดยไม่มีบริบทนั้น สามารถเปิดประเด็นที่ตัดสินได้อีกครั้ง หรือขัดแย้งกับการตัดสินใจที่ได้รับการยืนยัน
ใช้ความสับสนที่แท้จริงเพื่อปรับปรุงการขาดงานครั้งต่อไป บางทีตัวเลือกผู้ชมอาจไม่รวมการสอบถามใหม่ นามแฝงสาธารณะมีพฤติกรรมแตกต่างกันหรือการตอบกลับไม่ได้แยกแยะการจองที่มีอยู่อย่างชัดเจนเพียงพอ ทําการแก้ไขเฉพาะ และเก็บข้อความที่ทดสอบไว้ด้วยรายการตรวจสอบความคุ้มครองถัดไป
การตอบกลับที่ขาดหายไปที่เป็นประโยชน์เป็นส่วนเล็ก ๆ ที่มองเห็นได้ของการจัดบริการที่จัดไว้ ลูกค้าจะได้รับความคาดหวังอย่างซื่อสัตย์และขั้นตอนต่อไปที่สามารถทํางานได้ ในขณะที่ทีมงานรู้ว่าใครจะจัดการกับคําขอพื้นฐาน
